Seminar DocuSeal Grundlagen: Bedienung, Vorlagen und Signaturprozesse“

Lernziele

Nach dem Seminar können Teilnehmende:

• die DocuSeal-Oberfläche sicher bedienen (Vorlagen, Submissions, Status)
• Vorlagen aus PDF oder Office-Dokumenten erzeugen und Felder definieren
• Rollen und Signaturreihenfolgen konfigurieren
• Signaturanfragen versenden, verfolgen und abschließen

Inhalte im Detail

• Überblick DocuSeal-UI
  • Hauptbereiche: Templates, Submissions, Einstellungen
  • Status- und Filterfunktionen für laufende Vorgänge
• Vorlagenaufbau
  • Import von Dokumenten (PDF, DOCX, XLSX, Bildformate)
  • Hinzufügen und Konfigurieren von Feldtypen (Text, Datum, Signatur, Checkbox etc.)
  • Rollen definieren (z. B. Kundin, interne Freigabe)
• Signaturprozesse
  • Erstellen von Signaturanfragen aus Vorlagen
  • Festlegen von Signaturreihenfolgen
  • Versand per E-Mail, optional per weiteren Kanälen je nach Setup
• Nachverfolgung und Abschluss
  • Statusübersicht: gesendet, geöffnet, ausstehend, abgeschlossen
  • Umgang mit Erinnerungen und Benachrichtigungen
  • Zugriff auf fertige Dokumente und Audit-Log

Step-by-step-Signaturprozess im System

Beispielablauf im Seminar (Live-Demo oder Übung):

Schritt: Anlegen einer neuen Vorlage

• Import eines Mustervertrags als PDF
• Öffnen im Vorlageneditor

Schritt: Hinzufügen von Formularfeldern

• Platzierung von Text-, Datums- und Signaturfeldern
• Zuweisung der Felder zu den vorgesehenen Rollen

Schritt: Definition von Rollen und Reihenfolge

• Rolle „Kunde“ und Rolle „Interne Freigabe“ anlegen
• Festlegen, ob nacheinander oder parallel signiert wird

Schritt: Erstellung einer Signaturanfrage

• Auswahl der Vorlage
• Hinterlegung der E-Mail-Adressen der Beteiligten
• Überprüfung der Versandparameter

Schritt: Versand und Tracking

• Auslösen des Versands
• Beobachtung der Statusänderungen im Dashboard

Schritt: Abschluss und Archivierung

• Öffnen des abgeschlossenen Dokuments
• Einsicht in Audit-Log und Zeitstempel
• Organisation des Dokuments in einer passenden Struktur