Seminar Kendox InfoShare Dokumentenerfassung mit Scan, Batch und Inbox

Dieses Seminar behandelt die kontrollierte Übernahme von Papier- und Digitaldokumenten in InfoShare. Die Teilnehmenden richten Scan- und Batch-Verarbeitung ein, definieren Trenn-, Klassifikations- und Indexierungsregeln und beziehen die KI-gestützte Inbox als modernen Eingangskanal ein.

Ziel ist eine robuste Erfassungskette mit überprüfbaren Ergebnissen, klaren Fehlerwegen und konsistenten Metadaten. Neben der Erstkonfiguration werden auch Betrieb, Qualitätssicherung und Übergabe an Akten oder Prozesse behandelt.

Seminarprofil

Das klassische Scan-und-Batch-Training lässt sich an einem Tag darstellen. Durch die zusätzliche Inbox, Qualitätssicherung, Fehlerbehandlung und Prozessübergabe sind für ein belastbares Gesamtseminar zwei Tage notwendig.

Themenschwerpunkte

• Erfassungsarchitektur und Aufgaben von Scan, Batch, Inbox, OCR und InfoShare Server
• Installation und Grundeinrichtung von Scan- und Batch-Komponenten auf Windows-Systemen
• Scanprofile, Bildqualität, Seitentrennung, Leerseitenerkennung und Mehrfachdokumente
• Barcode-, OCR- und regelbasierte Erkennung sowie manuelle und externe Datenvalidierung
• Klassifikation, Extraktion, Verschlagwortung und sichere Zuordnung zu Dokumentarten
• Batch-Jobs für vorhandene Dateien, Spool-Daten und wiederkehrende Importverzeichnisse
• KI-gestützte Eingangserkennung, Prüfung und kontrollierte Freigabe in der InfoShare Inbox
• Übergabe an digitale Akten, Vorgänge und nachgelagerte Fachprozesse
• Fehlerwarteschlangen, Wiederanlauf, Dublettenrisiken und nachvollziehbare Korrekturen
• Qualitätskennzahlen, Stichproben, Protokolle und Betriebsübergabe

Praxisanteil

Die Teilnehmenden bauen eine Erfassungskette für mehrere Dokumenttypen auf. Fehlerhafte oder unvollständige Eingangsdokumente werden bewusst einbezogen, damit Korrektur- und Wiederanlaufverfahren realistisch geübt werden.

• Einrichtung eines Scanprofils mit Trennung und Indexierung
• Konfiguration eines Batch-Jobs für einen überwachten Dateieingang
• Definition eines Prüfwegs für automatisch erkannte Inbox-Dokumente
• Analyse und Behebung typischer Erfassungs- und Zuordnungsfehler

Planungs- und Qualitätsaspekte

Bei der Umsetzung wird konsequent zwischen Standardfunktion, konfigurierbarer Anpassung und organisatorischer Vorentscheidung unterschieden. Die Teilnehmenden halten Annahmen, Verantwortlichkeiten, Testfälle und Freigabekriterien fest, statt Einstellungen lediglich nachzuklicken. Eigene Anforderungen können auf das Übungsmodell übertragen und hinsichtlich Aufwand, Risiken und Betriebsfolgen bewertet werden. Änderungen an einer produktiven Umgebung sind nicht Bestandteil der Übungen; vorbereitet werden jedoch Checklisten und Prüfwege, mit denen Konfigurationen kontrolliert von einer Test- in eine Integrations- oder Produktivumgebung überführt werden können. Besonderes Augenmerk liegt auf verständlichen Benennungen, minimalen Rechten, dokumentierten Abhängigkeiten und einer Abnahme mit repräsentativen Anwenderrollen.

Zielgruppe

DMS- und Erfassungsadministratoren, Scanstellen, technische Projektmitarbeitende, Prozessberater und Supportverantwortliche.

Vorkenntnisse

Zugang zu einer Schulungsumgebung, lokale Windows-Administrationsrechte für Installationsübungen sowie Grundkenntnisse in InfoShare. SQL- und API-Grundlagen sind für Batch-Szenarien hilfreich.