Seminar Dokumentenverarbeitung – Grundlagen und Werkzeugauswahl

Gescannte Akten, digitale Berichte und bildbasierte Belege benötigen unterschiedliche Verarbeitungsschritte. Eine Texterkennung allein erzeugt weder verlässliche Tabellen noch einen vollständig erschlossenen Dokumentenbestand. Das Seminar schafft eine belastbare Grundlage für die Auswahl geeigneter Werkzeuge und die Planung überschaubarer Digitalisierungsvorhaben.

An einem vorbereiteten Dokumentensatz werden die drei Werkzeuge vergleichend eingesetzt. Tesseract macht Text in Bildern maschinenlesbar, OCRmyPDF bereitet PDF-Dokumente mit einer durchsuchbaren Textebene auf und Docling erschließt Inhalte und Dokumentstrukturen für weitere Verarbeitungsschritte. Die Übungen zeigen, wann eine Kombination sinnvoll ist und wann ein bereits vorhandener Text direkt genutzt werden sollte.

Im Mittelpunkt stehen nachvollziehbare Entscheidungen: Welche Dokumente eignen sich für einen Pilotbetrieb, welche Fehler fallen bei Stichproben auf und welche Fälle benötigen eine manuelle Prüfung? Die Ergebnisse werden anhand eines einfachen Anforderungsrasters beurteilt. Eine vollständige Installation oder die Entwicklung eigener Automatisierungen gehört zu den aufbauenden Fachseminaren.

Lernziele

• Bildbasierte, digitale und gemischte Dokumente unterscheiden und ihren Verarbeitungsbedarf begründen.
• Suchfähige PDFs, extrahierten Text und strukturierte Daten als unterschiedliche Zielprodukte bewerten.
• Werkzeuge anhand von Dokumenttyp, Qualitätsanforderungen und Betriebsbedingungen auswählen.
• Prüfkriterien und einen überschaubaren Pilotumfang für ein Digitalisierungsvorhaben festlegen.

Zielgruppe

Fachverantwortliche für Digitalisierung, Mitarbeitende aus Dokumentenmanagement und Organisation, Projektleitungen sowie IT-Fachkräfte mit ersten Berührungspunkten zur Dokumentenverarbeitung.

Voraussetzungen

Sicherer Umgang mit Dateien, Ordnern und PDF-Dokumenten. Programmierkenntnisse und Linux-Administration sind nicht erforderlich.

Inhaltsübersicht

1. Dokumenttypen und Zielprodukte
2. Aufgaben der drei Werkzeuge
3. Qualität und typische Fehler
4. Pilotbetrieb und Aufwand

Dokumenttypen und Zielprodukte

• Scans, digitale PDFs und Mischdokumente anhand von Textauswahl und Seitendarstellung untersuchen.
• Zwischen Volltextsuche, Datenauswertung und einer Darstellung mit erhaltener Seitenansicht unterscheiden.
• Dokumentklassen, Sprachen und häufige Layoutvarianten in einer Bestandsaufnahme erfassen.

Aufgaben der drei Werkzeuge

• Tesseract für die eigentliche Erkennung gedruckter Texte einordnen.
• OCRmyPDF für die Erstellung einer durchsuchbaren PDF-Arbeitskopie einsetzen.
• Docling für strukturierte Exporte nutzen und überflüssige doppelte OCR-Durchläufe vermeiden.

Qualität und typische Fehler

• Zeichenverwechslungen, fehlende Abschnitte, falsche Lesereihenfolgen und beschädigte Tabellen erkennen.
• Eine Ergebnisstichprobe mit dem Original vergleichen und Befunde nach Auswirkung gewichten.
• Ungeeignete Vorlagen und manuell zu prüfende Dokumente in eigene Bearbeitungswege lenken.

Pilotbetrieb und Aufwand

• Ein- und Ausgabeordner, Originale, Arbeitskopien und Prüfergebnisse nachvollziehbar organisieren.
• Verarbeitungszeit, Nachbearbeitungsaufwand und Nutzen an kleinen Stichproben erfassen.
• Ein einfaches Entscheidungsraster für Fachbereich, IT-Betrieb und spätere Erweiterungen ausfüllen.

Praktische Übungen

1. Einen vorbereiteten Dokumentensatz nach Eingabeart und gewünschtem Ergebnis sortieren.
2. Ein Scanbeispiel mit den vorbereiteten Werkzeugen verarbeiten und die Ausgaben öffnen.
3. Text, Lesereihenfolge und eine Tabelle mit dem Original vergleichen.
4. Fehlerfälle kennzeichnen und einen geeigneten manuellen Prüfschritt festlegen.
5. Eine Werkzeugempfehlung für einen konkreten Pilotfall anhand des Entscheidungsrasters begründen.

Arbeitsumgebung

Vorbereitete lokale Übungsumgebung mit anonymisierten Beispieldokumenten. Bedienung und Befehle werden geführt demonstriert; externe Konten sind nicht notwendig.