Seminar Fabasoft eGov-Suite – Aufbewahrung, Aussonderung und Archivierung

Im Mittelpunkt stehen der kontrollierte Lebenszyklus elektronischen Schriftguts, die Zuordnung von Aufbewahrungsregeln und die nachvollziehbare Aussonderung. Die Schulung verbindet organisatorische Verantwortung mit der praktischen Konfiguration und Bearbeitung in der eGov-Suite.

Inhaltsübersicht

• Lebenszyklus elektronischen Schriftguts
• Aufbewahrungsregeln konfigurieren
• Aussonderung vorbereiten
• Bewertung und Entscheidung
• Übergabe und Vernichtung
• Nachweis und Revision
• Praxisübungen
• Arbeitsweise

Zielsetzung

Aufbewahrungsfristen, Bewertungsentscheidungen, Aussonderungsläufe und Übergaben so steuern, dass Entscheidungen prüfbar und Bestände konsistent bleiben.

Lebenszyklus elektronischen Schriftguts

1. Schritt 1: aktive Bearbeitung, Abschluss und ruhende Aufbewahrung fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Fristbeginn und fristauslösende Ereignisse im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Verantwortung zwischen Fachbereich, Registratur und Archiv an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Aufbewahrungsregeln konfigurieren

1. Schritt 1: Aufbewahrungsdauer nach Akten- und Vorgangsart fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Vererbung und Ausnahmen in Klassifikationen im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Kontrolle widersprüchlicher oder fehlender Regeln an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Aussonderung vorbereiten

1. Schritt 1: Bestände und Stichtage ermitteln fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Sperren, offene Verfahren und Datenschutzanforderungen im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Prüflisten und Freigabeschritte definieren an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Bewertung und Entscheidung

1. Schritt 1: Anbieten, Übernehmen, Vernichten und Zurückstellen fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Entscheidungen dokumentieren und begründen im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Vier-Augen-Prinzip und Rollenabgrenzung an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Übergabe und Vernichtung

1. Schritt 1: Übergabepakete und Metadaten kontrollieren fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: technische und fachliche Protokolle prüfen im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Vernichtung nach Freigabe nachvollziehbar ausführen an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Nachweis und Revision

1. Schritt 1: Aussonderungshistorie recherchieren fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Stichproben und Vollständigkeitskontrollen im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: wiederholbaren Jahresprozess dokumentieren an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Praxisübungen

Die Übungen verwenden einen zusammenhängenden Fallbestand. Konfigurationen und Bearbeitungsschritte werden zuerst nachvollzogen, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit Kontrolllisten sowie Negativtests geprüft.

Arbeitsweise

Fachliche Einordnung, Demonstration, geführte Umsetzung und eigenständige Übung wechseln sich ab. Jeder Themenblock endet mit einer kurzen Qualitätskontrolle und einer dokumentierten Vorgehensweise für den späteren Einsatz.