Seminar Fabasoft eGov-Suite – Posteingang, Erfassung und Verteilung

Die Schulung bildet den vollständigen digitalen Posteingang ab: Eingangskanäle, Sichtung, Erfassung, Klassifikation, Zuordnung und kontrollierte Weiterleitung. Besondere Beachtung erhalten Datenqualität, Fehlsteuerung und der Umgang mit schutzbedürftigen Sendungen.

Inhaltsübersicht

• Eingangskanäle und Annahmeregeln
• Digitalisierung und Erfassung
• Klassifikation und Zuordnung
• Verteilung und Zuständigkeit
• Fristen und Nachweise
• Betriebsqualität
• Praxisübungen
• Arbeitsweise

Zielsetzung

Eingangspost medienbrucharm erfassen, eindeutig klassifizieren, richtigen Akten und Zuständigkeiten zuordnen und anhand festgelegter Kontrollen verteilen.

Eingangskanäle und Annahmeregeln

1. Schritt 1: Papier, E-Mail, Upload und interne Übergaben fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Zeitpunkt, Vollständigkeit und Eingangsbestätigung im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Sonderfälle wie persönlich, vertraulich und fristgebunden an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Digitalisierung und Erfassung

1. Schritt 1: Scanprofile, Dokumenttrennung und Qualitätskontrolle fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Metadaten aus Betreff, Absender und Geschäftszeichen im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: OCR-Ergebnis und Lesbarkeit prüfen an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Klassifikation und Zuordnung

1. Schritt 1: Dokumentart und fachlicher Kontext fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: bestehende Akten und Vorgänge recherchieren im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Neuanlage, Mehrfachzuordnung und Dubletten vermeiden an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Verteilung und Zuständigkeit

1. Schritt 1: Organisationseinheiten, Funktionspostkörbe und Rollen fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: regelbasierte und manuelle Weiterleitung im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Fehlzustellung, Rückgabe und Eskalation an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Fristen und Nachweise

1. Schritt 1: Eingangsdatum und Fristbeginn fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Bearbeitungsnachweis und Übergabeprotokoll im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Kontrolllisten für unbearbeitete Eingänge an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Betriebsqualität

1. Schritt 1: Stichproben und Kennzahlen fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Fehlerursachen nach Kanal und Dokumentart im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Arbeitsstandard für Vertretung und Spitzenlast an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Praxisübungen

Die Übungen verwenden einen zusammenhängenden Fallbestand. Konfigurationen und Bearbeitungsschritte werden zuerst nachvollzogen, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit Kontrolllisten sowie Negativtests geprüft.

Arbeitsweise

Fachliche Einordnung, Demonstration, geführte Umsetzung und eigenständige Übung wechseln sich ab. Jeder Themenblock endet mit einer kurzen Qualitätskontrolle und einer dokumentierten Vorgehensweise für den späteren Einsatz.