Seminar Group-Office Zusammenarbeit & Dokumentenmanagement

Inhaltsverzeichnis

• Abstract
• Lernziele, Zielgruppe, Voraussetzungen
• Inhalte und Agenda
• Praxisübungen Schritt-für-Schritt

Abstract

Dieses Seminar etabliert eine belastbare Dokumentenlogik in Group-Office. Schwerpunkt sind Ordner- und Berechtigungskonzepte, saubere Freigaben, nachvollziehbare Änderungen sowie der Zugriff über Standardschnittstellen (z. B. WebDAV) für den Desktop-Arbeitsplatz. Ergebnis ist eine Teamstruktur, die Auffindbarkeit, Zugriffssicherheit und Zusammenarbeit verbessert, ohne dass lokale Schattenablagen entstehen.

Lernziele, Zielgruppe, Voraussetzungen

• Lernziele
  • Teamlaufwerke und Ordnerstrukturen zielgerichtet aufbauen
  • Berechtigungen rollenbasiert planen und sauber umsetzen
  • Freigaben kontrolliert gestalten (intern/extern nach Bedarf)
  • Lösch-/Wiederherstellungslogik und Versionsprinzip verstehen
• Zielgruppe: Anwender, Key User, Teamleitung, Projektteams
• Voraussetzungen: Seminar Group-Office Grundlagen für Anwender, ideal zusätzlich Seminar Group-Office Kommunikation & Terminmanagement

Inhalte und Agenda

• Inhalte
  • Dateienmodul: Struktur, Detailpanel, Metadaten, Papierkorbprinzip
  • Freigaben: Ordner teilen, Datei teilen, Link-Freigaben (Kontrolle)
  • Berechtigungen: Rollen, Gruppen, minimaler Zugriff
  • Desktop-Anbindung: WebDAV-Grundprinzip, typische Stolpersteine
  • Such- und Ablageregeln: Naming, Versionen, Verantwortlichkeit
• Agenda
  • Strukturdesign: Teamablage, Projektablage, Archiv
  • Berechtigungen und Freigaben (Sicherheitsmuster)
  • Desktop-Zugriff via WebDAV, Arbeitsroutinen
  • Wiederfinden: Metadaten, Ordnung, Verlinkung zu Objekten
  • Übungsblock, Checkliste „Dokumentenstandards“

Praxisübungen Schritt-für-Schritt

• Teamordnerstruktur aufbauen
  • Dateienmodul öffnen
  • Ordner „Team“ erstellen und Unterordner nach Funktion anlegen (z. B. „Vorlagen“, „Projekte“, „Verträge“, „Archiv“)
  • Namenskonvention definieren (Datum, Version, Verantwortliche)
  • Beispiel-Dateien hochladen und Metadaten ergänzen
  • Papierkorb- vs. endgültiges Löschen bewusst testen
• Rollenbasierte Freigabe
  • Zielgruppe definieren (z. B. „Projektteam“, „Management“, „Externe“)
  • Ordnerberechtigungen setzen: Lesen, Schreiben, Verwalten
  • Test mit einem Beispielnutzer durchführen: Sichtbarkeit und Zugriff prüfen
  • Freigaberegel dokumentieren (wer darf neue Ordner anlegen, wer darf löschen)
• WebDAV-Arbeitszugriff
  • Hostname/Serveradresse aus der Browseradresse ermitteln
  • WebDAV-Client am Arbeitsplatz einrichten (generisch)
  • Teamordner einbinden
  • Datei lokal öffnen, ändern, speichern
  • Ergebnis in Group-Office prüfen