Seminar Teedy – Migration und Einführung

Eine Einführung scheitert selten am reinen Kopieren von Dateien, sondern an unklaren Beständen, fehlenden Verantwortlichkeiten und nicht geprüften Zielprozessen. Das Seminar verbindet Bestandsanalyse, Zielmodell, Pilotmigration, Abnahme, Cutover und organisatorische Einführung.

Inhaltsverzeichnis

1. Seminarprofil
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Lernziele
5. Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Methodik

Seminarprofil

Aus vorhandenen Dateiablagen oder Altsystemen wird ein kontrolliert übernehmbarer Bestand. Metadaten, Tags, Benutzer, Berechtigungen, Dubletten und Aufbewahrungsentscheidungen werden vor der technischen Übertragung geklärt. Parallel entstehen Rollen, Pilotgruppe, Schulung, Kommunikations- und Supportverfahren.

Zielgruppe

Projektleitung, Dokumentenmanagement, Fachadministration, Systemadministration, Datenmigration, Prozessmanagement und Key-User.

Voraussetzungen

Grundverständnis der Quellablagen und vorgesehenen Dokumentenprozesse. Für technische Übungen sind Kenntnisse in Dateiverarbeitung, Tabellenformaten und Teedy-Grundbedienung hilfreich.

Lernziele

• Quellbestände, Datenqualität, Abhängigkeiten und Risiken vollständig inventarisieren.
• Zielmodell für Dokumentklassen, Metadaten, Tags, Benutzer und Rechte definieren.
• Pilotmigration mit Mengenabgleich, Stichprobe und Suchprüfung durchführen.
• Cutover, Änderungsstopp, Rückfallplan und Produktionsabnahme planen.
• Einführung mit Rollen, Schulung, Kommunikation und Support organisatorisch absichern.

Seminarinhalte

1. Einführungsauftrag und Quellbestand inventarisieren

Projektziel, Umfang, Datenqualität und Verantwortlichkeiten werden vor der technischen Übernahme geklärt.

1. Schritt 1: Geschäftliche Ziele, betroffene Prozesse sowie In- und Out-of-Scope-Bestände festlegen.
2. Schritt 2: Speicherorte, Dateianzahl, Volumen, Formate und Änderungsstand erfassen.
3. Schritt 3: Dubletten, beschädigte Dateien, leere Strukturen und fehlende Eigentümer identifizieren.
4. Schritt 4: Messbare Kriterien für Datenqualität, Suchbarkeit und Benutzerakzeptanz definieren.

2. Zielmodell, Mapping und Bereinigung entwickeln

Die neue Struktur wird aus zukünftiger Nutzung und nicht aus alten Ordnerpfaden abgeleitet.

1. Schritt 1: Dokumentklassen, Pflichtmetadaten, Tags, Gruppen und Berechtigungsrollen festlegen.
2. Schritt 2: Quellattribute und Ordnerinformationen auf Zielfelder sowie Tags abbilden.
3. Schritt 3: Regeln für fehlende Werte, Dubletten und mehrdeutige Zuordnungen dokumentieren.
4. Schritt 4: Dateinamen, Zeichensätze, Datumswerte und Metadaten reproduzierbar normalisieren.

3. Massenbestand bereinigen und pilotieren

Große Bestände werden vor der Übernahme inventarisiert, normalisiert und mit einer repräsentativen Stichprobe erprobt.

1. Schritt 1: Dateiliste, Formate, Größen, Zeichensätze, beschädigte Dateien und Dubletten erfassen.
2. Schritt 2: Dateinamen normalisieren und eindeutige Quellkennungen ergänzen.
3. Schritt 3: Metadaten- und Tagzuordnung in einer kontrollierten Importtabelle vorbereiten.
4. Schritt 4: Pilotbestand mit typischen, großen, fehlerhaften und mehrdeutigen Dokumenten auswählen.

4. Pilotmigration durchführen und abnehmen

Ein repräsentativer Bestand prüft Technik, Fachmodell, Laufzeit und Nachbearbeitungsaufwand.

1. Schritt 1: Pilot nach Dokumentklassen, Größen, Formaten und Sonderfällen auswählen.
2. Schritt 2: Import in isolierter Umgebung ausführen und Fehlerprotokoll auswerten.
3. Schritt 3: Quell- und Zielanzahl, Metadaten, Tags, OCR, Suchbarkeit und Rechte vergleichen.
4. Schritt 4: Abweichungen klassifizieren und Zielmodell sowie Transformationsregeln verbessern.

5. Dubletten, Fehler und Importabnahme bearbeiten

Fehlerfälle werden getrennt vom regulären Lauf nachbearbeitet und der Import über Menge, Inhalt, Suchbarkeit und Rechte abgenommen.

1. Schritt 1: Dubletten anhand Quellkennung, Dateihash, Name und Metadaten bewerten.
2. Schritt 2: Beschädigte oder nicht unterstützte Dateien in eine Quarantäne überführen.
3. Schritt 3: Soll- und Ist-Anzahl sowie Metadatenvollständigkeit je Dokumentklasse vergleichen.
4. Schritt 4: Stichproben für Inhalt, Vorschau, OCR, Tags, Suche und Berechtigungen dokumentieren.

6. Cutover, Rückfall und Einführung organisieren

Der Übergang in den Echtbetrieb erhält eine zeitlich klare Reihenfolge, einen geprüften Rückweg und unterstützte Nutzerrollen.

1. Schritt 1: Änderungsstopp, letzte Deltaübernahme und Kommunikationszeitpunkte festlegen.
2. Schritt 2: Sicherung von Quelle und Ziel sowie eindeutige Abbruchkriterien vorbereiten.
3. Schritt 3: Produktionsprüfung und Freigabe durch benannte Verantwortliche organisieren.
4. Schritt 4: Pilotgruppe, Schulung, Support, Eskalation und Stabilisierungsphase einplanen.

7. Rollenmodell und Schutzbedarf vorbereiten

Organisatorische Aufgaben werden in eine nachvollziehbare Matrix aus Dokumentklassen, Rollen und zulässigen Aktionen überführt.

1. Schritt 1: Dokumentarten, Organisationseinheiten und typische Bearbeitungsrollen erfassen.
2. Schritt 2: Schutzbedarf und notwendige Trennung von Aufgaben je Dokumentklasse bestimmen.
3. Schritt 3: Lesen, Bearbeiten, Teilen, Freigeben, Löschen und Administrieren rollenbezogen zuordnen.
4. Schritt 4: Ausnahmen, Vertretungen und zeitlich begrenzte Rechte als geregelte Fälle dokumentieren.

Praxisübungen

1. Bestandsanalyse eines simulierten Dateiservers mit Dubletten, uneinheitlichen Namen und fehlenden Eigentümern.
2. Erstellung einer Mappingtabelle von Ordnern und Altdaten zu Dokumentklassen, Metadaten und Tags.
3. Pilotmigration mit Mengenabgleich, Stichprobe, Such- und Rechteprüfung.
4. Cutover- und Rückfallplan für einen festgelegten Einführungstermin.

Methodik

Planungsarbeit, Datenanalyse und Pilotmigration werden miteinander verbunden. Das Seminar liefert wiederverwendbare Inventar-, Mapping-, Abnahme- und Cutover-Checklisten.