Seminar Teedy – OCR, Volltextsuche und Recherche

Gute Recherche beginnt bei der Dokumentqualität und endet nicht beim ersten Treffer. Das Seminar verbindet Scanvorbereitung, OCR, Indexierung, Volltext, Metadaten, Tags und systematische Suchstrategien zu einem nachvollziehbaren Verfahren für verlässliche Ergebnisse.

Inhaltsverzeichnis

1. Seminarprofil
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Lernziele
5. Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Methodik

Seminarprofil

Neben der Bedienung steht die Qualitätsanalyse im Mittelpunkt. Unterschiedliche Vorlagen werden verarbeitet, OCR-Ergebnisse bewertet, Suchanfragen schrittweise aufgebaut und Fehl- sowie Nichttreffer untersucht. Daraus entstehen Regeln für Scanqualität, Sprachen, Metadatenpflege und Suchunterstützung.

Zielgruppe

Dokumentenmanagement, Scanstelle, Fachanwender, Key-User, Informationsmanagement, Support und Anwendungsbetreuung.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse der Teedy-Bedienung sowie typische Scan- und Fachdokumente für Übungen. Technische OCR-Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Lernziele

• Einfluss von Scanqualität, Sprache, Layout und Dateiformat auf OCR-Ergebnisse beurteilen.
• Texterkennung und Indexierung mit repräsentativen Dokumenten kontrollieren.
• Volltext, Metadaten, Tags, Zeitraum und weitere Filter methodisch kombinieren.
• Fehltreffer, Nichttreffer und unvollständige Indexierung systematisch analysieren.
• Qualitätsregeln und Supportchecklisten für Erfassung und Recherche entwickeln.

Seminarinhalte

1. OCR und Scanqualität prüfen

Texterkennung wird gemeinsam mit Scanqualität, Sprache, Layout und Dateiformat betrachtet und an repräsentativen Dokumenten geprüft.

1. Schritt 1: Ausrichtung, Auflösung, Kontrast, Seitenfolge und Dateigröße vor der Verarbeitung kontrollieren.
2. Schritt 2: Benötigte Sprachen und geeignete Testdokumente mit unterschiedlicher Qualität festlegen.
3. Schritt 3: Erkannten Text anhand charakteristischer Begriffe, Zahlen und Tabellen stichprobenartig prüfen.
4. Schritt 4: Schlecht erkennbare Dokumente in einen geregelten Korrektur- oder Neuimportprozess überführen.

2. Dokumente erfassen und Qualität prüfen

Neue Dokumente werden nicht nur hochgeladen, sondern vor der weiteren Nutzung auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Zuordnung geprüft.

1. Schritt 1: Datei, Dateiname, Format, Seitenfolge und Lesbarkeit vor dem Upload kontrollieren.
2. Schritt 2: Dokument anlegen und alle vorgesehenen Pflichtangaben vollständig erfassen.
3. Schritt 3: Vorschau und übertragene Seiten auf Fehler oder vertauschte Reihenfolge prüfen.
4. Schritt 4: Dokument erst nach erfolgreicher Qualitätskontrolle für nachfolgende Schritte freigeben.

3. Volltext, Metadaten und Filter methodisch kombinieren

Recherche wird als reproduzierbarer Ablauf aufgebaut, der breite Suchbegriffe schrittweise präzisiert und Treffer fachlich bewertet.

1. Schritt 1: Mit einem eindeutigen Kernbegriff beginnen und die Treffermenge beurteilen.
2. Schritt 2: Ergebnis durch Zeitraum, Dokumentklasse, Metadaten und Tags kontrolliert eingrenzen.
3. Schritt 3: Vorschau und Trefferumfeld prüfen, bevor ein Dokument geöffnet oder weiterverarbeitet wird.
4. Schritt 4: Wiederkehrende Suchmuster als Beispiele für Fachbereiche und Support dokumentieren.

4. Metadatenmodell aus Such- und Prozessfragen entwickeln

Metadaten werden aus konkreten Geschäftsfragen abgeleitet und auf wenige, verständliche sowie dauerhaft pflegbare Angaben begrenzt.

1. Schritt 1: Dokumentklassen und wiederkehrende Suchfragen der Fachbereiche erfassen.
2. Schritt 2: Für jedes Feld Zweck, Datentyp, Beispielwert, Pflichtstatus und verantwortliche Pflege festlegen.
3. Schritt 3: Wertebereiche, Standardwerte und einheitliche Schreibweisen definieren.
4. Schritt 4: Modell mit realen Dokumenten und typischen Suchaufgaben testen und unnötige Felder entfernen.

5. Hierarchische Tags kontrolliert gestalten

Tags ergänzen strukturierte Metadaten, ohne ein unübersichtliches Schlagwortsystem entstehen zu lassen.

1. Schritt 1: Dimensionen wie Organisation, Thema, Vorgang und Status voneinander trennen.
2. Schritt 2: Eine flache, verständliche Hierarchie mit verbindlicher Benennung entwerfen.
3. Schritt 3: Synonyme, Abkürzungen und Schreibvarianten in einer Regel zusammenführen.
4. Schritt 4: Anlage, Freigabe, Pflege und regelmäßige Bereinigung des Tagbestands organisieren.

6. Fehltreffer und Nichttreffer systematisch analysieren

Suchprobleme werden anhand einer festen Diagnosefolge eingegrenzt, statt durch zufällige Varianten der Suchanfrage.

1. Schritt 1: Prüfen, ob das erwartete Dokument vorhanden, verarbeitet und für das Testkonto berechtigt ist.
2. Schritt 2: OCR-Text, Metadaten, Tags, Schreibweise und aktive Filter getrennt kontrollieren.
3. Schritt 3: Einschränkungen schrittweise entfernen, bis der ausschlaggebende Faktor erkennbar wird.
4. Schritt 4: Korrektur durchführen, Suche wiederholen und Ursache sowie Vorbeugung dokumentieren.

7. Protokolle zusammenführen und Basismessung erstellen

Zeitlich korrelierbare Protokolle und Referenzwerte bilden die Grundlage jeder belastbaren Fehleranalyse.

1. Schritt 1: Anwendungs-, Container-, Proxy-, Betriebssystem- und Datenbankprotokolle lokalisieren.
2. Schritt 2: Zeitzone, Zeitsynchronisation, Aufbewahrung und Zugriffsschutz kontrollieren.
3. Schritt 3: Messung bei geringer, typischer und erhöhter Last mit festen Testdokumenten durchführen.
4. Schritt 4: Referenzwerte mit Version, Konfiguration und Testbestand dokumentieren.

Praxisübungen

1. OCR-Vergleich mit gutem Scan, schiefem Scan, schwachem Kontrast und gemischten Sprachen.
2. Rechercheparcours mit Volltext, Metadaten, Tags, Zeitraum und Berechtigungsunterschieden.
3. Analyse vorbereiteter Nichttreffer mit systematischer Ursachenprüfung.
4. Entwicklung eines Referenztests für wiederkehrende Suchqualität.

Methodik

Ein fester Testbestand wird über beide Tage verwendet. Änderungen an Scanqualität, OCR, Metadaten und Suchstrategie lassen sich dadurch unmittelbar vergleichen und messen.