Seminar d.velop documents Administration Cloud

Das Seminar vermittelt die administrativen Kernaufgaben einer d.velop-documents-Cloudumgebung. Eine vollständige Beispielstruktur wird im webadmin aufgebaut und aus Anwendersicht geprüft. Ein ganzer Seminartag deckt die zentrale Standardkonfiguration ab und lässt ausreichend Zeit für eine zusammenhängende praktische Fachlösung.

Inhaltsübersicht

• Cloudstruktur und webadmin
• Metadaten und Kategorien
• Strukturen und Berechtigungen
• Erfassung und Konfigurationspakete

Lernziele

• Organisationen, Mandanten und administrative Rollen einordnen.
• Eigenschaften, Wertemengen und Kategorien konsistent modellieren.
• Aktenstrukturen und Berechtigungen im webadmin konfigurieren.
• Erfassung, Eingangspostfächer und Office-Erstellung grundlegend einrichten.
• Konfigurationen mit Paketen sichern und kontrolliert übertragen.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Cloud-Administratoren, Fachadministratoren, Consultants, Projektmitarbeitende und Key User mit Konfigurationsverantwortung. Voraussetzungen: Sicherer Umgang mit d.velop documents als Anwender; Grundverständnis von Rollen, Metadaten und Dokumentenprozessen.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Cloudstruktur und webadmin

1. Organisation, Mandant, Apps und administrative Rollen unterscheiden.
2. Zugriff auf webadmin prüfen und Arbeitsbereiche kennenlernen.
3. Konfigurationsobjekte und ihre Abhängigkeiten identifizieren.
4. Ein einfaches Zielbild für eine Fachlösung festlegen.

2. Metadaten und Kategorien

1. Eigenschaften mit geeigneten Datentypen und Bezeichnungen anlegen.
2. Statische Wertemengen und Pflichtlogik konfigurieren.
3. Dokument- und Aktenkategorien erstellen und Eigenschaften zuordnen.
4. Konfiguration aus Anwendersicht auf Verständlichkeit prüfen.

3. Strukturen und Berechtigungen

1. Aktenplan und Beziehungen zwischen Akten, Registern und Dokumenten modellieren.
2. Benutzergruppen und fachliche Rollen abbilden.
3. Lese-, Schreib- und Administrationsrechte nach Minimalprinzip vergeben.
4. Berechtigungsszenarien mit Testkonten verifizieren.

4. Erfassung und Konfigurationspakete

1. Dokumentenerfassung und Eingangspostfach grundlegend konfigurieren.
2. Erstellung von Office-Dokumenten aus dem DMS vorbereiten.
3. Konfigurationspaket erzeugen, prüfen und dokumentieren.
4. Änderungen in einer kontrollierten Reihenfolge testen und freigeben.

Praxisübungen

• Aufbau einer kleinen digitalen Vertragsakte.
• Konfiguration von Eigenschaften, Wertemengen und Pflichtfeldern.
• Test eines rollenbasierten Berechtigungsszenarios.
• Export einer geprüften Konfiguration als Paket.