Seminar d.velop documents Cloud-Migration und Bestandsübernahme

Eine Dokumentenmigration ist ein Datenqualitäts-, Berechtigungs- und Betriebsprojekt. Das Seminar führt von der Inventur des Quellsystems über Mapping und Testläufe bis zu Delta-Migration, Vollständigkeitskontrolle und Übergabe. Drei Tage sind erforderlich, weil eine seriöse Bestandsübernahme Analyse, technische Durchführung, Fehlerkorrektur, Wiederholung und fachliche Abnahme umfasst.

Inhaltsübersicht

• Migrationsplanung und Inventur
• Zielmodell und Mapping
• Technische Vorbereitung
• Testmigration und Fehlerbehandlung
• Produktiv- und Delta-Migration
• Abnahme und Übergabe

Lernziele

• Quellbestand, Datenqualität, Kategorien, Benutzer und Abhängigkeiten analysieren.
• Zielmodell und vollständiges Mapping erstellen.
• Connector, Export und Migrationslauf technisch vorbereiten.
• Fehler systematisch korrigieren und Delta-Migration durchführen.
• Vollständigkeit, Berechtigungen und fachliche Nutzbarkeit nachweisen.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: DMS-Administratoren, Migrationsverantwortliche, Projektleitungen, Datenqualitätsverantwortliche und technische Integratoren. Voraussetzungen: Administrationskenntnisse in Quell- und Zielsystem sowie Grundkenntnisse in Export, Dateisystem, Metadaten und Projektarbeit.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Migrationsplanung und Inventur

1. Repositorys, Volumen, Dateitypen, Versionen und Aktenstrukturen erfassen.
2. Kategorien, Eigenschaften, Benutzer, Gruppen und Sonderfälle inventarisieren.
3. Datenqualitätsprobleme und nicht unterstützte Inhalte klassifizieren.
4. Wellen, Zeitfenster, Verantwortlichkeiten und Rückfalloption planen.

2. Zielmodell und Mapping

1. Zielkategorien, Eigenschaften und Aktenstrukturen festlegen.
2. Quell- und Zielobjekte eindeutig zuordnen.
3. Benutzer und Gruppen einschließlich ausgeschiedener Konten mappen.
4. Transformations-, Standard- und Fehlerregeln dokumentieren.

3. Technische Vorbereitung

1. Exportverfahren und Ablagestruktur für Dokumente und Metadaten vorbereiten.
2. Migrationsconnector installieren und Kommunikation testen.
3. Konfiguration, Limits, Stapelgrößen und Protokollierung festlegen.
4. Kleine repräsentative Testmenge exportieren und validieren.

4. Testmigration und Fehlerbehandlung

1. Testlauf starten und Fortschritt überwachen.
2. Fehler nach Datei, Metadaten, Mapping, Benutzer und Technik gruppieren.
3. Korrekturen reproduzierbar durchführen und dokumentieren.
4. Testlauf wiederholen und fachlich mit Stichproben abnehmen.

5. Produktiv- und Delta-Migration

1. Quellsystemänderungen und Freeze-Zeitraum steuern.
2. Produktivlauf überwachen und Abweichungen entscheiden.
3. Delta-Bestand exportieren und nachführen.
4. Bericht, Summen, Fehlerlisten und Vollständigkeit abstimmen.

6. Abnahme und Übergabe

1. Dokumente, Versionen, Akten, Metadaten und Berechtigungen prüfen.
2. Suchbarkeit, Dateizugriff und Fachprozesse testen.
3. Restpunkte, Archivierung und Abschaltung des Quellsystems planen.
4. Betriebs- und Projektdokumentation vollständig übergeben.

Praxisübungen

• Inventur und Risikoklassifizierung eines Beispielrepositorys.
• Erstellung eines Kategorie-, Eigenschafts- und Benutzermappings.
• Testmigration mit absichtlich fehlerhaften Datensätzen.
• Vollständigkeitskontrolle und Delta-Plan.