Seminar Documize Grundlagen: Einstieg in die Knowledge-Base-Plattform

Inhaltsverzeichnis

• Abstract
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Lernziele
• Seminarinhalte im Überblick
• Detaillierter Seminarablauf mit Step-by-step-Anleitungen

Abstract

Einführung in Documize als zentrale Knowledge-Base-Plattform. Behandelt werden Grundbegriffe, Benutzeroberfläche, Navigation, einfache Inhalte, Berechtigungen auf Anwenderniveau und typische Einsatzszenarien. Nach dem Seminar kann eine Documize-Instanz sicher genutzt und die eigene Organisation in Grundzügen abgebildet werden.

Zielgruppe und Voraussetzungen

• Zielgruppe: Fachverantwortliche, Projektleitungen, Support-Teams, Qualitätsmanagement, IT-Interessierte
• Voraussetzungen: Grundkenntnisse in Office- und Web-Anwendungen, keine Documize-Erfahrung notwendig

Lernziele

Nach dem Seminar können Teilnehmende:

• Documize-Oberfläche sicher bedienen
• Spaces, Kategorien und einfache Strukturkonzepte verstehen
• Einfache Seiten mit Rich Text und grundlegenden Bausteinen erstellen
• Bestehende Inhalte finden, filtern und bewerten
• Grundlegende Rechtekonzepte auf Anwenderseite nachvollziehen

Seminarinhalte im Überblick

• Documize im Überblick: Einsatzszenarien der Plattform
• Grundbegriffe: Spaces, Seiten, Labels, Kategorien, Vorlagen
• Navigation, Suche, Favoriten
• Erstellung und Bearbeitung einfacher Inhalte
• Zusammenarbeit: Kommentare, Erwähnungen, einfache Workflows

Detaillierter Seminarablauf mit Step-by-step-Anleitungen

• Systemüberblick
  • Einordnung von Documize als selbst gehostete Knowledge-Management-Plattform für interne und externe Dokumentation
  • Vorstellung von Spaces, Labels, Kategorien und Zugriffskonzepten
• Anmeldung und Benutzeroberfläche
  • Startbildschirm, Hauptnavigation, persönliche Bereiche
  • Benachrichtigungen, zuletzt bearbeitete Inhalte, Favoriten
• Arbeiten mit Spaces
  • Anlegen eines Beispiel-Space für einen Fachbereich
  • Festlegen von Kategorien und groben Strukturregeln
  • Vergabe einfacher Berechtigungen auf Space-Ebene
• Erste Seite erstellen
  • Auswahl einer geeigneten Vorlage oder Start mit leerer Seite
  • Aufbau einer Beispiel-Prozessbeschreibung mit Rich Text
  • Einfügen von Tabellen, Aufzählungen und Hinweiskästen
• Inhalt mit Labels und Kategorien strukturieren
  • Vergabe von Labels
  • Zuordnung zu einer Kategorie
  • Auswirkungen auf Suche und Filter demonstrieren
• Zusammenarbeit
  • Hinzufügen von Kommentaren zu einem Abschnitt
  • Verwendung von Erwähnungen für Rückfragen
  • Beispiel eines einfachen Review-Schrittes ohne komplexen Workflow
• Versionierung und Änderungsverfolgung
  • Anzeige von Versionen
  • Vergleich zweier Versionen
  • Wiederherstellung einer älteren Version
• Suche und Navigation
  • Volltextsuche über alle Spaces
  • Filterung nach Space, Kategorie, Label
  • Nutzung von Favoriten und persönlichen Sammlungen