Seminar Doxis eAkte und Verzeichnisse

Die Schulung behandelt Modellierung und Nutzung elektronischer Akten sowie persönlicher und öffentlicher Verzeichnisse. Aktenklassen, Definitionen, Register, Verschachtelung, Aktenpläne, Rechtevererbung und Prozessintegration werden in einem durchgängigen Fachfall umgesetzt.

Inhaltsverzeichnis

1. Zielsetzung
2. Zielgruppe und Voraussetzungen
3. Schrittweise Seminarinhalte
4. Praxisaufgaben
5. Arbeitsmittel und Methoden

Zielsetzung

Ziel ist die eigenständige Gestaltung einer nachvollziehbaren, berechtigungssicheren und prozessfähigen Aktenstruktur.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Fachadministratoren, Lösungsdesigner, Projektentwickler und technische Consultants

Voraussetzungen: Sichere Grundlagen der CSB-Fachadministration sowie Verständnis für Dokumentklassen, Rollen und Berechtigungen

Schrittweise Seminarinhalte

Schritt 1: Aktenmodell und Beziehungsdienst verstehen

Akten, Dokumente, Beziehungen und Verzeichnisse werden fachlich und technisch abgegrenzt. Lebenszyklus, Zuständigkeit und Navigationswege werden in einem gemeinsamen Modell beschrieben.

Schritt 2: Aktenklassen und Definitionen anlegen

Metadaten, Identifikation, Gültigkeit und Verhalten einer Aktenklasse werden konfiguriert. Unterschiedliche Aktenarten werden anhand klarer Kriterien voneinander getrennt.

Schritt 3: Statische und dynamische Register gestalten

Feste Register und regelbasiert erzeugte Strukturen werden verglichen und umgesetzt. Benennung, Reihenfolge, Sichtbarkeit und Dokumentzuordnung werden mit Testdaten geprüft.

Schritt 4: Verschachtelung und Aktenpläne modellieren

Unterakten, mehrstufige Pläne und wiederverwendbare Strukturbausteine werden aufgebaut. Komplexität und Navigierbarkeit werden gegeneinander abgewogen.

Schritt 5: Dokumente und Metadaten zuordnen

Zulässige Dokumentarten, automatische Ablageregeln und Metadatenübernahme werden eingerichtet. Fehlzuordnungen und Mehrfachbezüge werden mit fachlichen Regeln verhindert.

Schritt 6: Rechtevererbung konfigurieren

Akten-, Register- und Dokumentrechte werden in einer Vererbungskette modelliert. Ausnahmen, vertrauliche Bereiche und Negativtests sichern das Berechtigungskonzept ab.

Schritt 7: Prozesse mit Akten verbinden

Vorgänge werden aus Akten gestartet oder an Akten angebunden. Prozessdaten, Zuständigkeit und Dokumentkontext werden über den gesamten Ablauf konsistent gehalten.

Schritt 8: Persönliche und öffentliche Verzeichnisse einsetzen

Verzeichnisse werden für individuelle Arbeitsorganisation und gemeinsame Sichten konfiguriert. Freigaben, Pflege und Abgrenzung zu fachlichen Akten werden erläutert.

Schritt 9: Kompletten Aktenfall prüfen

Eine vollständige Akte wird erzeugt, befüllt, berechtigt, in einen Prozess eingebunden und anhand eines Abnahmeplans kontrolliert. Wartungs- und Änderungsaspekte werden dokumentiert.

Praxisaufgaben

• Eine Aktenklasse mit statischen und dynamischen Registern erstellen
• Ein Rechtekonzept mit Vererbung und vertraulichem Teilbereich umsetzen
• Eine Akte an einen dokumentenzentrierten Prozess anbinden und vollständig testen

Arbeitsmittel und Methoden

Die Bearbeitung wechselt zwischen fachlicher Einordnung, geführter Demonstration, nachvollziehbarer Konfiguration, eigenständiger Übung, Kontrollfragen und dokumentierter Systemprüfung. Alle Aufgaben verwenden definierte Ausgangsdaten und überprüfbare Abnahmekriterien.