Seminar AMAGNO – Compliance und revisionssichere Archivierung

Seminarprofil

Das Seminar verbindet technische AMAGNO-Funktionen mit organisatorischen Regeln zu einem nachvollziehbaren Archivierungs- und Kontrollverfahren. Dokumentlebenszyklus, Versionen, Protokollierung, Aufbewahrung, Löschung, Funktionstrennung, E-Mail- und Belegarchivierung sowie Betriebsnachweise werden in prüfbare Abläufe übersetzt. Die konkrete rechtliche Bewertung bleibt organisationsbezogen.

Zielgruppe

DMS-Verantwortliche, Compliance-, Datenschutz- und Informationssicherheitsrollen, Fachadministration und interne Revision.

Voraussetzungen

AMAGNO-Grundkenntnisse sowie Kenntnis der eigenen Aufbewahrungs-, Datenschutz- und Freigaberegeln.

Inhaltsverzeichnis

1. Seminarprofil
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Lernabschnitt 1: Anforderungsinventar und Geltungsbereich
5. Lernabschnitt 2: Dokumentlebenszyklus und Statusmodell
6. Lernabschnitt 3: Versionierung und Nachvollziehbarkeit
7. Lernabschnitt 4: Aufbewahrung, Sperrgründe und Fristbeginn
8. Lernabschnitt 5: Kontrollierte Löschung und Vier-Augen-Freigabe
9. Lernabschnitt 6: Berechtigungen und Funktionstrennung
10. Lernabschnitt 7: E-Mail-, Rechnungs- und Belegarchivierung
11. Lernabschnitt 8: Betriebsnachweise und Verfahrensdokumentation
12. Lernabschnitt 9: Interne Kontrollen und Prüfungsvorbereitung
13. Praxisübungen

Lernabschnitt 1: Anforderungsinventar und Geltungsbereich

Dieser Lernabschnitt behandelt Anforderungsinventar und Geltungsbereich im fachlichen Zusammenhang von Compliance und revisionssichere Archivierung. Fachliche Zielsetzung, AMAGNO-Konfiguration, Berechtigungen, Datenqualität, Test und Betriebsübergabe werden miteinander verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Anforderungsinventar und Geltungsbereich“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Anforderungsinventar und Geltungsbereich“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Anforderungsinventar und Geltungsbereich“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Anforderungsinventar und Geltungsbereich“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Anforderungsinventar und Geltungsbereich“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 2: Dokumentlebenszyklus und Statusmodell

Dieser Lernabschnitt behandelt Dokumentlebenszyklus und Statusmodell im fachlichen Zusammenhang von Compliance und revisionssichere Archivierung. Fachliche Zielsetzung, AMAGNO-Konfiguration, Berechtigungen, Datenqualität, Test und Betriebsübergabe werden miteinander verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Dokumentlebenszyklus und Statusmodell“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Dokumentlebenszyklus und Statusmodell“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Dokumentlebenszyklus und Statusmodell“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Dokumentlebenszyklus und Statusmodell“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Dokumentlebenszyklus und Statusmodell“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 3: Versionierung und Nachvollziehbarkeit

Dieser Lernabschnitt behandelt Versionierung und Nachvollziehbarkeit im fachlichen Zusammenhang von Compliance und revisionssichere Archivierung. Gültige Fassung, Änderungsverlauf, Aufbewahrungsgrund, Sperrfall und kontrollierte Löschung werden nachvollziehbar getrennt.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Versionierung und Nachvollziehbarkeit“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Versionierung und Nachvollziehbarkeit“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Versionierung und Nachvollziehbarkeit“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Versionierung und Nachvollziehbarkeit“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Versionierung und Nachvollziehbarkeit“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 4: Aufbewahrung, Sperrgründe und Fristbeginn

Dieser Lernabschnitt behandelt Aufbewahrung, Sperrgründe und Fristbeginn im fachlichen Zusammenhang von Compliance und revisionssichere Archivierung. Status, Zuständigkeit, Pflichtangaben, Fristen, Vertretung, Eskalation und Ausnahmewege werden in einer Testmatrix verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Aufbewahrung, Sperrgründe und Fristbeginn“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Aufbewahrung, Sperrgründe und Fristbeginn“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Aufbewahrung, Sperrgründe und Fristbeginn“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Aufbewahrung, Sperrgründe und Fristbeginn“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Aufbewahrung, Sperrgründe und Fristbeginn“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 5: Kontrollierte Löschung und Vier-Augen-Freigabe

Dieser Lernabschnitt behandelt Kontrollierte Löschung und Vier-Augen-Freigabe im fachlichen Zusammenhang von Compliance und revisionssichere Archivierung. Gültige Fassung, Änderungsverlauf, Aufbewahrungsgrund, Sperrfall und kontrollierte Löschung werden nachvollziehbar getrennt.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Kontrollierte Löschung und Vier-Augen-Freigabe“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Kontrollierte Löschung und Vier-Augen-Freigabe“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Kontrollierte Löschung und Vier-Augen-Freigabe“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Kontrollierte Löschung und Vier-Augen-Freigabe“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Kontrollierte Löschung und Vier-Augen-Freigabe“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 6: Berechtigungen und Funktionstrennung

Dieser Lernabschnitt behandelt Berechtigungen und Funktionstrennung im fachlichen Zusammenhang von Compliance und revisionssichere Archivierung. Minimalprinzip, Gruppenmodell, Funktionstrennung, zeitliche Begrenzung und vollständiger Rechteentzug werden mit Rollenfällen geprüft.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Berechtigungen und Funktionstrennung“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Berechtigungen und Funktionstrennung“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Berechtigungen und Funktionstrennung“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Berechtigungen und Funktionstrennung“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Berechtigungen und Funktionstrennung“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 7: E-Mail-, Rechnungs- und Belegarchivierung

Dieser Lernabschnitt behandelt E-Mail-, Rechnungs- und Belegarchivierung im fachlichen Zusammenhang von Compliance und revisionssichere Archivierung. Berechtigter Dokumentkontext, erwartetes Ausgabeformat, Qualitätsgrenzen und menschliche Freigabe werden ausdrücklich festgelegt.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „E-Mail-, Rechnungs- und Belegarchivierung“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „E-Mail-, Rechnungs- und Belegarchivierung“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „E-Mail-, Rechnungs- und Belegarchivierung“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „E-Mail-, Rechnungs- und Belegarchivierung“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „E-Mail-, Rechnungs- und Belegarchivierung“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 8: Betriebsnachweise und Verfahrensdokumentation

Dieser Lernabschnitt behandelt Betriebsnachweise und Verfahrensdokumentation im fachlichen Zusammenhang von Compliance und revisionssichere Archivierung. Fachliche Zielsetzung, AMAGNO-Konfiguration, Berechtigungen, Datenqualität, Test und Betriebsübergabe werden miteinander verbunden.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Betriebsnachweise und Verfahrensdokumentation“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Betriebsnachweise und Verfahrensdokumentation“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Betriebsnachweise und Verfahrensdokumentation“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Betriebsnachweise und Verfahrensdokumentation“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Betriebsnachweise und Verfahrensdokumentation“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Lernabschnitt 9: Interne Kontrollen und Prüfungsvorbereitung

Dieser Lernabschnitt behandelt Interne Kontrollen und Prüfungsvorbereitung im fachlichen Zusammenhang von Compliance und revisionssichere Archivierung. Minimalprinzip, Gruppenmodell, Funktionstrennung, zeitliche Begrenzung und vollständiger Rechteentzug werden mit Rollenfällen geprüft.

1. Schritt 1: Ziele, Geltungsbereich, beteiligte Rollen, Eingaben und erwartete Ergebnisse für „Interne Kontrollen und Prüfungsvorbereitung“ eindeutig erfassen.
2. Schritt 2: Benötigte AMAGNO-Objekte, Merkmale, Rechte, Zustände und Abhängigkeiten für „Interne Kontrollen und Prüfungsvorbereitung“ in einer Konfigurationsskizze zuordnen.
3. Schritt 3: Die Konfiguration für „Interne Kontrollen und Prüfungsvorbereitung“ an einem realistischen Musterfall schrittweise aufbauen und mit repräsentativen Dokumenten oder Daten prüfen.
4. Schritt 4: Normalfall, Grenzfall, fehlende Pflichtangabe, unzulässige Berechtigung und kontrollierten Rückfall für „Interne Kontrollen und Prüfungsvorbereitung“ testen.
5. Schritt 5: Ergebnis, Prüfkriterien, Verantwortlichkeit, Freigabe und Pflegehinweise für „Interne Kontrollen und Prüfungsvorbereitung“ in einer Arbeitsdokumentation festhalten.

Praxisübungen

• Dokumentklassen- und Anforderungsmatrix erstellen
• Aufbewahrungs- und Löschprozess mit Sperrfall modellieren
• Funktionstrennung prüfen
• Prüfpfad eines archivierten Geschäftsbelegs nachvollziehen