Seminar Jalios JPlatform – Dokumenten- und Wissensmanagement

Das Seminar zeigt, wie Dokumente und Wissen in JPlatform strukturiert, gemeinsam gepflegt, versioniert, gefunden und über ihren Lebenszyklus gesteuert werden. Fachliche Informationsarchitektur, operative Arbeitsweisen und Governance werden in einem konsistenten Modell zusammengeführt.

Inhaltsübersicht

• Einordnung und Zielsetzung
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Lernziele
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Arbeitsweise und Qualitätssicherung

Einordnung und Zielsetzung

Die Inhalte sind auf einen kontrollierten Kompetenzaufbau ausgerichtet. Fachliche Entscheidungen werden zunächst eingeordnet, anschließend schrittweise konfiguriert oder umgesetzt und abschließend mit definierten Prüfpunkten verifiziert. Die gewählte Dauer stellt sicher, dass Übungen, Fehlerfälle und Dokumentation nicht nur demonstriert, sondern vollständig bearbeitet werden.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Wissensmanagement, Dokumentenmanagement, Qualitätsmanagement, Fachredaktionen, Prozessverantwortliche, Records- und Compliance-Verantwortliche sowie Key-User

Voraussetzungen: Kenntnis bestehender Dokumentenablagen, Wissensprozesse oder Qualitätsvorgaben; grundlegende JPlatform-Bedienung ist hilfreich

Lernziele

• Dokumentklassen, Wissensarten und Verantwortlichkeiten strukturiert modellieren
• Metadaten, Kategorien und Ablagestrukturen für Wiederauffindbarkeit ausrichten
• Versionierung, gemeinsame Bearbeitung, Prüfung und Freigabe kontrollieren
• Lebenszyklen, Gültigkeit, Archivierung und Bereinigung nachvollziehbar definieren
• Migrations- und Konsolidierungsregeln für bestehende Ablagen vorbereiten

Seminarinhalte

Tag 1: Informationsmodell und kontrollierte Dokumentarbeit

1. Schritt 1. 1: Dokumenten- und Wissensarten nach Zweck, Schutzbedarf und Lebenszyklus klassifizieren
2. Schritt 1. 2: Metadatenmodell mit Pflichtfeldern, Kategorien, Eigentümerschaft und Gültigkeit entwickeln
3. Schritt 1. 3: Arbeitsbereiche und Berechtigungen für Entwurf, Zusammenarbeit und Veröffentlichung festlegen
4. Schritt 1. 4: Dokumente importieren, neue Versionen erzeugen und Änderungen nachvollziehbar dokumentieren
5. Schritt 1. 5: Prüf- und Freigabeschritte für Richtlinien, Vorlagen und Wissensbeiträge konfigurieren
6. Schritt 1. 6: Such- und Navigationsproben mit typischen Fachfragen durchführen

Tag 2: Wissenslebenszyklus, Qualität und Migration

1. Schritt 2. 1: Wissensbeiträge aus Erfahrungen, Fragen und Prozesswissen strukturiert aufbauen
2. Schritt 2. 2: Verknüpfungen zwischen Dokumenten, Themen, Verantwortlichen und Prozessen gestalten
3. Schritt 2. 3: Wiedervorlage, Ablauf, Archivierung und Löschung nach fachlichen Regeln planen
4. Schritt 2. 4: Qualitätsindikatoren für Aktualität, Vollständigkeit und Nutzung definieren
5. Schritt 2. 5: Bestandsablagen analysieren und Migrationspakete mit Bereinigungsregeln bilden
6. Schritt 2. 6: Betriebsmodell für Wissenspflege, Review und Eskalation dokumentieren

Praxisübungen

1. Übung 1: Metadaten- und Lebenszyklusmodell für eine Richtliniensammlung entwerfen
2. Übung 2: Dokument mit Version, Prüfung, Freigabe und geplanter Wiedervorlage bearbeiten
3. Übung 3: Wissensartikel mit verwandten Inhalten und Verantwortlichkeiten strukturieren
4. Übung 4: Migrationsbewertung für eine heterogene Dateiablage durchführen

Arbeitsweise und Qualitätssicherung

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, geführte Konfigurationsschritte, eigenständige Praxisphasen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Aufgabe verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfkriterien und Dokumentationsanforderungen. Konfigurationen und Entscheidungen werden so festgehalten, dass sie als Grundlage für Betriebs-, Redaktions- oder Entwicklungsstandards weiterverwendet werden können.