Seminar Jalios JPlatform – Workflows, Formulare und Freigabeprozesse

Das Seminar übersetzt fachliche Abläufe in kontrollierte Formulare, Statusmodelle, Freigaben und Automatisierungen. Neben Modellierung und Konfiguration stehen Validierung, Rollen, Benachrichtigungen, Ausnahmen, Tests und betriebliche Überwachung im Mittelpunkt.

Inhaltsübersicht

• Einordnung und Zielsetzung
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Lernziele
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Arbeitsweise und Qualitätssicherung

Einordnung und Zielsetzung

Die Inhalte sind auf einen kontrollierten Kompetenzaufbau ausgerichtet. Fachliche Entscheidungen werden zunächst eingeordnet, anschließend schrittweise konfiguriert oder umgesetzt und abschließend mit definierten Prüfpunkten verifiziert. Die gewählte Dauer stellt sicher, dass Übungen, Fehlerfälle und Dokumentation nicht nur demonstriert, sondern vollständig bearbeitet werden.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Prozessmanagement, funktionale Administration, Fachbereichs-Key-User, Qualitätsmanagement, Projektleitung, Formular- und Workflow-Verantwortliche

Voraussetzungen: Grundkenntnisse von JPlatform sowie ein Verständnis fachlicher Prozesse, Rollen, Entscheidungen und Ausnahmefälle

Lernziele

• Fachprozesse in Status, Übergänge, Rollen und Prüfkriterien zerlegen
• Formulare mit klaren Datenfeldern, Validierungen und Hilfetexten entwerfen
• Freigaben, Aufgaben, Benachrichtigungen und Fristen kontrolliert konfigurieren
• Fehler-, Rücksprung- und Eskalationsfälle reproduzierbar behandeln
• Tests, Monitoring und Änderungsmanagement für produktive Prozesse etablieren

Seminarinhalte

Tag 1: Prozessanalyse und Workflow-Modell

1. Schritt 1. 1: Prozessziel, Auslöser, Ergebnis und fachliche Verantwortung festhalten
2. Schritt 1. 2: Normalfall, Varianten, Rückfragen, Ablehnung und Eskalation modellieren
3. Schritt 1. 3: Status, Übergänge, Rollen und Berechtigungsprüfungen definieren
4. Schritt 1. 4: Fristen, Serviceziele und Nachweispflichten den Prozessschritten zuordnen
5. Schritt 1. 5: Workflow-Modell mit Fachbereich und Betrieb anhand von Beispieldaten validieren
6. Schritt 1. 6: Abnahmekriterien für jede relevante Transition festlegen

Tag 2: Formulare, Regeln und Benutzerführung

1. Schritt 2. 1: Datenfelder nach Informationsbedarf, Datenschutz und Wiederverwendung strukturieren
2. Schritt 2. 2: Pflichtfelder, Wertebereiche, Abhängigkeiten und Plausibilitätsregeln konfigurieren
3. Schritt 2. 3: Hilfetexte, Abschnitte und bedingte Anzeige für verständliche Eingaben gestalten
4. Schritt 2. 4: Dateianhänge, Referenzen und strukturierte Auswahlwerte kontrollieren
5. Schritt 2. 5: Aufgaben, Benachrichtigungen und Erinnerungen an Rollen und Status koppeln
6. Schritt 2. 6: Barrierefreiheit und Fehlermeldungen mit realistischen Eingabefällen prüfen

Tag 3: Automatisierung, Tests und produktiver Betrieb

1. Schritt 3. 1: Automatische Folgeschritte und Integrationspunkte mit klaren Fehlergrenzen entwerfen
2. Schritt 3. 2: Testfälle für Normal-, Grenz-, Berechtigungs- und Abbruchfälle aufbauen
3. Schritt 3. 3: Protokollierung und Statusauswertung für Support und Fachverantwortung definieren
4. Schritt 3. 4: Migrations- und Versionierungsstrategie für laufende Vorgänge planen
5. Schritt 3. 5: Go-live-, Rückfall- und Kommunikationsplan für Prozessänderungen erstellen
6. Schritt 3. 6: Kompletten Beispielprozess ausführen, prüfen und dokumentiert abnehmen

Praxisübungen

1. Übung 1: Fachprozess in ein prüfbares Status- und Rollenmodell überführen
2. Übung 2: Formular mit abhängigen Feldern und Validierungen konfigurieren
3. Übung 3: Freigabe mit Rückfrage, Ablehnung, Frist und Eskalation testen
4. Übung 4: Testprotokoll und Betriebscheckliste für einen produktiven Workflow erstellen

Arbeitsweise und Qualitätssicherung

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, geführte Konfigurationsschritte, eigenständige Praxisphasen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Aufgabe verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfkriterien und Dokumentationsanforderungen. Konfigurationen und Entscheidungen werden so festgehalten, dass sie als Grundlage für Betriebs-, Redaktions- oder Entwicklungsstandards weiterverwendet werden können.