Seminar M-Files Aufbaukurs für Power User

Zielsetzung

Power User entwickeln reproduzierbare Arbeitsweisen, erkennen Qualitätsprobleme frühzeitig und übersetzen fachliche Anforderungen in präzise Verbesserungsvorschläge für die Administration.

Inhaltsübersicht

• Power-User-Rolle und Verantwortungsgrenzen
• Erweiterte Suchstrategien entwickeln
• Rollenbezogene Ansichten strukturieren
• Metadatenqualität im Tagesgeschäft sichern
• Beziehungen und objektbasierte Akten nutzen
• Workflows fachlich begleiten
• Vorlagen und wiederkehrende Arbeit standardisieren
• Anwender unterstützen und Änderungen einführen

Seminarinhalte

Die Themen werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Durchführung, Kontrolle und dokumentierter Auswertung bearbeitet.

1. Power-User-Rolle und Verantwortungsgrenzen

1. Aufgaben von Anwendern, Power Usern, Business Administration und IT-Administration voneinander abgrenzen.
2. Fachliche Anforderungen in beobachtbares Nutzerverhalten und prüfbare Akzeptanzkriterien übersetzen.
3. Einen geregelten Weg für Rückfragen, Fehlerbilder und Änderungswünsche definieren.

2. Erweiterte Suchstrategien entwickeln

1. Komplexe Informationsbedarfe in Objektart, Eigenschaften, Beziehungen, Status und Zeitraum zerlegen.
2. Mehrere Filter schrittweise kombinieren und Suchergebnisse auf Vollständigkeit sowie Fehlklassifikationen prüfen.
3. Wiederkehrende Suchfälle dokumentieren und als standardisierte Recherchewege bereitstellen.

3. Rollenbezogene Ansichten strukturieren

1. Ansichten nach Prozessphase, Verantwortlichkeit, Frist, Kunde oder Projekt konzipieren.
2. Gruppierungen und Unterebenen so wählen, dass Bearbeitungsprioritäten unmittelbar sichtbar werden.
3. Ansichten mit realistischen Beispieldaten testen und unnötige Varianten konsolidieren.

4. Metadatenqualität im Tagesgeschäft sichern

1. Typische Fehler wie falsche Klasse, leere Pflichtinformationen, Mehrdeutigkeiten und Dubletten erkennen.
2. Plausibilitätsregeln und fachliche Beispiele für eine einheitliche Erfassung formulieren.
3. Qualitätskontrollen als wiederkehrende Aufgabe mit Zuständigkeit und Korrekturweg etablieren.

5. Beziehungen und objektbasierte Akten nutzen

1. Dokumente mit Kunden, Projekten, Verträgen, Vorgängen und verantwortlichen Personen verknüpfen.
2. Zusammengehörige Informationen aus mehreren Objektarten ohne starre Ordnerstruktur darstellen.
3. Fehlende oder widersprüchliche Beziehungen in einem Geschäftsfall systematisch bereinigen.

6. Workflows fachlich begleiten

1. Status, Übergänge, Aufgaben und Freigaberegeln aus Anwendersicht analysieren.
2. Fehlerhafte Prozesssituationen reproduzierbar beschreiben und mit Beispieldaten belegen.
3. Verbesserungsvorschläge nach Nutzen, Risiko, Häufigkeit und Umsetzungsaufwand priorisieren.

7. Vorlagen und wiederkehrende Arbeit standardisieren

1. Geeignete Dokumentarten und Metadaten für Vorlagenanwendung auswählen.
2. Vorlagenabläufe auf korrekte Klassifikation, Benennung und spätere Aktualisierung prüfen.
3. Eine kurze Arbeitsanweisung für die fehlerarme Nutzung im Fachbereich erstellen.

8. Anwender unterstützen und Änderungen einführen

1. Supportfälle mit Ausgangslage, Schritten, Erwartung und tatsächlichem Ergebnis erfassen.
2. Mikroanleitungen und Demonstrationen für häufige Arbeitsschritte entwickeln.
3. Rückmeldungen aus Pilotgruppen sammeln und in einen abgestimmten Optimierungszyklus überführen.

Praxisübungen

Ein unübersichtlicher Fachbereich wird analysiert. Anschließend entstehen optimierte Suchstrategien, Rollenansichten, Metadatenregeln, eine Vorlage für Supportfälle und ein priorisierter Verbesserungsbacklog.

Zielgruppe

Erfahrene Anwender, Key User, Fachkoordinatoren, Anwendungsbetreuung und Mitglieder von Einführungs- oder Optimierungsprojekten.

Voraussetzungen

Sichere Beherrschung der Inhalte aus den Anwendergrundlagen und regelmäßige praktische Arbeit mit einem M-Files-Vault.