Seminar M-Files Suche, Ansichten und Informationsnavigation

Zielsetzung

Informationen werden schneller, vollständig und reproduzierbar gefunden. Suchprobleme lassen sich nach Formulierung, Metadatenqualität, Berechtigung oder Modellierung unterscheiden.

Inhaltsübersicht

• Informationsbedarf präzise formulieren
• Schnellsuche gezielt einsetzen
• Metadatenbasierte Suche aufbauen
• Beziehungen für kontextbezogene Recherche nutzen
• Dynamische Ansichten konzipieren
• Trefferqualität prüfen und Suchfehler beheben

Seminarinhalte

Die Themen werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Durchführung, Kontrolle und dokumentierter Auswertung bearbeitet.

1. Informationsbedarf präzise formulieren

1. Eine allgemeine Suchfrage in Objektart, Geschäftsbezug, Status, Zeitraum und Verantwortlichkeit zerlegen.
2. Muss-Kriterien von optionalen Einschränkungen und bloßen Suchbegriffen unterscheiden.
3. Erwartete Treffer und bekannte Gegenbeispiele vor der Suche als Prüfbasis festhalten.

2. Schnellsuche gezielt einsetzen

1. Relevante Begriffe, Wortvarianten und dokumenttypische Bezeichnungen schrittweise erproben.
2. Zu breite Treffer durch Kontext und zu enge Treffer durch kontrolliertes Entfernen von Kriterien verbessern.
3. Volltexttreffer mit Metadaten und gültiger Version des Objekts abgleichen.

3. Metadatenbasierte Suche aufbauen

1. Objektart, Klasse, Eigenschaft, Wert, Datum und Status als kombinierbare Filter verwenden.
2. Leere Werte, Mehrfachwerte und Beziehungen in die Suchlogik einbeziehen.
3. Filter einzeln validieren und erst danach zu einer komplexen Abfrage verbinden.

4. Beziehungen für kontextbezogene Recherche nutzen

1. Dokumente über Kunde, Projekt, Vertrag, Vorgang oder verantwortliche Person erschließen.
2. Direkte und indirekte Zusammenhänge mit realen Geschäftsfragen vergleichen.
3. Fehlende Beziehungen als Datenqualitätsproblem identifizieren und kontrolliert korrigieren.

5. Dynamische Ansichten konzipieren

1. Wiederkehrende Recherchefälle in stabile Filter und geeignete Gruppierungen übersetzen.
2. Ansichten nach Rolle, Prozessstatus, Frist oder Geschäftsobjekt strukturieren.
3. Ansicht mit neuen, geänderten und abgeschlossenen Objekten auf dynamisches Verhalten testen.

6. Trefferqualität prüfen und Suchfehler beheben

1. Fehlende Treffer nach Berechtigung, Metadaten, Indexierung, Version oder falscher Erwartung untersuchen.
2. Unerwünschte Treffer auf unklare Begriffe, fehlerhafte Klassifikation und zu breite Filter zurückführen.
3. Geprüfte Suchwege dokumentieren und wiederkehrende Modellprobleme an die Administration übergeben.

Praxisübungen

Bearbeitung eines Recherchekatalogs mit einfachen und komplexen Fragen. Aus den erfolgreich geprüften Suchwegen entstehen rollenbezogene Ansichten und eine kurze Suchkonvention.

Zielgruppe

M-Files-Anwender, Power User, Fachkoordinatoren, Qualitätsmanagement und Teams mit umfangreichen Dokument- oder Vorgangsbeständen.

Voraussetzungen

Grundlegende M-Files-Anwenderkenntnisse und Zugriff auf einen Übungsbestand mit mehreren Objektarten.