Seminar M-Files Dokumentenlebenszyklus und Zusammenarbeit

Zielsetzung

Dokumente werden ohne unkontrollierte Kopien, unklare Bearbeitungsstände oder fehlende Verantwortlichkeit durch ihren fachlichen Lebenszyklus geführt.

Inhaltsübersicht

• Lebenszyklus und Verantwortlichkeiten definieren
• Dokument korrekt anlegen und klassifizieren
• Bearbeitung und Versionen kontrollieren
• Prüfung und Freigabe durchführen
• Zusammenarbeit und Weitergabe organisieren
• Ablösung, Archivierung und Abschluss handhaben

Seminarinhalte

Die Themen werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Durchführung, Kontrolle und dokumentierter Auswertung bearbeitet.

1. Lebenszyklus und Verantwortlichkeiten definieren

1. Entstehung, Bearbeitung, Prüfung, Freigabe, Nutzung, Ablösung und Abschluss als getrennte Phasen beschreiben.
2. Autor, Bearbeiter, Prüfer, Freigeber, Informationsverantwortlicher und Empfänger eindeutig zuordnen.
3. Für jede Phase erlaubte Aktionen, benötigte Metadaten und Abschlusskriterien festlegen.

2. Dokument korrekt anlegen und klassifizieren

1. Passende Dokumentklasse und Vorlage anhand des Geschäftsfalls auswählen.
2. Pflichtmetadaten, Beziehungen und Verantwortlichkeit vollständig erfassen.
3. Vor dem ersten Speichern Benennung, Schutzbedarf und geplanten Prozessweg prüfen.

3. Bearbeitung und Versionen kontrollieren

1. Dokument zur Bearbeitung öffnen und den aktuellen Bearbeitungsstatus erkennen.
2. Änderungen als neue Version mit nachvollziehbarem Zweck einchecken.
3. Veraltete lokale Kopien, parallele Bearbeitung und unklare Dateinamen durch feste Regeln vermeiden.

4. Prüfung und Freigabe durchführen

1. Prüfkriterien und verantwortliche Rolle vor Übergabe festlegen.
2. Rückfragen, Korrekturschleifen und Ablehnung ohne Verlust der Historie bearbeiten.
3. Freigabestatus und gültige Version eindeutig von Entwürfen unterscheiden.

5. Zusammenarbeit und Weitergabe organisieren

1. Zusammengehörige Dokumente und Geschäftsobjekte über Beziehungen sichtbar machen.
2. Interne Zusammenarbeit mit Aufgaben, Status und kontrollierten Zugriffen statt Dateikopien steuern.
3. Externe Weitergabe nach Schutzbedarf, Gültigkeitsdauer und dokumentierter Verantwortung vorbereiten.

6. Ablösung, Archivierung und Abschluss handhaben

1. Neue gültige Fassung mit der vorherigen Version oder dem Vorgängerdokument verknüpfen.
2. Abgelöste Inhalte für Recherche und Nachweis erhalten, aber aus aktiven Arbeitslisten entfernen.
3. Abschlussstatus, Aufbewahrungsbezug und verbleibende Aufgaben vor dem Schließen prüfen.

Praxisübungen

Ein Dokument wird aus einer Vorlage erzeugt, klassifiziert, gemeinsam bearbeitet, mit einer neuen Version versehen, geprüft, freigegeben, kontrolliert geteilt und schließlich ersetzt oder abgeschlossen.

Zielgruppe

Fachanwender, Projektteams, Qualitätsmanagement, Dokumentenverantwortliche und Personen mit Prüf- oder Freigabeaufgaben.

Voraussetzungen

Grundlegende PC- und Office-Kenntnisse. Erste M-Files-Erfahrung ist hilfreich, aber nicht erforderlich.