Seminar M-Files Business Administration

Zielsetzung

Business Administratoren können fachliche Anforderungen in ein konsistentes Informationsmodell überführen, Konfigurationen kontrolliert umsetzen und Änderungen mit geeigneten Test- und Freigabeverfahren absichern.

Inhaltsübersicht

• Administrationsauftrag und Governance klären
• Objektarten und Geschäftsbeziehungen modellieren
• Eigenschaftsdefinitionen und Datentypen gestalten
• Klassen und Klassifikationslogik aufbauen
• Wertelisten und kontrollierte Stammdaten verwalten
• Automatische Werte und Validierung einsetzen
• Workflows fachlich konfigurieren
• Berechtigungen in das Modell integrieren
• Ansichten, Vorlagen und Benutzerführung gestalten
• Änderungen testen, freigeben und betreiben

Seminarinhalte

Die Themen werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Durchführung, Kontrolle und dokumentierter Auswertung bearbeitet.

1. Administrationsauftrag und Governance klären

1. Geschäftsziele, Geltungsbereich, Datenverantwortung und betroffene Rollen für eine Konfiguration erfassen.
2. Fachliche Zuständigkeit, technische Zuständigkeit, Freigabe und Betrieb voneinander trennen.
3. Namenskonventionen, Dokumentationsstandard und Änderungsverfahren als verbindliche Grundlage festlegen.

2. Objektarten und Geschäftsbeziehungen modellieren

1. Geschäftsobjekte wie Kunde, Projekt, Vertrag, Vorgang und Dokument voneinander abgrenzen.
2. Beziehungen, Kardinalitäten und Lebenszyklen anhand konkreter Geschäftsfragen entwerfen.
3. Das Modell mit typischen und atypischen Fällen auf Verständlichkeit und Erweiterbarkeit prüfen.

3. Eigenschaftsdefinitionen und Datentypen gestalten

1. Benötigte Eigenschaften aus Such-, Prozess-, Berechtigungs- und Berichtszwecken ableiten.
2. Datentyp, Mehrfachauswahl, Pflichtstatus, Standardwert und erlaubte Werte passend festlegen.
3. Doppelte, unklare oder technisch motivierte Felder vermeiden und Begriffe vereinheitlichen.

4. Klassen und Klassifikationslogik aufbauen

1. Klassen nach fachlich unterscheidbaren Dokument- oder Objektarten strukturieren.
2. Klassenspezifische Eigenschaften und Pflichtangaben auf den tatsächlichen Arbeitsprozess abstimmen.
3. Anlagefälle mit Anwendern testen und die Anzahl der Entscheidungen auf ein sinnvolles Maß begrenzen.

5. Wertelisten und kontrollierte Stammdaten verwalten

1. Statische Werte, hierarchische Listen und objektbasierte Stammdaten nach Pflegebedarf unterscheiden.
2. Verantwortung, Gültigkeit, Dublettenprüfung und Deaktivierung für Listenwerte definieren.
3. Änderungen an produktiv genutzten Werten mit Auswirkungsanalyse und Testfall absichern.

6. Automatische Werte und Validierung einsetzen

1. Ableitbare Informationen von manuell zu pflegenden Angaben unterscheiden.
2. Automatische Werte, Standardwerte und Prüfregeln in der richtigen Reihenfolge planen.
3. Fehlerfälle, leere Werte und bestehende Objekte in die Testplanung einbeziehen.

7. Workflows fachlich konfigurieren

1. Statusmodell, Übergänge, Rollen, Aufgaben, Fristen und Freigaberegeln aus dem Prozess ableiten.
2. Automatische Aktionen nur dort einsetzen, wo Auslöser und Fehlerbehandlung eindeutig sind.
3. Normalfall, Rückfrage, Ablehnung, Vertretung und Abbruch mit separaten Testfällen prüfen.

8. Berechtigungen in das Modell integrieren

1. Schutzbedarf, Rollen und Objektbeziehungen als Grundlage für Zugriffsregeln verwenden.
2. Direkte und automatische Berechtigungen nachvollziehbar kombinieren.
3. Sichtbarkeit, Bearbeitung, Freigabe und Administration mit repräsentativen Testkonten verifizieren.

9. Ansichten, Vorlagen und Benutzerführung gestalten

1. Rollenbezogene Ansichten nach Verantwortlichkeit, Status, Frist und Geschäftsobjekt entwickeln.
2. Vorlagen mit korrekter Klasse, Metadatenbezug und gepflegtem Lebenszyklus bereitstellen.
3. Benennung, Hilfetexte und Reihenfolge so gestalten, dass Erfassungsfehler reduziert werden.

10. Änderungen testen, freigeben und betreiben

1. Konfigurationen in geeigneten Umgebungen mit versioniertem Änderungsprotokoll vorbereiten.
2. Fachliche Abnahme, technische Prüfung, Migration bestehender Daten und Rückfallweg koordinieren.
3. Nach Veröffentlichung Nutzung, Fehler, Datenqualität und Prozesswirkung kontrollieren.

Praxisübungen

Konfiguration eines Beispiel-Vaults mit Objektmodell, Wertelisten, Klassen, Pflichtfeldern, Beziehungen, Workflow, Rollenrechten, Vorlage, Ansichten und dokumentierter Abnahme.

Zielgruppe

Business Administratoren, Applikationsverantwortliche, erfahrene Key User, Informationsarchitekten, Qualitätsmanagement und Mitglieder von M-Files-Projektteams.

Voraussetzungen

Sichere Anwenderkenntnisse, Verständnis der betroffenen Geschäftsprozesse und Grundkenntnisse zu Rollen, Dokumentarten und Freigaben.