Seminar Ausstieg aus Microsoft 365 – Strategie und digitale Souveränität

Die Ablösung von Microsoft 365 beginnt mit einer nachvollziehbaren Entscheidung über Arbeitsprozesse, Daten und Betriebsverantwortung. Das Seminar entwickelt eine Migrationsstrategie, die fachliche Anforderungen mit technischer Machbarkeit und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen verbindet. Vollständiger Ausstieg, Teilmigration und zeitlich begrenzter Parallelbetrieb werden an konkreten Nutzungsszenarien bewertet.

Im Mittelpunkt stehen überprüfbare Kriterien für digitale Souveränität: Datenzugriff, Schlüsselkontrolle, offene Schnittstellen, Austauschbarkeit, Betriebsfähigkeit und ein späterer Anbieterwechsel. Ein europäischer Unternehmenssitz oder die Verfügbarkeit von Quellcode allein ersetzt diese Prüfung nicht. Die Fallarbeit führt zu einer begründeten Zielentscheidung mit Pilotumfang, Verantwortlichkeiten und messbaren Freigabekriterien.

Inhaltsübersicht

• Abhängigkeiten und Handlungsbedarf
• Souveränität und Zielmodelle
• Wirtschaftlichkeit und Projektorganisation
• Pilot und Entscheidungsvorlage

Seminarinhalte

Abhängigkeiten und Handlungsbedarf

• Arbeitsprozesse den Diensten Exchange Online, OneDrive, SharePoint, Teams und Entra ID zuordnen; technische und organisatorische Bindungen unterscheiden.
• Verdeckte Abhängigkeiten durch Office-Makros, Geräteverwaltung, Fachanwendungen, Power Platform und Dienstkonten in den Entscheidungskatalog aufnehmen.
• Auslöser, Zielgruppen und Erfolgskriterien einer Migration festlegen; nicht migrierbare Sonderfälle als eigene Arbeitspakete behandeln.

Souveränität und Zielmodelle

• Eigenbetrieb, europäisches Hosting und betreute Plattformen anhand von Zugriffsmöglichkeiten, Schlüsselverwaltung, Support und Exit-Fähigkeit vergleichen.
• openDesk als integrierte Plattform und einen modularen Aufbau mit Nextcloud, Open-Xchange, Collabora, Element und Univention gegenüberstellen.
• Funktionsanforderungen gewichten und Ausschlusskriterien formulieren; Verfügbarkeit von Erweiterungen und Betriebsleistungen getrennt bewerten.

Wirtschaftlichkeit und Projektorganisation

• Gesamtkosten aus Einführung, Migration, Parallelbetrieb, Infrastruktur, Support, Schulung und laufendem Betrieb strukturieren.
• Interne Kapazitäten, Betriebsrisiken und Aufwände für Datenbereinigung berücksichtigen; Annahmen durch Bandbreiten statt durch Scheingenauigkeit darstellen.
• Verantwortliche für Daten, Anwendungen, Informationssicherheit, Kommunikation und Abnahme benennen; Entscheidungspunkte im Projekt verankern.

Pilot und Entscheidungsvorlage

• Eine repräsentative Pilotgruppe mit typischen und schwierigen Arbeitsabläufen auswählen; Umfang und Grenzen schriftlich festhalten.
• Bewertungskriterien für Bedienbarkeit, Funktionsabdeckung, Performance und Wiederherstellbarkeit in eine Abnahmematrix übersetzen.
• Eine stufenweise Roadmap mit Rückfalloptionen und begründeten Restabhängigkeiten erstellen; Freigabe oder Überarbeitung des Zielbilds entscheiden.

Praxisübungen

1. Ein fiktives Unternehmen in Dienste, Datenbestände und Geschäftsprozesse zerlegen und die wichtigsten Bindungen erfassen.
2. Zwei Zielmodelle mit einer gewichteten Entscheidungsmatrix vergleichen und die Unterschiede begründen.
3. Ein Kostenmodell mit einem günstigen, einem erwarteten und einem aufwendigen Verlauf ausarbeiten.
4. Pilotumfang, Abnahmekriterien und Entscheidungsvorlage in einem gemeinsamen Review prüfen.

Schulungsumgebung

Die Schulungsumgebung wird vom Kunden bereitgestellt. Für die Fallarbeit werden ein Arbeitsplatz mit Tabellenkalkulation sowie eine anonymisierte oder fiktive Beschreibung der bestehenden Umgebung benötigt. Live-Zugriffe auf Microsoft 365 sind nicht erforderlich.