Seminar Bestandsaufnahme und Migrationsplanung für Microsoft 365

Eine zuverlässige Migration benötigt mehr als eine Liste von Benutzern und Speichergrößen. Das Seminar erfasst die tatsächlich genutzten Dienste einschließlich Berechtigungen, Gastzugriffen, Integrationen und fachlicher Zuständigkeiten. Verwaltungsoberflächen und lesende Abfragen mit PowerShell beziehungsweise Microsoft Graph werden zu einer nachvollziehbaren Bestandsaufnahme verbunden.

Aus dem Inventar entstehen Migrationsgruppen mit klaren Voraussetzungen, Datenverantwortlichen und Abnahmeschritten. Besondere Aufmerksamkeit gilt Daten mit Aufbewahrungsbedarf, großen Einzelobjekten, geteilten Postfächern, historischen Versionen und Anwendungen mit versteckten Cloud-Verbindungen. Die Planung trennt technische Übertragung, fachliche Neugestaltung und gesonderte Archivierung.

Inhaltsübersicht

• Inventarisierung und Zugriffsmodell
• Dienste, Daten und Berechtigungen
• Anwendungen und Sonderabhängigkeiten
• Übertragungsplanung und Kapazität
• Abnahme und Nachweisführung
• Pilotplanung als Fallarbeit

Seminarinhalte

Inventarisierung und Zugriffsmodell

• Umfang der Bestandsaufnahme definieren und lesende Rollen beziehungsweise notwendige API-Berechtigungen gezielt festlegen.
• Benutzer, Gruppen, Gäste, Anwendungen und Dienstkonten über GUI und geeignete Abfragen erfassen; Datenherkunft und Erhebungsgrenzen dokumentieren.
• Exportdateien geschützt ablegen und personenbezogene Daten in der Arbeitsauswertung auf das notwendige Maß reduzieren.

Dienste, Daten und Berechtigungen

• Postfächer, Archive, OneDrive-Bestände, SharePoint-Bibliotheken und Teams-Strukturen nach Eigentümer, Umfang und Nutzung klassifizieren.
• Berechtigungsvererbung, Sonderfreigaben, Ressourcenpostfächer und externe Zugriffe in eine fachlich verständliche Matrix überführen.
• Versionen, Metadaten, Freigabelinks und geschützte Inhalte als eigenständige Migrationsobjekte bewerten.

Anwendungen und Sonderabhängigkeiten

• Power-Automate-Flows, Power Apps, Dataverse, Formularprozesse und individuelle SharePoint-Anwendungen erfassen.
• Makros, Add-ins, OneNote-Bestände, Power-BI-Auswertungen, Copilot-Nutzung und an Entra ID gebundene Fachanwendungen auf Nachfolgebedarf prüfen.
• Intune, Geräteanmeldung, Conditional Access und weitere Sicherheitsdienste in die Planung aufnehmen; separate Umstellungsprojekte begründen.

Übertragungsplanung und Kapazität

• Datenbereinigung, Pilotkopie, Initialübertragung, Änderungsabgleich und Umschaltfenster aufeinander abstimmen.
• Bandbreite, API-Begrenzungen, Objektanzahl und Fehlerraten zur Abschätzung der technischen Laufzeit nutzen.
• Einzelobjekte und Ausnahmen mit eigenem Verfahren versehen; Arbeitspakete und Verantwortlichkeiten pro Migrationswelle definieren.

Abnahme und Nachweisführung

• Abnahmekriterien aus Vollständigkeit, Lesbarkeit, Berechtigungen und fachlicher Nutzbarkeit entwickeln.
• Stichproben, geeignete Hashprüfungen und Objektvergleiche kombinieren; Grenzen unterschiedlicher Quell- und Zielformate berücksichtigen.
• Abweichungen priorisieren und eine eindeutige Freigabe-, Korrektur- oder Rückfallentscheidung ermöglichen.

Pilotplanung als Fallarbeit

• Repräsentative Pilotfälle einschließlich problematischer Dokumente, externer Nutzer und komplexer Kalender auswählen.
• Migrationswellen mit Abhängigkeiten, Kommunikationsschritten und technischen Rückfallpunkten zusammenstellen.
• Planung im Review auf nicht erfasste Bestände, unrealistische Zeitannahmen und fehlende Zuständigkeiten prüfen.

Praxisübungen

1. Ein bereitgestelltes Testinventar mit lesenden Verwaltungsabfragen ergänzen und nach Datenverantwortlichen ordnen.
2. Ein Berechtigungsmodell mit Gruppen, Einzelberechtigungen und Gastzugriffen auswerten.
3. Einen Problemkatalog für Versionshistorien, Office-Automatisierungen und Fachanwendungen erstellen.
4. Pilotkopie und Änderungsabgleich für einen kleinen Datenbestand planen und deren Laufzeit anhand gemessener Werte abschätzen.
5. Eine Migrationswelle mit Freigabekriterien und Abweichungsprotokoll vollständig ausarbeiten.

Schulungsumgebung

Der Kunde stellt einen separaten Microsoft-365-Testmandanten oder vorab abgestimmte, anonymisierte Exporte bereit. Für Live-Abfragen werden freigegebene lesende Rollen, eine geeignete PowerShell-Umgebung und die erforderlichen Zustimmungen benötigt.