Seminar PDV VIS-Suite – Kompaktseminar E-Akte, Prozesse und Administration

Das dreitägige Kompaktseminar vermittelt einen rollenübergreifenden Gesamtüberblick über E-Akte, Vorgangsbearbeitung, Recherche, Posteingang, Workflow, Fachadministration, Rechte und Betrieb. Es eignet sich für Projektteams, die Zusammenhänge verstehen und ein tragfähiges Einführungskonzept entwickeln müssen.

Inhaltsübersicht

1. Zielgruppe
2. Voraussetzungen
3. Lernziele
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Methodik und Qualitätsrahmen

Zielgruppe

Projektleitung, Teilprojektverantwortliche, Key-User, Organisation, Fachadministration, IT-Koordination und Digitalisierung

Voraussetzungen

Kenntnisse der eigenen Organisation und Geschäftsprozesse; VIS-Vorkenntnisse sind nicht erforderlich

Lernziele

• die wesentlichen Bausteine und Rollen der VIS-Suite im Gesamtzusammenhang einordnen
• einen vollständigen E-Akten- und Vorgangsfall praktisch bearbeiten
• fachliche Konfiguration, Rechte, Scan, Workflow und Betrieb aufeinander abstimmen
• Einführungsprioritäten, Tests und Verantwortlichkeiten für ein Projekt ableiten

Seminarinhalte

1. Tag 1: Architektur, Rollen und Arbeitsoberflächen

Systembausteine, Anwenderrollen, Fach- und Systemadministration sowie SmartClient und WebClient werden in einem Gesamtmodell eingeordnet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Architektur, Rollen und Arbeitsoberflächen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Systembausteine, Anwenderrollen, Fach- und Systemadministration sowie SmartClient und WebClient werden in einem Gesamtmodell eingeordnet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

2. Tag 1: Akten, Vorgänge, Dokumente und Metadaten

Objektmodell, Aktenplan, Anlage, Ablage, Versionen, Status und Qualitätsmetadaten werden an einem Musterfall erarbeitet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Akten, Vorgänge, Dokumente und Metadaten“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Objektmodell, Aktenplan, Anlage, Ablage, Versionen, Status und Qualitätsmetadaten werden an einem Musterfall erarbeitet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

3. Tag 1: Recherche und Office-Bearbeitung

Volltext, strukturierte Suche, Trefferprüfung, gültige Fassungen und integrierte Dokumentbearbeitung werden praktisch kombiniert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Recherche und Office-Bearbeitung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Volltext, strukturierte Suche, Trefferprüfung, gültige Fassungen und integrierte Dokumentbearbeitung werden praktisch kombiniert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

4. Tag 2: Posteingang und VIS-Scan

Eingänge werden erfasst, getrennt, geprüft, mit Metadaten versehen und dem richtigen Akten- oder Vorgangskontext zugeordnet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Posteingang und VIS-Scan“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Eingänge werden erfasst, getrennt, geprüft, mit Metadaten versehen und dem richtigen Akten- oder Vorgangskontext zugeordnet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

5. Tag 2: Workflow, Aufgaben und Fristen

Rollen, Arbeitsvorräte, Entscheidungen, Wiedervorlagen, Eskalationen und Abschluss werden in einem einfachen Prozess umgesetzt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Workflow, Aufgaben und Fristen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Rollen, Arbeitsvorräte, Entscheidungen, Wiedervorlagen, Eskalationen und Abschluss werden in einem einfachen Prozess umgesetzt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

6. Tag 2: Mobile und organisationsübergreifende Arbeit

Mobile Prüfung, sichere Freigabe, Vertretung und kontrollierte Übergabe zwischen Verantwortungsbereichen werden eingeordnet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Mobile und organisationsübergreifende Arbeit“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Mobile Prüfung, sichere Freigabe, Vertretung und kontrollierte Übergabe zwischen Verantwortungsbereichen werden eingeordnet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

7. Tag 3: Fachadministration und Vorlagen

Organisation, Gruppen, Rollen, Metadaten, Wertelisten und Vorlagen werden als steuerbare fachliche Konfiguration aufgebaut.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Fachadministration und Vorlagen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Organisation, Gruppen, Rollen, Metadaten, Wertelisten und Vorlagen werden als steuerbare fachliche Konfiguration aufgebaut.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

8. Tag 3: Rechte, Datenschutz und Revision

Minimalprinzip, Vererbung, Sonderzugriff, Protokollierung und Negativtests werden in ein prüfbares Schutzmodell überführt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Rechte, Datenschutz und Revision“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Minimalprinzip, Vererbung, Sonderzugriff, Protokollierung und Negativtests werden in ein prüfbares Schutzmodell überführt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

9. Tag 3: Betrieb, Integration und Weiterentwicklung

Systembetrieb, Cloud-Szenarien, Schnittstellen, Release-Verfahren, Automation und KI werden mit ihren Projektabhängigkeiten bewertet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Betrieb, Integration und Weiterentwicklung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Systembetrieb, Cloud-Szenarien, Schnittstellen, Release-Verfahren, Automation und KI werden mit ihren Projektabhängigkeiten bewertet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

10. Tag 3: Einführungsplan und Abnahme

Prioritäten, Lernpfade, Verantwortungsmatrix, Pilotfall, Testkatalog und nächste Umsetzungsschritte werden festgelegt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Einführungsplan und Abnahme“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Prioritäten, Lernpfade, Verantwortungsmatrix, Pilotfall, Testkatalog und nächste Umsetzungsschritte werden festgelegt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

Praxisübungen

• Durchgängige Bearbeitung eines Musterfalls vom Eingang bis zum Abschluss
• Konfiguration eines kleinen Rollen-, Metadaten- und Vorlagenmodells
• Erstellung eines priorisierten Einführungs- und Testplans

Methodik und Qualitätsrahmen

Kurze Fachimpulse, moderierte Demonstrationen und aufeinander aufbauende Übungen wechseln sich ab. Jeder Konfigurations- oder Bearbeitungsschritt wird zunächst an einem Referenzfall erklärt, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit einer Prüfliste kontrolliert.

Für die Qualitätssicherung werden Rollen, Ausgangsdaten, erwartete Ergebnisse, Negativfälle und Abnahmekriterien vor der Übung festgelegt. Änderungen und Entscheidungen werden so dokumentiert, dass der Ablauf in einer weiteren Umgebung oder durch eine andere verantwortliche Stelle reproduziert werden kann.