Seminar PDV VIS-Suite – Recherche, Metadaten und Office-Integration

Das Seminar steigert die Arbeitsqualität beim Wiederfinden, Prüfen und Weiterbearbeiten von Informationen. Strukturierte Metadaten, kombinierte Suchstrategien, Trefferlisten, Versionen sowie integrierte Office- und kollaborative Bearbeitung werden an realistischen Rechercheaufträgen geübt.

Inhaltsübersicht

1. Zielgruppe
2. Voraussetzungen
3. Lernziele
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Methodik und Qualitätsrahmen

Zielgruppe

Sachbearbeitung, Registratur, Assistenz, Key-User und Beschäftigte mit hohem Recherche- oder Dokumentbearbeitungsanteil

Voraussetzungen

Grundlegende Anwenderkenntnisse der VIS-Suite

Lernziele

• Metadaten so pflegen, dass Ablage, Recherche und Auswertung zuverlässig funktionieren
• Suchstrategien aus Volltext, Feldern, Zeiträumen, Filtern und Beziehungen kombinieren
• Trefferlisten nachvollziehbar bewerten und Ergebnisse kontrolliert weiterverwenden
• Office-Dokumente und gemeinsame Bearbeitungsstände versionssicher handhaben

Seminarinhalte

1. Metadatenqualität als Suchgrundlage

Benennung, Dokumentart, Betreff, Beteiligte, Zeitraum und fachliche Schlüssel werden nach einheitlichen Qualitätsregeln gepflegt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Metadatenqualität als Suchgrundlage“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Benennung, Dokumentart, Betreff, Beteiligte, Zeitraum und fachliche Schlüssel werden nach einheitlichen Qualitätsregeln gepflegt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

2. Schnellsuche und Volltext

Suchbegriffe, Wortvarianten, Phrasen und Ergebnisbreite werden zielgerichtet eingesetzt und bewertet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Schnellsuche und Volltext“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Suchbegriffe, Wortvarianten, Phrasen und Ergebnisbreite werden zielgerichtet eingesetzt und bewertet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

3. Strukturierte Feldsuche

Metadatenfelder, Wertelisten, Datumsbereiche, Zuständigkeiten und Objektarten werden zu präzisen Abfragen kombiniert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Strukturierte Feldsuche“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Metadatenfelder, Wertelisten, Datumsbereiche, Zuständigkeiten und Objektarten werden zu präzisen Abfragen kombiniert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

4. Akten- und beziehungsbezogene Recherche

Übergeordnete Akten, Vorgänge, Verweise, Versionen und verbundene Objekte werden in die Suche einbezogen.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Akten- und beziehungsbezogene Recherche“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Übergeordnete Akten, Vorgänge, Verweise, Versionen und verbundene Objekte werden in die Suche einbezogen.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

5. Filter und Trefferlisten

Sortierung, Spalten, Filter, Gruppierung und gespeicherte Suchmuster werden für wiederkehrende Aufgaben eingerichtet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Filter und Trefferlisten“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Sortierung, Spalten, Filter, Gruppierung und gespeicherte Suchmuster werden für wiederkehrende Aufgaben eingerichtet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

6. Bewertung und Nachweis

Treffer werden auf Aktualität, gültige Version, Berechtigung, Kontext und Vollständigkeit geprüft.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Bewertung und Nachweis“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Treffer werden auf Aktualität, gültige Version, Berechtigung, Kontext und Vollständigkeit geprüft.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

7. Office-Integration und Versionierung

Dokumente werden aus der Akte bearbeitet, korrekt gespeichert, versioniert und gegen parallele Änderungen abgesichert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Office-Integration und Versionierung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Dokumente werden aus der Akte bearbeitet, korrekt gespeichert, versioniert und gegen parallele Änderungen abgesichert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

8. Kollaborative Bearbeitung

Gemeinsame Bearbeitungsfälle werden mit Rollen, Kommentaren, Freigaben und eindeutiger gültiger Fassung organisiert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Kollaborative Bearbeitung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Gemeinsame Bearbeitungsfälle werden mit Rollen, Kommentaren, Freigaben und eindeutiger gültiger Fassung organisiert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

9. Recherchefall

Ein komplexer Informationsauftrag wird mit mehreren Suchwegen gelöst und nachvollziehbar dokumentiert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Recherchefall“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Ein komplexer Informationsauftrag wird mit mehreren Suchwegen gelöst und nachvollziehbar dokumentiert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

Praxisübungen

• Aufbau einer kombinierten Suche mit Feldern, Volltext und Zeitraum
• Prüfung mehrerer Dokumentversionen auf Gültigkeit und Kontext
• Bearbeitung eines Office-Dokuments mit kontrollierter Version und Freigabe

Methodik und Qualitätsrahmen

Kurze Fachimpulse, moderierte Demonstrationen und aufeinander aufbauende Übungen wechseln sich ab. Jeder Konfigurations- oder Bearbeitungsschritt wird zunächst an einem Referenzfall erklärt, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit einer Prüfliste kontrolliert.

Für die Qualitätssicherung werden Rollen, Ausgangsdaten, erwartete Ergebnisse, Negativfälle und Abnahmekriterien vor der Übung festgelegt. Änderungen und Entscheidungen werden so dokumentiert, dass der Ablauf in einer weiteren Umgebung oder durch eine andere verantwortliche Stelle reproduziert werden kann.