Seminar PDV VIS-Suite – Posteingang und Erfassung mit VIS-Scan

Das Anwenderseminar behandelt die qualitätsgesicherte Übernahme papiergebundener und digitaler Eingänge. Scanprofile, Bildkontrolle, Dokumenttrennung, Metadatenprüfung, Zuordnung, Nachbearbeitung und Übergabe in Akte oder Prozess werden als durchgängige Eingangsstrecke trainiert.

Inhaltsübersicht

1. Zielgruppe
2. Voraussetzungen
3. Lernziele
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Methodik und Qualitätsrahmen

Zielgruppe

Poststelle, Scan- und Erfassungsarbeitsplätze, Registratur, Sachbearbeitung und Key-User

Voraussetzungen

Grundkenntnisse der organisationsinternen Posteingangs- und Ablageprozesse

Lernziele

• Eingangskanäle und Bearbeitungswege eindeutig unterscheiden
• Dokumente mit geeigneten Profilen vollständig und lesbar erfassen
• Trennung, Metadaten und Zuordnung systematisch kontrollieren
• Fehlerfälle nach festgelegten Qualitäts- und Nachbearbeitungsregeln behandeln

Seminarinhalte

1. Eingangskanäle und Arbeitsvorrat

Papier, Datei, zentrale Poststelle und dezentrale Erfassung werden mit Zuständigkeiten und Prioritäten verbunden.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Eingangskanäle und Arbeitsvorrat“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Papier, Datei, zentrale Poststelle und dezentrale Erfassung werden mit Zuständigkeiten und Prioritäten verbunden.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

2. Scanprofile und Vorbereitung

Dokumentart, Farbe, Auflösung, Duplex, Seitengröße und vorbereitende Sortierung werden passend ausgewählt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Scanprofile und Vorbereitung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Dokumentart, Farbe, Auflösung, Duplex, Seitengröße und vorbereitende Sortierung werden passend ausgewählt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

3. Erfassung und Bildkontrolle

Vollständigkeit, Reihenfolge, Lesbarkeit, Ausrichtung und leere Seiten werden unmittelbar nach der Erfassung geprüft.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Erfassung und Bildkontrolle“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Vollständigkeit, Reihenfolge, Lesbarkeit, Ausrichtung und leere Seiten werden unmittelbar nach der Erfassung geprüft.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

4. Dokumenttrennung und Zusammenführung

Trennblätter, Barcodes, Stapelgrenzen und manuelle Korrekturen werden für eindeutige Dokumenteinheiten eingesetzt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Dokumenttrennung und Zusammenführung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Trennblätter, Barcodes, Stapelgrenzen und manuelle Korrekturen werden für eindeutige Dokumenteinheiten eingesetzt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

5. Metadaten und Erkennungsergebnisse

Ermittelte Werte werden gegen Original, Pflichtfelder, Wertelisten und fachliche Plausibilität geprüft.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Metadaten und Erkennungsergebnisse“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Ermittelte Werte werden gegen Original, Pflichtfelder, Wertelisten und fachliche Plausibilität geprüft.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

6. Zuordnung zu Akte und Vorgang

Aktenzeichen, Dokumentart, Zuständigkeit und Bearbeitungsprozess werden kontrolliert ausgewählt oder neu angelegt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Zuordnung zu Akte und Vorgang“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Aktenzeichen, Dokumentart, Zuständigkeit und Bearbeitungsprozess werden kontrolliert ausgewählt oder neu angelegt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

7. Fehler- und Nachbearbeitung

Unlesbare Seiten, Mehrfacheingang, falsche Trennung, fehlende Zuordnung und technische Abbrüche werden nach Regeln bearbeitet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Fehler- und Nachbearbeitung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Unlesbare Seiten, Mehrfacheingang, falsche Trennung, fehlende Zuordnung und technische Abbrüche werden nach Regeln bearbeitet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

8. Übergabe und Qualitätssicherung

Freigabe, Weiterleitung, Stichprobe, Nachweis und Behandlung der Papieroriginale werden abgeschlossen.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Übergabe und Qualitätssicherung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Freigabe, Weiterleitung, Stichprobe, Nachweis und Behandlung der Papieroriginale werden abgeschlossen.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

Praxisübungen

• Erfassung eines gemischten Stapels mit mehreren Dokumentarten
• Korrektur einer fehlerhaften Trennung und unvollständiger Metadaten
• Übergabe eines Eingangs in einen vorbereiteten Akten- und Workflowfall

Methodik und Qualitätsrahmen

Kurze Fachimpulse, moderierte Demonstrationen und aufeinander aufbauende Übungen wechseln sich ab. Jeder Konfigurations- oder Bearbeitungsschritt wird zunächst an einem Referenzfall erklärt, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit einer Prüfliste kontrolliert.

Für die Qualitätssicherung werden Rollen, Ausgangsdaten, erwartete Ergebnisse, Negativfälle und Abnahmekriterien vor der Übung festgelegt. Änderungen und Entscheidungen werden so dokumentiert, dass der Ablauf in einer weiteren Umgebung oder durch eine andere verantwortliche Stelle reproduziert werden kann.