Seminar PDV VIS-Suite – Lebenszyklus, Fristen und Aussonderung

Das Seminar überführt fachliche und rechtliche Vorgaben in einen kontrollierten Lebenszyklus für elektronische Akten, Vorgänge und Dokumente. Aufbewahrung, Fristbeginn, Schutzvermerke, Aussonderung, Übergabe, Löschung und Nachweisführung werden als zusammenhängender Prozess gestaltet.

Inhaltsübersicht

1. Zielgruppe
2. Voraussetzungen
3. Lernziele
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Methodik und Qualitätsrahmen

Zielgruppe

Registratur, Fachadministration, Records Management, Datenschutz, Archivverantwortliche, Organisation und Projektleitung

Voraussetzungen

Grundkenntnisse des Akten- und Dokumentenmanagements sowie der organisationsinternen Aufbewahrungsregeln

Lernziele

• Lebenszyklusregeln aus Aktenplan, Objektart und Ereignissen nachvollziehbar ableiten
• Fristen, Sperren und Schutzbedarfe kontrolliert anwenden
• Aussonderungs-, Übergabe- und Löschprozesse mit definierten Prüfschritten gestalten
• Nachweise, Rollen und Qualitätssicherung für den Regelbetrieb etablieren

Seminarinhalte

1. Lebenszyklusmodell und Verantwortlichkeiten

Entstehung, Bearbeitung, Abschluss, Aufbewahrung, Aussonderung und endgültige Behandlung werden mit klaren Rollen verbunden.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Lebenszyklusmodell und Verantwortlichkeiten“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Entstehung, Bearbeitung, Abschluss, Aufbewahrung, Aussonderung und endgültige Behandlung werden mit klaren Rollen verbunden.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

2. Bewertungs- und Aufbewahrungsregeln

Aktenarten, Fristen, Rechtsgrundlagen und organisatorische Vorgaben werden in ein konsistentes Regelwerk übersetzt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Bewertungs- und Aufbewahrungsregeln“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Aktenarten, Fristen, Rechtsgrundlagen und organisatorische Vorgaben werden in ein konsistentes Regelwerk übersetzt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

3. Fristbeginn und Ereignissteuerung

Abschluss, letzte Bearbeitung, Vertragsende und andere auslösende Ereignisse werden eindeutig definiert und geprüft.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Fristbeginn und Ereignissteuerung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Abschluss, letzte Bearbeitung, Vertragsende und andere auslösende Ereignisse werden eindeutig definiert und geprüft.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

4. Sperren, Schutzvermerke und Aufbewahrungshindernisse

Rechtsstreit, Prüfung, Beweissicherung und besondere Schutzbedarfe werden als kontrollierte Ausnahmen behandelt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Sperren, Schutzvermerke und Aufbewahrungshindernisse“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Rechtsstreit, Prüfung, Beweissicherung und besondere Schutzbedarfe werden als kontrollierte Ausnahmen behandelt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

5. Aussonderungsvorbereitung

Fällige Objekte werden ermittelt, auf Vollständigkeit geprüft, in Lose gegliedert und zur Bewertung bereitgestellt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Aussonderungsvorbereitung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Fällige Objekte werden ermittelt, auf Vollständigkeit geprüft, in Lose gegliedert und zur Bewertung bereitgestellt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

6. Bewertung und Entscheidungswege

Anbieten, Übernehmen, Verlängern und Vernichten werden mit Zuständigkeiten und Freigabepunkten abgebildet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Bewertung und Entscheidungswege“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Anbieten, Übernehmen, Verlängern und Vernichten werden mit Zuständigkeiten und Freigabepunkten abgebildet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

7. Übergabe und Nachweis

Metadaten, Dokumente, Strukturinformationen und Prüfsummen werden vollständig übergeben und protokolliert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Übergabe und Nachweis“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Metadaten, Dokumente, Strukturinformationen und Prüfsummen werden vollständig übergeben und protokolliert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

8. Löschung und technische Bereinigung

Freigegebene Löschungen werden kontrolliert ausgeführt, auf abhängige Objekte geprüft und nachvollziehbar bestätigt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Löschung und technische Bereinigung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Freigegebene Löschungen werden kontrolliert ausgeführt, auf abhängige Objekte geprüft und nachvollziehbar bestätigt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

9. Qualitätssicherung und Regelbetrieb

Stichproben, Kennzahlen, Fehlerbehandlung, Regelwerksänderung und periodische Kontrolle werden operationalisiert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Qualitätssicherung und Regelbetrieb“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Stichproben, Kennzahlen, Fehlerbehandlung, Regelwerksänderung und periodische Kontrolle werden operationalisiert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

Praxisübungen

• Erstellung einer Fristenmatrix für mehrere Aktenarten
• Simulation eines Aussonderungslaufs mit Sperr- und Ausnahmefall
• Entwurf eines Prüf- und Nachweisprotokolls für Übergabe und Löschung

Methodik und Qualitätsrahmen

Kurze Fachimpulse, moderierte Demonstrationen und aufeinander aufbauende Übungen wechseln sich ab. Jeder Konfigurations- oder Bearbeitungsschritt wird zunächst an einem Referenzfall erklärt, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit einer Prüfliste kontrolliert.

Für die Qualitätssicherung werden Rollen, Ausgangsdaten, erwartete Ergebnisse, Negativfälle und Abnahmekriterien vor der Übung festgelegt. Änderungen und Entscheidungen werden so dokumentiert, dass der Ablauf in einer weiteren Umgebung oder durch eine andere verantwortliche Stelle reproduziert werden kann.