Seminar PDV VIS-Suite – Workflow, Vorgänge und Aufgabensteuerung

Das Seminar gestaltet nachvollziehbare Vorgangs- und Aufgabenabläufe in der VIS-Suite. Rollen, Status, Vorlagen, Fristen, Entscheidungen, parallele Bearbeitung, Eskalationen, Fehlerfälle, Tests und betriebliche Kennzahlen werden an einem vollständigen Prozessfall umgesetzt.

Inhaltsübersicht

1. Zielgruppe
2. Voraussetzungen
3. Lernziele
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Methodik und Qualitätsrahmen

Zielgruppe

Fachbereiche, Key-User, Prozessmanagement, Fachadministration, Organisation und Projektteams

Voraussetzungen

Sichere Anwenderkenntnisse sowie Kenntnis der zu unterstützenden Geschäftsprozesse

Lernziele

• fachliche Abläufe in klare Vorgangs-, Status- und Aufgabenmodelle übersetzen
• Zuständigkeiten, Fristen, Entscheidungen und parallele Bearbeitung kontrolliert konfigurieren
• Ausnahmen, Rückfragen und Eskalationen ohne Verlust der Nachvollziehbarkeit behandeln
• Workflows mit realistischen Rollen- und Fehlerfällen testen und weiterentwickeln

Seminarinhalte

1. Prozessaufnahme und Zielbild

Auslöser, Ergebnis, Beteiligte, Varianten, Durchlaufzeit und Nachweisanforderungen werden vor der Umsetzung festgelegt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Prozessaufnahme und Zielbild“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Auslöser, Ergebnis, Beteiligte, Varianten, Durchlaufzeit und Nachweisanforderungen werden vor der Umsetzung festgelegt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

2. Vorgangsmodell und Status

Vorgangstypen, Bearbeitungsphasen, Statusübergänge, Abschluss und Wiederaufnahme werden eindeutig beschrieben.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Vorgangsmodell und Status“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Vorgangstypen, Bearbeitungsphasen, Statusübergänge, Abschluss und Wiederaufnahme werden eindeutig beschrieben.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

3. Rollen und Arbeitsvorräte

Bearbeitungsrollen, Gruppen, persönliche Aufgaben, Vertretung und Zuständigkeitsfindung werden organisiert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Rollen und Arbeitsvorräte“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Bearbeitungsrollen, Gruppen, persönliche Aufgaben, Vertretung und Zuständigkeitsfindung werden organisiert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

4. Aufgaben, Vorlagen und Bearbeitungsschritte

Aufgabentexte, Eingaben, Dokumentvorlagen, Prüfpunkte und erwartete Ergebnisse werden standardisiert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Aufgaben, Vorlagen und Bearbeitungsschritte“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Aufgabentexte, Eingaben, Dokumentvorlagen, Prüfpunkte und erwartete Ergebnisse werden standardisiert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

5. Fristen und Wiedervorlagen

Beginn, Fälligkeit, Erinnerung, Wiedervorlage und Eskalation werden mit Arbeitskalender und Verantwortlichkeit verbunden.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Fristen und Wiedervorlagen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Beginn, Fälligkeit, Erinnerung, Wiedervorlage und Eskalation werden mit Arbeitskalender und Verantwortlichkeit verbunden.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

6. Entscheidungen und Verzweigungen

Bedingungen, Freigaben, Ablehnungen, Rückfragen, parallele Pfade und Zusammenführung werden vollständig modelliert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Entscheidungen und Verzweigungen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Bedingungen, Freigaben, Ablehnungen, Rückfragen, parallele Pfade und Zusammenführung werden vollständig modelliert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

7. Dokumente und Metadaten im Vorgang

Erzeugung, Zuordnung, Pflichtunterlagen, Statusbezug und fachliche Daten werden in die Aufgabensteuerung eingebunden.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Dokumente und Metadaten im Vorgang“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Erzeugung, Zuordnung, Pflichtunterlagen, Statusbezug und fachliche Daten werden in die Aufgabensteuerung eingebunden.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

8. Ausnahmen und Korrekturen

Fehlende Unterlagen, falsche Zuständigkeit, technische Störung, Abbruch und erneute Bearbeitung werden kontrolliert behandelt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Ausnahmen und Korrekturen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Fehlende Unterlagen, falsche Zuständigkeit, technische Störung, Abbruch und erneute Bearbeitung werden kontrolliert behandelt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

9. Test und Abnahme

Rollenwechsel, Fristfall, Ablehnung, Rückfrage, Parallelpfad und Fehlerfall werden mit erwarteten Ergebnissen getestet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Test und Abnahme“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Rollenwechsel, Fristfall, Ablehnung, Rückfrage, Parallelpfad und Fehlerfall werden mit erwarteten Ergebnissen getestet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

10. Betrieb und Optimierung

Durchlaufzeiten, Rückstände, Abbrüche, Nachbearbeitung und Änderungsbedarf werden anhand geeigneter Kennzahlen bewertet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Betrieb und Optimierung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Durchlaufzeiten, Rückstände, Abbrüche, Nachbearbeitung und Änderungsbedarf werden anhand geeigneter Kennzahlen bewertet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

11. Workflowprojekt

Ein vollständiger Vorgang wird konzipiert, umgesetzt, getestet und mit Betriebsregeln versehen.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Workflowprojekt“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Ein vollständiger Vorgang wird konzipiert, umgesetzt, getestet und mit Betriebsregeln versehen.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

Praxisübungen

• Modellierung eines Vorgangs mit mehreren Rollen und Status
• Einbau von Frist, Wiedervorlage, Entscheidung und Eskalation
• Durchführung eines End-to-End-Tests einschließlich Ausnahmefall

Methodik und Qualitätsrahmen

Kurze Fachimpulse, moderierte Demonstrationen und aufeinander aufbauende Übungen wechseln sich ab. Jeder Konfigurations- oder Bearbeitungsschritt wird zunächst an einem Referenzfall erklärt, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit einer Prüfliste kontrolliert.

Für die Qualitätssicherung werden Rollen, Ausgangsdaten, erwartete Ergebnisse, Negativfälle und Abnahmekriterien vor der Übung festgelegt. Änderungen und Entscheidungen werden so dokumentiert, dass der Ablauf in einer weiteren Umgebung oder durch eine andere verantwortliche Stelle reproduziert werden kann.