Seminar regisafe – Workflow: Prozesse modellieren und automatisieren

Seminarprofil

Ein Workflow digitalisiert nicht automatisch einen schlechten Prozess. Das Seminar beginnt daher mit fachlicher Vereinfachung und führt erst danach zur kontrollierten Konfiguration und zum stabilen Betrieb.

Didaktische Einordnung: Zwei Tage sind erforderlich, weil ein vollständiger Prozess von der Aufnahme über Konfiguration und Test bis zu Monitoring und Änderung praktisch umgesetzt wird.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Lernziele
3. Zielgruppe
4. Voraussetzungen
5. Schrittweise Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Empfohlener Lernpfad

Lernziele

• geeignete Prozesse analysieren und vereinfachen
• Aufgaben, Rollen, Bedingungen und Fristen korrekt konfigurieren
• Ausnahmen und Eskalationen robust behandeln
• Workflows testen, freigeben und kontrolliert weiterentwickeln

Zielgruppe

Anwendungsbetreuung, Administration, Prozessmanagement, Digitalisierungsbeauftragte und fachliche Workflow-Verantwortliche.

Voraussetzungen

Umfassende regisafe-Kenntnisse, E-Aktenverständnis und Grundlagen der Administration; Zugriff auf eine Workflow-Testumgebung.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Schritt 1: Prozess auswählen
   Wiederholbarkeit, Fallzahl, Regeln, Medienbrüche und Nutzen werden als Eignungskriterien bewertet.
2. Schritt 2: Ist-Prozess aufnehmen
   Auslöser, Aufgaben, Rollen, Informationen, Entscheidungen, Fristen und Ausnahmen werden vollständig dokumentiert.
3. Schritt 3: Soll-Prozess vereinfachen
   Unnötige Schleifen, Doppelprüfungen und unklare Zuständigkeiten werden vor der technischen Umsetzung beseitigt.
4. Schritt 4: Workflow starten
   Manuelle und automatische Startbedingungen sowie benötigte Eingabedaten werden festgelegt.
5. Schritt 5: Aufgaben und Rollen konfigurieren
   Bearbeitung, Prüfung, Freigabe, Vertretung und organisatorische Zuweisung werden eindeutig abgebildet.
6. Schritt 6: Bedingungen und Verzweigungen bauen
   Metadaten, Entscheidungen und Statuswerte steuern alternative oder parallele Pfade.
7. Schritt 7: Fristen und Eskalationen ergänzen
   Fälligkeit, Erinnerung, Vertretung und Eskalationsstufe werden mit nachvollziehbaren Regeln versehen.
8. Schritt 8: Dokumente und Aktionen automatisieren
   Schriftstücke, Stempel, Statuswechsel, Versand und weitere Systemaktionen werden kontrolliert eingebunden.
9. Schritt 9: Ausnahmen beherrschen
   Abbruch, Rückgabe, fehlende Daten, technische Fehler und manuelle Übernahme erhalten definierte Behandlung.
10. Schritt 10: Testfälle durchführen
    Normalfall, Grenzfall, Rechtefehler, Vertretung und technische Störung werden mit erwarteten Ergebnissen geprüft.
11. Schritt 11: Freigabe und Versionierung steuern
    Dokumentation, Abnahme, Aktivierung, Änderung und Rückfall auf eine stabile Version werden organisiert.
12. Schritt 12: Betrieb überwachen
    Offene Aufgaben, Durchlaufzeiten, Abbrüche, Eskalationen und Verbesserungsvorschläge werden regelmäßig ausgewertet.

Praxisübungen

• Modellierung und Konfiguration eines Freigabeworkflows
• Test eines Eskalations- und Vertretungsfalls
• Auswertung eines fehlerhaften Durchlaufs mit Prozessverbesserung

Empfohlener Lernpfad

Empfohlen nach Administration und E-Akte. Ergänzend eignen sich Objektdesigner, Online-Anträge und E-Rechnung.