Seminar Silverpeas Administration – Bereiche, Anwendungen und Governance

Eine tragfähige Silverpeas-Umgebung benötigt mehr als einzelne Anwendungen. Bereiche, Unterbereiche, Verantwortlichkeiten und Regeln müssen so zusammenspielen, dass Inhalte auffindbar, Zuständigkeiten klar und Erweiterungen kontrollierbar bleiben.

Inhaltsübersicht

1. Lernziele und Arbeitsrahmen
2. Strukturprinzipien für Bereiche
3. Anwendungen passend auswählen
4. Konfiguration und Standardisierung
5. Rollen und Verantwortlichkeiten
6. Lebenszyklus von Bereichen und Anwendungen
7. Governance-Audit und Optimierung
8. Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele und Arbeitsrahmen

• Bereichsstrukturen aus Organisation, Prozessen und Zielgruppen ableiten.
• Anwendungen nach Nutzungsfall auswählen und konsistent konfigurieren.
• Namens-, Rollen- und Metadatenstandards festlegen.
• Vorlagen für wiederkehrende Arbeitsräume und Projekte entwickeln.
• Lebenszyklusregeln für Aufbau, Betrieb, Archivierung und Rückbau etablieren.
• Governance-Prüfungen mit messbaren Kriterien durchführen.

Zielgruppe: Silverpeas-Administration, Intranet- und Collaboration-Verantwortung, Informationsarchitektur, Fachbereichskoordination und Plattform-Governance.

Voraussetzungen: Grundkenntnisse der Silverpeas-Navigation und ein Verständnis organisatorischer Verantwortlichkeiten.

1. Strukturprinzipien für Bereiche

Die Struktur wird aus Informationsbedarf und Verantwortlichkeit statt aus zufälligen Organigrammabbildern entwickelt.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Zielgruppen, Aufgaben, Inhalte und erwartete Zusammenarbeit je Bereich erfassen.
2. Dauerhafte Organisationsbereiche von zeitlich begrenzten Projektbereichen trennen.
3. Unterbereichstiefe, Navigation und Eigentümerschaft begrenzen und dokumentieren.
4. Eine Entscheidungsmatrix für neue Bereiche und Unterbereiche festlegen.

Praxisauftrag

Aus drei widersprüchlichen Strukturvorschlägen wird ein konsistenter Bereichsbaum mit begründeten Regeln entwickelt.

2. Anwendungen passend auswählen

Mehr als dreißig verfügbare Anwendungen werden nicht pauschal aktiviert, sondern aus dem jeweiligen Arbeitsziel abgeleitet.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Nutzungsfälle in Kommunikation, Dokumentenarbeit, Wissen, Projektarbeit und Prozessen klassifizieren.
2. Funktionale Überschneidungen zwischen Anwendungen sichtbar machen.
3. Minimalumfang, optionale Ergänzungen und nicht benötigte Anwendungen je Bereich bestimmen.
4. Pilotkriterien und Abnahmepunkte für neue Anwendungen festlegen.

Praxisauftrag

Für Redaktion, Projektteam und Servicebereich wird jeweils ein schlanker Anwendungssatz mit Begründung zusammengestellt.

3. Konfiguration und Standardisierung

Anwendungsparameter, Benennungen und Metadaten werden so standardisiert, dass wiederkehrende Arbeitsweisen entstehen.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Titel, Kurzbezeichnungen, Beschreibungen und verantwortliche Rollen vereinheitlichen.
2. Metadatenfelder, Statuswerte und Benachrichtigungen je Anwendung festlegen.
3. Vorlagen und Basiskonfigurationen für typische Bereichstypen definieren.
4. Abweichungen als dokumentierte Ausnahmen statt als stillen Sonderfall behandeln.

Praxisauftrag

Eine Projektbereichsvorlage wird mit Anwendungen, Rollen, Metadaten und Qualitätskriterien aufgebaut.

4. Rollen und Verantwortlichkeiten

Governance wird durch konkrete Rollen, Entscheidungsrechte und Eskalationswege operationalisiert.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Bereichseigentum, Anwendungsverantwortung, Redaktion und technische Administration trennen.
2. Freigabe- und Änderungsrechte je Rolle festlegen.
3. Vertretungen und Übergaben für kritische Rollen einrichten.
4. Verantwortungsmatrix und Eskalationsweg für Konflikte dokumentieren.

Praxisauftrag

Für einen bereichsübergreifenden Arbeitsraum wird eine Verantwortungsmatrix erstellt und mit Testrollen umgesetzt.

5. Lebenszyklus von Bereichen und Anwendungen

Aufbau, Änderung, Stilllegung und Archivierung werden als standardisierte Prozesse behandelt.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Antrag und Zweck eines neuen Bereichs nachvollziehbar erfassen.
2. Pilot, Freigabe und Übergabe in den Regelbetrieb definieren.
3. Nutzung, Eigentümerschaft und Aktualität regelmäßig kontrollieren.
4. Archivierung, Datenaufbewahrung und kontrollierten Rückbau planen.

Praxisauftrag

Ein ausgelaufenes Projekt wird vom aktiven Bereich in einen geordneten Abschluss- und Archivierungszustand überführt.

6. Governance-Audit und Optimierung

Die Plattformstruktur wird anhand messbarer Kriterien und nicht nur nach subjektivem Eindruck bewertet.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Bereiche ohne Eigentümer, veraltete Anwendungen und unklare Rollen identifizieren.
2. Benennungen, Navigation, Metadaten und Nutzung gegen Standards prüfen.
3. Verbesserungen nach Risiko, Reichweite und Aufwand priorisieren.
4. Maßnahmen, Verantwortliche und Kontrolltermine in einem Auditprotokoll festhalten.

Praxisauftrag

Ein vorbereiteter Plattform-Ausschnitt wird auditiert und in einen priorisierten Verbesserungsplan überführt.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurations- oder Bearbeitungsschritte, Praxisaufträge und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen. Dadurch bleiben die erarbeiteten Abläufe reproduzierbar und können als Grundlage für interne Standards, Runbooks oder Redaktionsleitfäden verwendet werden.