Seminar Silverpeas Intranet-Konzeption – Informationsarchitektur und Einführung

Das Seminar entwickelt ein fachliches und organisatorisches Zielbild vor der technischen Umsetzung. Struktur, Anwendungen, Inhalte, Rollen und Einführung werden aus realen Nutzungsszenarien abgeleitet und in eine priorisierte Roadmap überführt.

Inhaltsübersicht

1. Lernziele und Arbeitsrahmen
2. Ziele, Nutzen und Grenzen
3. Zielgruppen und Nutzungsszenarien
4. Informationsarchitektur und Navigation
5. Anwendungskatalog und Governance
6. Pilot, Migration und Einführung
7. Roadmap und Steuerung
8. Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele und Arbeitsrahmen

• Geschäftsziele und messbare Intranet-Nutzenkriterien formulieren.
• Zielgruppen, Aufgaben und Informationsbedarfe analysieren.
• Bereichsstruktur, Navigation und Anwendungsmix entwerfen.
• Content- und Plattform-Governance festlegen.
• Pilot, Migration und Qualifizierung realistisch planen.
• Rollout und Erfolgsmessung in einer Roadmap verankern.

Zielgruppe: Intranet- und Digital-Workplace-Verantwortung, Kommunikation, Organisationsentwicklung, Informationsarchitektur, Projektleitung und Fachbereichsvertretung.

Voraussetzungen: Kenntnis der organisatorischen Ziele und wesentlichen internen Informations- und Zusammenarbeitsprozesse.

1. Ziele, Nutzen und Grenzen

Ein Intranetprojekt beginnt mit konkreten Arbeitsverbesserungen statt mit einer Funktionsliste.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Strategische Ziele und wiederkehrende Reibungsverluste erfassen.
2. Nutzenhypothesen für Kommunikation, Dokumente, Wissen und Prozesse formulieren.
3. Nichtziele und Abgrenzung zu Fachsystemen festlegen.
4. Messgrößen für Nutzung, Qualität, Aktualität und Prozessverbesserung definieren.

Praxisauftrag

Aus einer unscharfen Projektidee wird ein Ziel- und Messsystem mit klarer Abgrenzung entwickelt.

2. Zielgruppen und Nutzungsszenarien

Personas werden durch konkrete Aufgaben, Informationsbedarf und Zugriffsbedingungen operationalisiert.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Zielgruppen, Rollen, Standorte und Endgeräte erfassen.
2. Wichtige Informations- und Zusammenarbeitsaufgaben beschreiben.
3. Häufigkeit, Dringlichkeit und bestehende Medienbrüche bewerten.
4. Szenarien nach Nutzen und Umsetzbarkeit priorisieren.

Praxisauftrag

Für mehrere Zielgruppen werden priorisierte Nutzungsszenarien mit Akzeptanzkriterien erstellt.

3. Informationsarchitektur und Navigation

Bereiche und Navigation werden aus Nutzeraufgaben, Verantwortlichkeiten und stabilen Themen abgeleitet.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Inhalte und Funktionen in stabile Themen- und Arbeitsbereiche clustern.
2. Organisations-, Prozess- und Projektsicht gegeneinander abwägen.
3. Navigationstiefe, Benennung und Querverbindungen festlegen.
4. Struktur mit Karten- oder Aufgabentests gegen Nutzererwartungen prüfen.

Praxisauftrag

Ein Bereichsbaum wird entworfen und anhand typischer Such- und Navigationsaufgaben überarbeitet.

4. Anwendungskatalog und Governance

Anwendungen, Rollen und Standards werden je Szenario bewusst begrenzt.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Szenarien passenden Silverpeas-Anwendungen zuordnen.
2. Redaktion, Bereichseigentum, Administration und Freigabe rollenbasiert trennen.
3. Namens-, Metadaten-, Qualitäts- und Lebenszyklusstandards festlegen.
4. Entscheidungs- und Eskalationsweg für neue Anforderungen dokumentieren.

Praxisauftrag

Ein Anwendungskatalog mit Verantwortungsmatrix und Mindeststandard wird erstellt.

5. Pilot, Migration und Einführung

Die erste Ausbaustufe wird auf überprüfbaren Nutzen und kontrollierbare Komplexität begrenzt.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Pilotbereich, Pilotnutzer und Kerninhalte auswählen.
2. Zu migrierende Inhalte inventarisieren und Bereinigung vor Übernahme einplanen.
3. Qualifizierung, Kommunikation, Support und Feedbackkanal organisieren.
4. Abnahme, Erfolgsmessung und Entscheidung über den Rollout terminieren.

Praxisauftrag

Ein Pilotplan mit Datenübernahme, Schulung, Support und messbaren Freigabekriterien wird ausgearbeitet.

6. Roadmap und Steuerung

Das Zielbild wird in realistische Ausbaustufen, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten überführt.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Arbeitspakete nach Plattform, Inhalt, Organisation und Integration strukturieren.
2. Abhängigkeiten, Risiken und benötigte Entscheidungen sichtbar machen.
3. Ausbaustufen mit Nutzen, Aufwand und Reifegrad priorisieren.
4. Steuerungsrhythmus, Kennzahlen und Reviewtermine festlegen.

Praxisauftrag

Eine zwölfmonatige Roadmap mit Pilot, Rolloutwellen, Governance und Erfolgsmessung wird erstellt.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurations- oder Bearbeitungsschritte, Praxisaufträge und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen. Dadurch bleiben die erarbeiteten Abläufe reproduzierbar und können als Grundlage für interne Standards, Runbooks oder Redaktionsleitfäden verwendet werden.