Seminar Comarch DMS – Administration, Benutzer, Organisationsstruktur und Berechtigungen

Dieses Administrationsseminar behandelt die tragfähige Einrichtung von Benutzern, Rollen, Strukturen und Zugriffsrechten. Im Mittelpunkt steht ein nachvollziehbares Berechtigungskonzept, das fachliche Zuständigkeiten, Datenschutz und Vertretungssituationen sauber abbildet.

Nach dem Seminar können Mandanten- und Organisationsstrukturen geplant, Konten verwaltet, Rechte geprüft und Änderungen kontrolliert in den Betrieb übernommen werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Administrationsarchitektur und Verantwortlichkeiten
3. Benutzer und Authentifizierung verwalten
4. Organisationsstruktur modellieren
5. Rollen und Berechtigungen aufbauen
6. Vertretung, Delegation und Eskalation
7. Kontrolle und Betriebsübergabe
8. Zielgruppe und Voraussetzungen
9. Praxisübungen

Seminarprofil

Das Format ist auf 2 Seminartage mit systematischer Demonstration, geführten Konfigurationsschritten und praxisnahen Übungen ausgelegt. Die Inhalte werden an einem durchgängigen Beispielszenario erarbeitet, damit fachliche und technische Abhängigkeiten nachvollziehbar bleiben.

Administrationsarchitektur und Verantwortlichkeiten

1. Schritt 1: Administrationsbereiche, Systemrollen und fachliche Zuständigkeiten voneinander abgrenzen.
2. Schritt 2: Mandant, Unternehmen, Abteilung, Gruppe und Person in ein konsistentes Strukturmodell überführen.
3. Schritt 3: Änderungs-, Freigabe- und Dokumentationspflichten für administrative Eingriffe festlegen.

Benutzer und Authentifizierung verwalten

1. Schritt 1: Benutzerkonten anlegen, aktivieren, sperren und eindeutig organisatorisch zuordnen.
2. Schritt 2: Anmeldeverfahren, Kennwortregeln und vorhandene Verzeichnisanbindungen in das Betriebskonzept einordnen.
3. Schritt 3: Eintritt, Rollenwechsel, Vertretung und Austritt als wiederholbare administrative Prozesse gestalten.

Organisationsstruktur modellieren

1. Schritt 1: Abteilungen, Teams, Kostenstellen und Funktionsgruppen nach fachlichen Anforderungen strukturieren.
2. Schritt 2: Vorgesetztenbeziehungen, Stellvertretungen und Mehrfachzuordnungen ohne widersprüchliche Zuständigkeiten abbilden.
3. Schritt 3: Strukturänderungen in einer Testkonfiguration prüfen und kontrolliert produktiv setzen.

Rollen und Berechtigungen aufbauen

1. Schritt 1: Lesen, Bearbeiten, Starten, Freigeben, Administrieren und Exportieren als getrennte Rechte betrachten.
2. Schritt 2: Berechtigungen nach dem Prinzip der minimal notwendigen Rechte rollenbasiert vergeben.
3. Schritt 3: Vererbungen, Ausnahmen und Konflikte anhand typischer Dokument- und Workflowfälle überprüfen.

Vertretung, Delegation und Eskalation

1. Schritt 1: Zeitlich begrenzte Vertretungen mit eindeutigem Gültigkeitsbereich einrichten.
2. Schritt 2: Delegation und Eskalation so konfigurieren, dass Verantwortlichkeit und Nachvollziehbarkeit erhalten bleiben.
3. Schritt 3: Abwesenheiten, Fristüberschreitungen und organisatorische Sonderfälle systematisch testen.

Kontrolle und Betriebsübergabe

1. Schritt 1: Berechtigungsmatrizen, Testkonten und Abnahmeszenarien für regelmäßige Kontrollen verwenden.
2. Schritt 2: Administrative Änderungen protokollieren und für interne Prüfungen aufbereiten.
3. Schritt 3: Ein verbindliches Verfahren für Rezertifizierung, Bereinigung und Störungsbehandlung etablieren.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Teilnehmende: Systemadministration, DMS-Administration, Key-User, Prozessverantwortliche, IT-Sicherheit und technische Anwendungsbetreuung.

Voraussetzungen: Grundkenntnisse der Bedienung von Comarch DMS sowie ein Überblick über die eigene Aufbau- und Ablauforganisation.

Praxisübungen

• Eine Organisationsstruktur aus einem Fallbeispiel im System abbilden.
• Eine rollenbasierte Berechtigungsmatrix umsetzen und mit Testkonten prüfen.
• Vertretung, Eskalation und anschließende Rechtebereinigung durchführen.