Seminar Comarch DMS – Anwendergrundlagen für Desktop, Web und Mobile

Das Grundlagenseminar vermittelt die sichere tägliche Arbeit mit Comarch DMS in Desktop-, Web- und mobilen Oberflächen. An einem durchgängigen Vorgang werden Dokumenteingang, Bearbeitung, Weiterleitung, Freigabe, Suche und Abschluss geübt.

Nach dem Seminar können Aufgaben selbstständig bearbeitet, Dokumente vollständig erfasst, Informationen recherchiert und typische Bedienfehler vermieden werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Arbeitsoberflächen und Navigation
3. Dokumente und Vorgänge erfassen
4. Aufgaben bearbeiten und weiterleiten
5. Suchen, Filtern und Wiederfinden
6. Zusammenarbeit und mobile Bearbeitung
7. Durchgängiger Praxisvorgang
8. Zielgruppe und Voraussetzungen
9. Praxisübungen

Seminarprofil

Das Format ist auf 1 Seminartag mit systematischer Demonstration, geführten Konfigurationsschritten und praxisnahen Übungen ausgelegt. Die Inhalte werden an einem durchgängigen Beispielszenario erarbeitet, damit fachliche und technische Abhängigkeiten nachvollziehbar bleiben.

Arbeitsoberflächen und Navigation

1. Schritt 1: Anmeldung, Startbereiche, persönliche Aufgabenlisten und zentrale Navigation sicher bedienen.
2. Schritt 2: Desktop-, Web- und mobile Oberfläche hinsichtlich Funktionsumfang und Einsatzsituation unterscheiden.
3. Schritt 3: Ansichten, Spalten, Filter und persönliche Einstellungen zweckmäßig konfigurieren.

Dokumente und Vorgänge erfassen

1. Schritt 1: Neue Dokumente und Workflowvorgänge aus dem passenden Typ starten.
2. Schritt 2: Pflichtfelder, Metadaten, Anhänge und Kommentare vollständig und nachvollziehbar erfassen.
3. Schritt 3: Dokumentversionen, Dateiformate und Zuordnungen vor dem Weiterleiten kontrollieren.

Aufgaben bearbeiten und weiterleiten

1. Schritt 1: Offene Aufgaben priorisieren, übernehmen und den Bearbeitungsstatus richtig interpretieren.
2. Schritt 2: Entscheidungen, Rückfragen, Ablehnungen und Freigaben mit geeigneten Begründungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Vorgänge an zuständige Personen oder Rollen weiterleiten und Fristen beachten.

Suchen, Filtern und Wiederfinden

1. Schritt 1: Volltext, Metadaten und kombinierte Suchkriterien zielgerichtet einsetzen.
2. Schritt 2: Filter speichern, Ergebnisse sortieren und relevante Spalten für die tägliche Arbeit auswählen.
3. Schritt 3: Aktive, abgeschlossene und archivierte Vorgänge voneinander unterscheiden.

Zusammenarbeit und mobile Bearbeitung

1. Schritt 1: Kommentare, Benachrichtigungen und Wiedervorlagen für abgestimmte Bearbeitung nutzen.
2. Schritt 2: Dokumente mobil prüfen, freigeben und bei Bedarf mit ergänzenden Informationen versehen.
3. Schritt 3: Datenschutzgerechtes Arbeiten auf mobilen Geräten und außerhalb des Büroarbeitsplatzes beachten.

Durchgängiger Praxisvorgang

1. Schritt 1: Ein eingehendes Dokument erfassen, klassifizieren und einem Workflow zuordnen.
2. Schritt 2: Den Vorgang über Prüfung, Rückfrage und Freigabe bis zum Abschluss bearbeiten.
3. Schritt 3: Den abgeschlossenen Vorgang über Suche und Filter wiederfinden und die Historie nachvollziehen.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Teilnehmende: Sachbearbeitung, Fachabteilungen, neue Anwenderinnen und Anwender, Projektmitarbeitende sowie künftige Key-User.

Voraussetzungen: Allgemeine PC- und Browserkenntnisse; fachliche DMS- oder Administrationskenntnisse sind nicht erforderlich.

Praxisübungen

• Einen vollständigen Dokumentvorgang vom Eingang bis zum Abschluss bearbeiten.
• Persönliche Aufgabenansicht und gespeicherte Suche einrichten.
• Einen Vorgang in der mobilen Oberfläche prüfen und freigeben.