Seminar Comarch DMS – Intensivseminar Prozesse, Key-User und Dokumentenmanagement

Dieses Intensivformat bündelt die fachlichen und Key-User-orientierten Inhalte des Portfolios. Ein durchgängiges Unternehmensszenario verbindet Dokumenteingang, Prozessmodellierung, Prüfung, Freigabe, Archivierung und Auswertung.

Nach dem Seminar können fachliche Anforderungen strukturiert aufgenommen, Workflows prototypisch umgesetzt, Dokumentprozesse eingeführt und durch Kennzahlen sowie geregelte Key-User-Arbeit dauerhaft verbessert werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Anwenderarbeit und Key-User-Grundlagen
3. Low-Code-Workflow und Prozessdesign
4. Automatische Erfassung und Rechnungseingang
5. Repository, Archiv und Dokumentlebenszyklus
6. Berichte, Dashboards und Prozesssteuerung
7. Fachliches Abschlussprojekt
8. Zielgruppe und Voraussetzungen
9. Praxisübungen

Seminarprofil

Das Format ist auf 5 Seminartage mit systematischer Demonstration, geführten Konfigurationsschritten und praxisnahen Übungen ausgelegt. Die Inhalte werden an einem durchgängigen Beispielszenario erarbeitet, damit fachliche und technische Abhängigkeiten nachvollziehbar bleiben.

Anwenderarbeit und Key-User-Grundlagen

1. Schritt 1: Desktop-, Web- und mobile Arbeitsoberflächen, Aufgabenlisten, Dokumente, Suche und Historie sicher nutzen.
2. Schritt 2: Anwenderfragen systematisch aufnehmen und zwischen Bedienung, Berechtigung, Daten und Prozesslogik unterscheiden.
3. Schritt 3: Testkonten, Beispieldaten, Kurzanleitungen und Abnahmeszenarien für Fachbereiche vorbereiten.
4. Schritt 4: Änderungswünsche priorisieren und in nachvollziehbare fachliche Anforderungen überführen.

Low-Code-Workflow und Prozessdesign

1. Schritt 1: Prozessziel, Rollen, Eingaben, Entscheidungen, Fristen und Ergebnisse in einem fachlichen Modell beschreiben.
2. Schritt 2: Dokumenttyp, Formularfelder, Status, Wege und einfache Regeln schrittweise konfigurieren.
3. Schritt 3: Rechnungs-, Vertrags- und Korrespondenzprozesse mit passenden Varianten und Ausnahmewegen modellieren.
4. Schritt 4: Prototyp, Fachtest, Freigabe, Einführung und spätere Änderung als kontrollierten Lebenszyklus gestalten.

Automatische Erfassung und Rechnungseingang

1. Schritt 1: E-Mail, Scan, Upload, OCR, ACD und strukturierte Rechnungsdaten in eine gemeinsame Eingangsstrecke einordnen.
2. Schritt 2: Klassifikation, Extraktion, Pflichtfelder, Stammdatenabgleich und Duplikatprüfung konfigurieren.
3. Schritt 3: Formale Prüfung, Kontierung, Freigabe, ERP-Übergabe und Fehlerklärung als geschlossenen Prozess gestalten.
4. Schritt 4: Erkennungsqualität, Durchlaufzeit und Ausnahmen messen und fortlaufend verbessern.

Repository, Archiv und Dokumentlebenszyklus

1. Schritt 1: Ablagestruktur, Dokumentklassen, Metadaten, Versionen und Berechtigungen fachlich planen.
2. Schritt 2: Check-in, Check-out, Freigabe, Suche, Verknüpfung und kontrollierte externe Bereitstellung anwenden.
3. Schritt 3: Aufbewahrung, Sperre, Löschung und Migration in den Lebenszyklus der Dokumentarten integrieren.
4. Schritt 4: Bestandsübernahmen mit Qualitätssicherung, Dublettenbehandlung und Abnahme vorbereiten.

Berichte, Dashboards und Prozesssteuerung

1. Schritt 1: Mengen, Status, Durchlaufzeiten, Liegezeiten, Fristen und Fehlerquoten eindeutig definieren.
2. Schritt 2: Operative Berichte, rollenbezogene Dashboards und sPrint-Ausgaben fachlich spezifizieren.
3. Schritt 3: Datenqualität, Filter, Berechtigung und Referenzergebnisse für die Abnahme kontrollieren.
4. Schritt 4: Kennzahlen in regelmäßige Prozessbesprechungen und Verbesserungsmaßnahmen überführen.

Fachliches Abschlussprojekt

1. Schritt 1: Einen vollständigen Dokumentprozess mit Eingang, Formular, Rollen, Regeln und Eskalation modellieren.
2. Schritt 2: OCR- beziehungsweise Rechnungsdaten, Repository-Ablage und Berichtsauswertung in das Szenario integrieren.
3. Schritt 3: Anwender-, Negativ-, Berechtigungs- und Abnahmetests ausarbeiten und durchführen.
4. Schritt 4: Einführung, Schulung, Support und Weiterentwicklung aus Sicht der Key-User organisieren.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Teilnehmende: Key-User, Prozessmanagement, Fachbereichsleitung, Dokumentenmanagement, Rechnungswesen, Qualitätsmanagement und Projektteams für digitale Prozesse.

Voraussetzungen: Sichere allgemeine PC-Kenntnisse und Erfahrung mit betrieblichen Freigabe- oder Dokumentprozessen; Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

Praxisübungen

• Einen vollständigen Low-Code-Workflow für einen realistischen Fachprozess umsetzen.
• Automatische Erfassung, Prüfung und Repository-Ablage in einem durchgängigen Vorgang verbinden.
• Ein Key-User-Abnahme- und Kennzahlenkonzept für die Einführung erstellen.