Seminar Comarch DMS – Automatische Dokumenterfassung mit OCR, ACD und Massenscannen

Das Seminar zeigt den Aufbau einer belastbaren Erfassungsstrecke für gescannte und digitale Dokumente. Behandelt werden Eingangsquellen, Bildqualität, Texterkennung, Klassifikation, Datenextraktion, Validierung und die kontrollierte Übergabe an nachgelagerte Prozesse.

Nach dem Seminar können Erfassungsprofile konzipiert, Erkennungsregeln verbessert, Fehlerbilder analysiert und Qualitätskennzahlen für den laufenden Betrieb definiert werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Eingangskanäle und Erfassungsarchitektur
3. Scanprofile und Bildqualität
4. OCR und ACD konfigurieren
5. Datenextraktion und Validierung
6. Workflowübergabe und Fehlerbehandlung
7. Qualität und laufende Optimierung
8. Zielgruppe und Voraussetzungen
9. Praxisübungen

Seminarprofil

Das Format ist auf 2 Seminartage mit systematischer Demonstration, geführten Konfigurationsschritten und praxisnahen Übungen ausgelegt. Die Inhalte werden an einem durchgängigen Beispielszenario erarbeitet, damit fachliche und technische Abhängigkeiten nachvollziehbar bleiben.

Eingangskanäle und Erfassungsarchitektur

1. Schritt 1: Scanner, überwachte Verzeichnisse, E-Mail-Eingänge und Dateiupload als Quellen einordnen.
2. Schritt 2: Dokumentarten, Stapel, Trennlogik und Verarbeitungsreihenfolge für den eigenen Posteingang definieren.
3. Schritt 3: Verantwortlichkeiten zwischen Scan, Erkennung, Validierung und Workflowbearbeitung festlegen.

Scanprofile und Bildqualität

1. Schritt 1: Auflösung, Farbe, Ausrichtung, Leerseitenbehandlung und Dateiformat passend konfigurieren.
2. Schritt 2: Trennblätter, Barcodes und mehrseitige Dokumente zuverlässig zu Stapeln zusammenführen.
3. Schritt 3: Typische Qualitätsmängel erkennen und durch Vorverarbeitung reduzieren.

OCR und ACD konfigurieren

1. Schritt 1: Texterkennung, Klassifikation und automatische Dokumentzuordnung schrittweise einrichten.
2. Schritt 2: Erkennungsbereiche, Schlüsselbegriffe und wiederkehrende Layoutmerkmale für Dokumenttypen definieren.
3. Schritt 3: Konfidenzwerte und Grenzfälle für automatische oder manuelle Nachbearbeitung festlegen.

Datenextraktion und Validierung

1. Schritt 1: Kopf-, Positions- und Referenzdaten aus Dokumenten übernehmen und Zielfeldern zuordnen.
2. Schritt 2: Datentypen, Pflichtfelder, Plausibilitäten und Stammdatenabgleiche als Prüfregeln einsetzen.
3. Schritt 3: Unvollständige oder widersprüchliche Erkennungen in einen kontrollierten Klärungsprozess übergeben.

Workflowübergabe und Fehlerbehandlung

1. Schritt 1: Erkannte Dokumente automatisch dem richtigen Workflow und organisatorischen Kontext zuweisen.
2. Schritt 2: Duplikate, unbekannte Dokumentarten und technische Verarbeitungsfehler gesondert behandeln.
3. Schritt 3: Wiederanlauf, Nachverarbeitung und manuelle Korrektur ohne Informationsverlust durchführen.

Qualität und laufende Optimierung

1. Schritt 1: Trefferquote, Nachbearbeitungsaufwand und Durchlaufzeit als Qualitätskennzahlen erfassen.
2. Schritt 2: Fehlerstichproben auswerten und Regeln kontrolliert nachschärfen.
3. Schritt 3: Änderungen an Formularen, Lieferantenlayouts und Erfassungsquellen in einem Pflegeprozess berücksichtigen.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Teilnehmende: DMS-Administration, Posteingang, Scanstellen, Buchhaltung, Prozessmanagement, Key-User und technische Projektteams.

Voraussetzungen: Grundkenntnisse der Dokumentbearbeitung in Comarch DMS; für technische Konfigurationen sind Administrationsrechte hilfreich.

Praxisübungen

• Ein Scanprofil mit Stapel- und Trennlogik konfigurieren.
• Eine Dokumentart mit OCR-/ACD-Regeln, Extraktion und Validierung aufbauen.
• Fehlerfälle analysieren und die Erkennungsqualität anhand einer Testserie verbessern.