Seminar DocuWare – Formulare und Formularprozesse

Digitale Formulare ersetzen nicht nur Papier, sondern erzeugen strukturierte Daten und starten kontrollierte Prozesse. Das Seminar führt von der Feldplanung über Validierung und Ausgabe bis zur Übergabe an Archiv und Workflow.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Formularanforderungen in eine klare Feld- und Seitenstruktur übersetzen
• Validierungen, Abhängigkeiten und wiederholbare Bereiche korrekt konfigurieren
• Ausgabe, Indexierung, Archivierung und Workflowstart verbinden
• Datenschutz, Tests, Veröffentlichung und Änderung geregelt organisieren

Zielgruppe

Administratoren, Workflow Designer, Fachbereichs-Key-User, Prozessmanagement und Projektteams für interne oder externe Formulare.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse der Anwendung und der zu digitalisierenden Fachprozesse. Kenntnisse zu Archiven und Indexfeldern sind hilfreich.

Seminarinhalte

1. Schritt 1: Formularzweck und Datenbedarf klären

   Zielgruppe, Auslöser, Pflichtdaten, Nachweise, Einwilligung, Ergebnis und nachgelagerter Prozess werden vor dem Aufbau festgelegt.

2. Schritt 2: Feld- und Seitenstruktur entwerfen

   Text-, Auswahl-, Datums-, Zahlen-, Upload- und Unterschriftsfelder werden in verständliche Abschnitte gegliedert. Wiederholbare Bereiche werden gezielt eingesetzt.

3. Schritt 3: Validierung und Abhängigkeiten konfigurieren

   Pflichtfelder, Formate, Wertebereiche, Sichtbarkeiten und bedingte Folgefragen werden so umgesetzt, dass unvollständige oder widersprüchliche Eingaben reduziert werden.

4. Schritt 4: Vorgaben und Auswahldaten bereitstellen

   Standardwerte, Hinweise, Auswahllisten und bekannte Daten werden eingebunden. Vertrauliche Informationen werden nicht unnötig vorbefüllt.

5. Schritt 5: Ausgabedokument gestalten

   Felder werden auf eine lesbare Dokumentvorlage abgebildet. Seitenumbrüche, Anhänge, wiederholte Daten und Unterschriftsbereiche werden geprüft.

6. Schritt 6: Archivierung und Indexierung zuordnen

   Zielarchiv, Ablagedialog, Dokumentname und Indexfelder werden aus Formulardaten gespeist. Fehlerhafte oder fehlende Werte erhalten einen Klärungsweg.

7. Schritt 7: Workflow und Benachrichtigung starten

   Formularereignis, Aufgabe, Empfänger, Rückfrage, Genehmigung und Bestätigung werden zu einem vollständigen Folgeprozess verbunden.

8. Schritt 8: Datenschutz und Zugriff absichern

   Öffentliche und interne Formulare, Aufbewahrung, Zugang, Dateiuploads und sensible Felder werden nach Schutzbedarf bewertet.

9. Schritt 9: Testen, veröffentlichen und ändern

   Funktion, Mobilansicht, Barrierearmut, Grenzwerte, Mehrfachsendung und Workflowübergabe werden getestet. Versionen und Freigaben werden dokumentiert.

Praxisübungen

• Erstellung eines mehrseitigen Formulars mit bedingten Feldern
• Gestaltung einer Ausgabevorlage und Zuordnung zum Archiv
• Start eines einfachen Prüfworkflows aus dem Formular
• Test von Pflichtfeldern, Upload, Mobilansicht und Fehlerszenarien

Methodik

Fachliche Einordnung, strukturierte Demonstrationen, schrittweise Konfiguration, praktische Übungen in einer Schulungsumgebung, kontrollierte Fehlerfälle und gemeinsame Auswertung der Arbeitsergebnisse.