Seminar DocuWare – Intensivseminar Workflow, Forms und Fachprozesse

Das Intensivformat bündelt Anwenderarbeit, Formulare, Workflow-Design, Migration, Analytics und ausgewählte Fachprozesse. Der gesamte Weg von der Datenerfassung bis zur messbaren Prozessverbesserung wird praktisch durchlaufen.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Formulare, Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen zu vollständigen Prozessen verbinden
• Workflows im webbasierten Designer entwickeln, testen, migrieren und betreiben
• Rechnungs-, Vertrags- und HR-Prozesse als übertragbare Muster umsetzen
• Workflowdaten mit Analytics und Power BI auswerten und optimieren

Zielgruppe

Workflow Designer, Key-User, Prozessmanagement, Fachbereichsverantwortliche, Business Analysts und Anwendungsbetreuung.

Voraussetzungen

Gute Kenntnis der eigenen Geschäftsprozesse. Grundkenntnisse der Anwendung sind hilfreich; für fortgeschrittene Workflowanteile werden logisches Denken und Datenverständnis vorausgesetzt.

Seminarinhalte

1. Schritt 1: Anwender- und Prozessbasis schaffen

   Ablage, Suche, Viewer, Listen, Stempel, Aufgaben, mobile Arbeit und Rollen werden als gemeinsame Grundlage für die Prozessgestaltung eingeübt.

2. Schritt 2: Prozessaufnahme und Datenmodell durchführen

   Auslöser, Dokumente, Felder, Rollen, Entscheidungen, Fristen, Ausnahmen, Ergebnis und Kennzahlen werden in einem umsetzbaren Prozessmodell beschrieben.

3. Schritt 3: Digitale Formulare entwickeln

   Felder, Validierung, Abhängigkeiten, Upload, Ausgabevorlage, Archivierung und Workflowstart werden für interne und externe Datenerfassung aufgebaut.

4. Schritt 4: Workflow-Grundstruktur erstellen

   Startbedingung, Aufgaben, Entscheidungen, Datenzuweisung, Benachrichtigung, Frist, Vertretung und Veröffentlichung werden im webbasierten Designer umgesetzt.

5. Schritt 5: Fortgeschrittene Logik anwenden

   Parallele Pfade, komplexe Bedingungen, Listen, Rollenauflösung, Webservice, Fehlerausgang, Unterprozess und wiederverwendbare Muster werden eingesetzt.

6. Schritt 6: Bestehende Workflows migrieren

   Migrationsstatus, Kopie, neue Version, nicht unterstützte Elemente, Test, Veröffentlichung und laufende Instanzen werden kontrolliert behandelt.

7. Schritt 7: Rechnungsprüfung als Muster umsetzen

   Eingang, Validierung, sachliche Prüfung, Kontierung, Genehmigungsgrenze, ERP-Übergabe und Statusrückmeldung werden modelliert.

8. Schritt 8: Vertrag und elektronische Signatur abbilden

   Prüfung, Genehmigung, Zeichnung, Signaturstatus, Frist, Verlängerung, Nachtrag und Abschluss werden in einen Vertragslebenszyklus überführt.

9. Schritt 9: HR-Prozess gestalten

   Onboarding, Unterlagen, Vertrag, Fristen, Rollen, vertrauliche Teilakte, Auskunft und Austritt werden als geschützter Fachprozess umgesetzt.

10. Schritt 10: Workflowbetrieb und Troubleshooting organisieren

    Versionen, Veröffentlichung, Instanzen, Historie, Controller, Fehler, Wiederanlauf, Änderung und Support werden in einen geregelten Betrieb überführt.

11. Schritt 11: Workflow Analytics nutzen

    Durchlaufzeit, Liegezeit, offene Aufgaben, Entscheidungen, Rückfragen und Engpässe werden mit eindeutigen Definitionen ausgewertet.

12. Schritt 12: Power-BI-Auswertung und Verbesserung etablieren

    Datenquelle, Aktualisierung, Modell, Kennzahl, Dashboard, Maßnahmenliste und Wirksamkeitskontrolle werden zu einem kontinuierlichen Verbesserungszyklus verbunden.

Praxisübungen

• Erstellung eines Formulars mit anschließendem Freigabeworkflow
• Umsetzung eines komplexeren Workflows mit Frist und Fehlerpfad
• Migration und Test eines Beispielworkflows
• Übertragung des Musters auf Rechnung, Vertrag oder HR
• Auswertung von Workflowdaten und Ableitung einer Verbesserungsmaßnahme

Methodik

Fachliche Einordnung, strukturierte Demonstrationen, schrittweise Konfiguration, praktische Übungen in einer Schulungsumgebung, kontrollierte Fehlerfälle und gemeinsame Auswertung der Arbeitsergebnisse.