Seminar EASY DMS – Dokumentenablage, Versionierung, Suche und Zusammenarbeit

Das Seminar vermittelt die zentrale Nutzung von EASY DMS für Ablage, Akten, Versionierung, Suche und Zusammenarbeit. Dokumentklassen, Metadaten, Check-in und Check-out, Versionen, Kommentare, Notizen, Freigaben, Volltext, Filter, Trefferlisten und sichere gemeinsame Bearbeitung werden in einem vollständigen Benutzerprozess verbunden.

Inhaltsübersicht

• Lernziele und fachliche Einordnung
• Schrittweise Seminarinhalte
• Praxisübungen und Laborszenarien
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele

• Dokumente anhand von Klassen, Metadaten, Akten und Ordnern korrekt ablegen.
• Versionierung, Check-in und Check-out sowie Bearbeitungsstände sicher handhaben.
• Volltext-, Metadaten- und kombinierte Suchen effizient nutzen.
• Kommentare, Notizen, Links, Favoriten und Freigaben kontrolliert einsetzen.
• Berechtigungen, Datenschutz und nachvollziehbare Zusammenarbeit im Alltag berücksichtigen.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Dokumentklassen, Metadaten und Ablage

Schwerpunkt: Dokumenttypen, Pflichtfelder, Wertelisten, Akten, Ordner, Taxonomien, Drag-and-drop, Upload, Namensregeln und Qualitätsprüfung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Dokumentklassen, Metadaten und Ablage“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dokumenttypen, Pflichtfelder, Wertelisten, Akten, Ordner, Taxonomien, Drag-and-drop, Upload, Namensregeln und Qualitätsprüfung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen sicheren und wiederholbaren Ablageprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

2. Versionierung und Bearbeitungssteuerung

Schwerpunkt: Versionen, Haupt- und Nebenstände, Check-in, Check-out, Sperren, Rücknahme, Vergleich, Wiederherstellung, Änderungsgrund und Historie.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Versionierung und Bearbeitungssteuerung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Versionen, Haupt- und Nebenstände, Check-in, Check-out, Sperren, Rücknahme, Vergleich, Wiederherstellung, Änderungsgrund und Historie modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen nachvollziehbaren Dokumentänderungsprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

3. Suche und Wiederauffindbarkeit

Schwerpunkt: Volltext, Metadaten, Filter, Facetten, gespeicherte Suchen, Trefferlisten, Sortierung, Vorschau, Berechtigungsfilter und Export.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Suche und Wiederauffindbarkeit“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Volltext, Metadaten, Filter, Facetten, gespeicherte Suchen, Trefferlisten, Sortierung, Vorschau, Berechtigungsfilter und Export modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein effizientes Such- und Rechercheverfahren dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

4. Zusammenarbeit und Freigaben

Schwerpunkt: Kommentare, Notizen, Verknüpfungen, Favoriten, Aufgabenbezug, Freigabe, Benachrichtigung, gemeinsame Nutzung und vertrauliche Inhalte.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Zusammenarbeit und Freigaben“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Kommentare, Notizen, Verknüpfungen, Favoriten, Aufgabenbezug, Freigabe, Benachrichtigung, gemeinsame Nutzung und vertrauliche Inhalte modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen kontrollierten kollaborativen Arbeitsprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

5. Praxisfälle und Nutzungsstandards

Schwerpunkt: Verträge, Rechnungen, Korrespondenz, Projektdokumente, Dubletten, falsche Ablage, fehlende Metadaten, Stellvertretung und Supportwege.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Praxisfälle und Nutzungsstandards“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Verträge, Rechnungen, Korrespondenz, Projektdokumente, Dubletten, falsche Ablage, fehlende Metadaten, Stellvertretung und Supportwege modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen verbindlichen Benutzerleitfaden für den DMS-Alltag dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

Praxisübungen und Laborszenarien

• Ablage mehrerer Dokumenttypen in Akten mit Metadaten und Berechtigungen.
• Bearbeitung eines Dokuments über Check-out, neue Version und Freigabe.
• Aufbau von Suchprofilen und Lösung typischer Fehlablage- und Recherchefälle.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Key User, Fachanwender, Teamleitungen, Dokumentenverantwortliche, Fachadministration, Support und neue EASY-DMS-Nutzer.

Voraussetzungen: Grundverständnis der eigenen Dokument- und Geschäftsprozesse; technische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurationsschritte, Praxisübungen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen, damit die erarbeiteten Abläufe im Projekt oder Regelbetrieb wiederholbar bleiben.