Seminar EASY DMS – Intensivseminar Dokumentprozesse, Workflow und KI

Das fünftägige Intensivseminar bündelt die fachlichen und technischen EASY-DMS-Themen. Dokumenterfassung, Klassifikation, KI-Extraktion, Ablage, Suche, Versionierung, Zusammenarbeit, Workflow, Aufgaben, Eskalationen, Wissenszugriff, Compliance-Prüfung, Microsoft-Dynamics-Integration, Betrieb und Governance werden zu einem vollständigen Dokumentprozess verbunden.

Inhaltsübersicht

• Lernziele und fachliche Einordnung
• Schrittweise Seminarinhalte
• Praxisübungen und Laborszenarien
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele

• EASY DMS als zentrale Arbeitsplattform für strukturierte und unstrukturierte Dokumentprozesse planen.
• Erfassungs-, Klassifikations-, Extraktions- und Ablageregeln für unterschiedliche Eingangskanäle umsetzen.
• Suche, Versionierung, Zusammenarbeit, Aufgaben und Workflows sicher konfigurieren.
• KI-gestützte Analyse, Wissenszugriff und Compliance-Prüfung kontrolliert und nachvollziehbar einsetzen.
• Integration, Betrieb, Monitoring und kontinuierliche Prozessverbesserung in ein belastbares Betriebsmodell überführen.

Schrittweise Seminarinhalte

1. DMS-Architektur und Prozesslandkarte

Schwerpunkt: Webanwendung, Repository, Archive, Identität, Fachanwendungen, Eingangskanäle, Dokumentlebenszyklus, Rollen, Schutzbedarf und Betriebsmodell.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „DMS-Architektur und Prozesslandkarte“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Webanwendung, Repository, Archive, Identität, Fachanwendungen, Eingangskanäle, Dokumentlebenszyklus, Rollen, Schutzbedarf und Betriebsmodell modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein vollständiges DMS-Kontext- und Prozessmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

2. Informationsmodell und Dokumentklassen

Schwerpunkt: Dokumenttypen, Metadaten, Akten, Ordner, Taxonomien, Pflichtwerte, Validierung, Status, Versionen und Aufbewahrung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Informationsmodell und Dokumentklassen“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dokumenttypen, Metadaten, Akten, Ordner, Taxonomien, Pflichtwerte, Validierung, Status, Versionen und Aufbewahrung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein konsistentes Informations- und Ablagemodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

3. Dokumenterfassung und Eingangskanäle

Schwerpunkt: Upload, Scan, E-Mail, überwachte Verzeichnisse, Fachanwendungen, Stapel, Dateiformate, Vorverarbeitung und Qualitätskontrolle.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Dokumenterfassung und Eingangskanäle“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Upload, Scan, E-Mail, überwachte Verzeichnisse, Fachanwendungen, Stapel, Dateiformate, Vorverarbeitung und Qualitätskontrolle modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine kontrollierte Multi-Channel-Erfassungsstrecke dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

4. Klassifikation und KI-Extraktion

Schwerpunkt: Dokumenterkennung, Feldextraktion, Konfidenz, Validierung, Trainingsdaten, Ausnahmen, Human-in-the-loop und Qualitätskennzahlen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Klassifikation und KI-Extraktion“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dokumenterkennung, Feldextraktion, Konfidenz, Validierung, Trainingsdaten, Ausnahmen, Human-in-the-loop und Qualitätskennzahlen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen geprüften KI-gestützten Klassifikations- und Extraktionsprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

5. Ablage, Versionierung und Zusammenarbeit

Schwerpunkt: Ordner und Akten, Check-in und Check-out, Versionen, Kommentare, Notizen, Freigaben, Links, Favoriten und gemeinsame Bearbeitung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Ablage, Versionierung und Zusammenarbeit“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Ordner und Akten, Check-in und Check-out, Versionen, Kommentare, Notizen, Freigaben, Links, Favoriten und gemeinsame Bearbeitung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen vollständigen kollaborativen Dokumentlebenszyklus dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

6. Suche und kontextbezogener Zugriff

Schwerpunkt: Volltext, Metadaten, Filter, gespeicherte Suchen, Trefferlisten, Berechtigungen, Vorschau, Facetten, Relevanz und Benutzerprofile.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Suche und kontextbezogener Zugriff“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Volltext, Metadaten, Filter, gespeicherte Suchen, Trefferlisten, Berechtigungen, Vorschau, Facetten, Relevanz und Benutzerprofile modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein zielgruppengerechtes Such- und Zugriffskonzept dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

7. Workflow Designer und Prozessmodellierung

Schwerpunkt: Startereignisse, Schritte, Formulare, Entscheidungen, Bedingungen, Schleifen, Rollen, Datenübergaben, Versionierung und Veröffentlichung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Workflow Designer und Prozessmodellierung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Startereignisse, Schritte, Formulare, Entscheidungen, Bedingungen, Schleifen, Rollen, Datenübergaben, Versionierung und Veröffentlichung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen ausführbaren dokumentenzentrierten Workflow dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

8. Aufgaben, Fristen und Eskalationen

Schwerpunkt: Arbeitsvorräte, Zuweisung, Vertretung, Priorität, Fälligkeit, Erinnerungen, Eskalation, Delegation, Historie und Kennzahlen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Aufgaben, Fristen und Eskalationen“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Arbeitsvorräte, Zuweisung, Vertretung, Priorität, Fälligkeit, Erinnerungen, Eskalation, Delegation, Historie und Kennzahlen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen steuerbaren Aufgaben- und Eskalationsprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

9. KI-Wissenszugriff und Dokumentanalyse

Schwerpunkt: natürlichsprachliche Fragen, Zusammenfassungen, Quellenbezug, Kontextgrenzen, Berechtigungen, Qualität, sensible Inhalte und Governance.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „KI-Wissenszugriff und Dokumentanalyse“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von natürlichsprachliche Fragen, Zusammenfassungen, Quellenbezug, Kontextgrenzen, Berechtigungen, Qualität, sensible Inhalte und Governance modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein kontrolliertes Wissens- und Analysekonzept dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

10. KI-gestützte Compliance-Prüfung

Schwerpunkt: Risikokriterien, Vertrags- und Dokumentanalyse, Abweichungen, Prüfregeln, Nachvollziehbarkeit, Freigabe, Datenschutz und menschliche Kontrolle.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „KI-gestützte Compliance-Prüfung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Risikokriterien, Vertrags- und Dokumentanalyse, Abweichungen, Prüfregeln, Nachvollziehbarkeit, Freigabe, Datenschutz und menschliche Kontrolle modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen auditierbaren KI-Prüfprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

11. Microsoft Dynamics 365 Integration

Schwerpunkt: Business Central, Finance und Supply Chain, Belegkontext, automatische Archivierung, externe Dokumente, Berechtigungen, FactBox und Fehlerdiagnose.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Microsoft Dynamics 365 Integration“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Business Central, Finance und Supply Chain, Belegkontext, automatische Archivierung, externe Dokumente, Berechtigungen, FactBox und Fehlerdiagnose modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen getesteten Dynamics-Dokumentprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

12. Betrieb, Monitoring und Prozessverbesserung

Schwerpunkt: Dienste, Jobs, Schnittstellen, Logs, Speicher, Performance, Backup, Support, Workflow-Kennzahlen, Audit, Change und Optimierungsbacklog.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Betrieb, Monitoring und Prozessverbesserung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dienste, Jobs, Schnittstellen, Logs, Speicher, Performance, Backup, Support, Workflow-Kennzahlen, Audit, Change und Optimierungsbacklog modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein integriertes DMS-Betriebs- und Verbesserungsmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

Praxisübungen und Laborszenarien

• Aufbau eines Informationsmodells mit Dokumentklassen, Metadaten, Akten und Rollen.
• Konfiguration einer Erfassungsstrecke mit KI-Klassifikation, Extraktion und Validierung.
• Modellierung eines mehrstufigen Workflows mit Aufgaben, Vertretung und Eskalation.
• Durchführung einer dokumentbezogenen KI-Analyse mit Qualitäts- und Governance-Prüfung.
• Planung einer Dynamics-Integration und eines vollständigen DMS-Betriebsmodells.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: DMS-Administration, Fachprozessmanagement, Records Management, Workflow Design, Business Analysis, Microsoft-Dynamics-Teams, Informationssicherheit und technische Projektleitung.

Voraussetzungen: Grundkenntnisse in Dokumentenmanagement, Fachprozessen, Rollen- und Berechtigungskonzepten; für Integrationsübungen sind technische Grundlagen hilfreich.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurationsschritte, Praxisübungen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen, damit die erarbeiteten Abläufe im Projekt oder Regelbetrieb wiederholbar bleiben.