Seminar EASY DMS – Workflow Designer, Aufgaben und Eskalationen

Das Seminar behandelt die vollständige Modellierung und Administration dokumentenzentrierter Prozesse mit dem EASY-DMS-Workflow Designer. Startereignisse, Formulare, Schritte, Rollen, Entscheidungen, Bedingungen, Fristen, Aufgaben, Vertretungen, Eskalationen, Fehlerbehandlung, Versionierung, Tests, Kennzahlen und Betrieb werden praxisnah umgesetzt.

Inhaltsübersicht

• Lernziele und fachliche Einordnung
• Schrittweise Seminarinhalte
• Praxisübungen und Laborszenarien
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele

• Fachprozesse in klare, wartbare und messbare Workflowmodelle überführen.
• Formulare, Daten, Rollen, Bedingungen und Entscheidungen sicher konfigurieren.
• Aufgaben, Fristen, Vertretung, Delegation und Eskalation kontrolliert steuern.
• Ausnahmen, technische Fehler und Wiederanlauf in robuste Prozessmuster integrieren.
• Workflowversionen, Tests, Deployment, Monitoring und kontinuierliche Verbesserung beherrschen.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Prozessanalyse und Modellierungsstandard

Schwerpunkt: Ziel, Start und Ende, Rollen, Dokumente, Daten, Entscheidungen, Ausnahmen, Service-Level, Kennzahlen, Schutzbedarf und Verantwortungen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Prozessanalyse und Modellierungsstandard“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Ziel, Start und Ende, Rollen, Dokumente, Daten, Entscheidungen, Ausnahmen, Service-Level, Kennzahlen, Schutzbedarf und Verantwortungen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein vollständiges fachliches Prozess- und Modellierungszielbild dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

2. Workflow Designer und Grundelemente

Schwerpunkt: Startereignisse, Schritte, Übergänge, Formulare, Variablen, Dokumentbezug, Status, Benennung, Layout, Kommentare und Modellstruktur.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Workflow Designer und Grundelemente“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Startereignisse, Schritte, Übergänge, Formulare, Variablen, Dokumentbezug, Status, Benennung, Layout, Kommentare und Modellstruktur modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen übersichtlichen und ausführbaren Basisworkflow dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

3. Rollen, Gruppen und Aufgabenverteilung

Schwerpunkt: Bearbeiter, Gruppen, Fachrollen, dynamische Zuweisung, Attribute, Arbeitsvorräte, Priorität, Lastverteilung, Funktionstrennung und Datenschutz.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Rollen, Gruppen und Aufgabenverteilung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Bearbeiter, Gruppen, Fachrollen, dynamische Zuweisung, Attribute, Arbeitsvorräte, Priorität, Lastverteilung, Funktionstrennung und Datenschutz modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein belastbares Zuweisungs- und Aufgabenmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

4. Entscheidungen, Regeln und Bedingungen

Schwerpunkt: Wenn-dann-Logik, Mehrfachzweige, Pflichtdaten, Wertelisten, Schwellenwerte, Dokumentmerkmale, externe Daten, Schleifen und Abbruch.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Entscheidungen, Regeln und Bedingungen“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Wenn-dann-Logik, Mehrfachzweige, Pflichtdaten, Wertelisten, Schwellenwerte, Dokumentmerkmale, externe Daten, Schleifen und Abbruch modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen nachvollziehbaren regelgesteuerten Prozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

5. Fristen, Erinnerungen und Eskalationen

Schwerpunkt: Fälligkeit, Kalender, Erinnerung, Eskalationsstufen, Vertreter, Delegation, Managementinformation, Priorität, automatische Aktionen und Nachweis.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Fristen, Erinnerungen und Eskalationen“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Fälligkeit, Kalender, Erinnerung, Eskalationsstufen, Vertreter, Delegation, Managementinformation, Priorität, automatische Aktionen und Nachweis modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen vollständigen Frist- und Eskalationsmechanismus dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

6. Formulare und Benutzerführung

Schwerpunkt: Eingabefelder, Pflichtwerte, Validierung, Hilfetexte, Dokumentvorschau, Aktionen, Rollenbezug, Fehlerhinweise, Barrierearmut und mobile Nutzung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Formulare und Benutzerführung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Eingabefelder, Pflichtwerte, Validierung, Hilfetexte, Dokumentvorschau, Aktionen, Rollenbezug, Fehlerhinweise, Barrierearmut und mobile Nutzung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine sichere und verständliche Aufgabenoberfläche dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

7. Dokumentoperationen und Prozessintegration

Schwerpunkt: Ablage, Metadatenänderung, Version, Akte, Freigabe, Export, Benachrichtigung, Archiv, API, Dynamics, E-Mail und Folgeprozess.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Dokumentoperationen und Prozessintegration“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Ablage, Metadatenänderung, Version, Akte, Freigabe, Export, Benachrichtigung, Archiv, API, Dynamics, E-Mail und Folgeprozess modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen durchgängigen dokumentenzentrierten Workflow dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

8. Ausnahmen, Fehler und Wiederanlauf

Schwerpunkt: fehlende Daten, nicht auflösbare Rollen, Timeout, Schnittstellenfehler, abgebrochene Instanzen, Retry, Kompensation, manuelle Korrektur und Audit.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Ausnahmen, Fehler und Wiederanlauf“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von fehlende Daten, nicht auflösbare Rollen, Timeout, Schnittstellenfehler, abgebrochene Instanzen, Retry, Kompensation, manuelle Korrektur und Audit modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen robusten Ausnahme- und Wiederanlaufprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

9. Versionierung, Test und Freigabe

Schwerpunkt: Entwurf, Review, Version, Migration laufender Instanzen, Testdaten, Positiv- und Negativfälle, Fachabnahme, Veröffentlichung und Rollback.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Versionierung, Test und Freigabe“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Entwurf, Review, Version, Migration laufender Instanzen, Testdaten, Positiv- und Negativfälle, Fachabnahme, Veröffentlichung und Rollback modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen kontrollierten Workflow-Release-Prozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

10. Monitoring, Kennzahlen und Optimierung

Schwerpunkt: Instanzen, Durchlaufzeit, Rückstände, Eskalationen, Fehlerquote, Rollenlast, Prozessvarianten, Audit, Reporting, Tuning und Verbesserungsbacklog.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Monitoring, Kennzahlen und Optimierung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Instanzen, Durchlaufzeit, Rückstände, Eskalationen, Fehlerquote, Rollenlast, Prozessvarianten, Audit, Reporting, Tuning und Verbesserungsbacklog modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein messbares Workflow-Betriebs- und Verbesserungsmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

Praxisübungen und Laborszenarien

• Modellierung eines mehrstufigen Rechnungs- oder Vertragsfreigabeprozesses.
• Konfiguration dynamischer Aufgabenverteilung, Vertretung, Fristen und Eskalationen.
• Einbau von Dokumentoperationen, Entscheidungen und einem externen Integrationsschritt.
• Durchführung von Fehler-, Versions-, Rollback- und Monitoringtests.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Workflow Design, DMS- und Fachadministration, Business Analysis, Prozessmanagement, Key User, Integrationsteams und technische Projektleitung.

Voraussetzungen: Gute Kenntnisse der zu automatisierenden Fachprozesse; EASY-DMS-Grundkenntnisse und Verständnis von Rollen, Metadaten und Dokumentklassen.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurationsschritte, Praxisübungen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen, damit die erarbeiteten Abläufe im Projekt oder Regelbetrieb wiederholbar bleiben.