Seminar Bizzdesign HOPEX – Business Process Analysis mit BPMN

Das zweitägige Modellierungsseminar verbindet fachliche Prozessanalyse mit konsistenter BPMN-Darstellung und Repository-Governance. Von Prozesslandkarte und Scope über Rollen, Ereignisse, Entscheidungen und Ausnahmen bis zu Review, Veröffentlichung und Verbesserung wird ein vollständiger Arbeitsablauf aufgebaut.

Inhaltsübersicht

• Prozessarchitektur und Scope bestimmen
• BPMN-Grundstruktur modellieren
• Ereignisse, Varianten und Ausnahmen ergänzen
• Rollen, Informationen und Systeme verknüpfen
• Modellqualität und Freigabe sichern
• Analyse und Verbesserung ableiten

Lernziele

• Prozesslandschaften, End-to-End-Prozesse und Modellierungsscope sauber abgrenzen.
• BPMN-Modelle mit konsistenter Ereignis-, Aktivitäts-, Rollen- und Entscheidungssicht erstellen.
• Varianten, Ausnahmen, Risiken, Kontrollen und unterstützende Systeme einordnen.
• Modelle mit Qualitätsregeln prüfen, freigeben und für Verbesserungsentscheidungen nutzen.

Schrittweise Seminarinhalte

Schritt 1: Prozessarchitektur und Scope bestimmen

Vor der Detailmodellierung wird der Prozess im Geschäftskontext verortet und mit klaren Grenzen versehen.

1. Geschäftsfähigkeiten, Wertströme und Prozesslandkarte voneinander abgrenzen.
2. Start, Ende, Kunden, Ergebnis und Prozessverantwortung festlegen.
3. Unterprozesse und Schnittstellen zu benachbarten Abläufen identifizieren.
4. Modellierungszweck, Detailgrad und Zielgruppe dokumentieren.

Prüfpunkt: Der Prozess besitzt eindeutige Grenzen, Verantwortlichkeit und einen angemessenen Modellierungszweck.

Schritt 2: BPMN-Grundstruktur modellieren

Der Normalablauf wird mit eindeutiger Semantik und lesbarer Struktur aufgebaut.

1. Pools und Lanes nach beteiligten Rollen oder Organisationen anlegen.
2. Start- und Endereignisse sowie wesentliche Aktivitäten modellieren.
3. Sequenz- und Nachrichtenflüsse korrekt voneinander unterscheiden.
4. Gateways mit verständlichen Bedingungen und vollständigen Pfaden einsetzen.

Prüfpunkt: Das Modell ist syntaktisch konsistent und der Normalablauf kann ohne mündliche Ergänzung gelesen werden.

Schritt 3: Ereignisse, Varianten und Ausnahmen ergänzen

Reale Prozesssituationen werden über Alternativen, Fehlerfälle und zeitliche Ereignisse abgebildet.

1. Zeit-, Nachrichten- und Fehlerereignisse an den richtigen Stellen einsetzen.
2. Geschäftsregeln und Entscheidungsvarianten mit eindeutigen Bedingungen verknüpfen.
3. Ausnahme- und Eskalationspfade vom Normalablauf trennen.
4. Abbruch, Wiederholung und Rückgabe anhand konkreter Fälle prüfen.

Prüfpunkt: Alle wesentlichen Varianten enden kontrolliert und besitzen nachvollziehbare Auslöser.

Schritt 4: Rollen, Informationen und Systeme verknüpfen

Das Prozessmodell wird mit ausführenden Rollen, Informationsobjekten und technischer Unterstützung angereichert.

1. Verantwortliche, Mitwirkende und Freigaberollen je Aktivität zuordnen.
2. Eingaben, Ausgaben, Dokumente und zentrale Datenobjekte verbinden.
3. Unterstützende Anwendungen und manuelle Arbeitsschritte kennzeichnen.
4. Risiken, Kontrollen und Kennzahlen an relevanten Prozessstellen ergänzen.

Prüfpunkt: Die fachliche Ausführung ist bis zu Rolle, Information, System und Kontrolle rückverfolgbar.

Schritt 5: Modellqualität und Freigabe sichern

Modelle werden anhand formaler und fachlicher Regeln geprüft und durch einen definierten Review geführt.

1. Benennungs-, Layout-, Semantik- und Vollständigkeitsregeln anwenden.
2. Automatische und manuelle Qualitätsprüfungen kombinieren.
3. Review-Kommentare erfassen, zuordnen und kontrolliert schließen.
4. Version, Status, Gültigkeit und Freigabe nachvollziehbar dokumentieren.

Prüfpunkt: Das Modell erfüllt die Qualitätsregeln und besitzt einen abgeschlossenen Freigabestatus.

Schritt 6: Analyse und Verbesserung ableiten

Das freigegebene Modell wird zur Identifikation und Priorisierung konkreter Verbesserungen genutzt.

1. Medienbrüche, Übergaben, Wartezeiten, Doppelarbeit und Kontrolllücken markieren.
2. Verbesserungsoptionen nach Nutzen, Aufwand, Risiko und Abhängigkeit bewerten.
3. Sollprozess und notwendige Veränderungsmaßnahmen modellieren.
4. Prozesssicht für Fachanwender und Entscheidungsträger zielgruppengerecht bereitstellen.

Prüfpunkt: Mindestens eine priorisierte Verbesserung ist vom Befund bis zur Sollgestaltung nachvollziehbar.

Praxisfall und Arbeitsweise

Ein bereichsübergreifender Bestell- und Freigabeprozess wird vom Scope bis zum freigegebenen BPMN-Modell aufgebaut. Zeitüberschreitung, Rückfrage und Ablehnung werden als Varianten ergänzt; anschließend entsteht ein Sollprozess mit priorisierten Verbesserungen.

Kurze Fachimpulse wechseln mit Demonstrationen, strukturierten Konfigurationsschritten, Modellierungsaufgaben und kontrollierten Prüfungen. Jede Übung beginnt mit definierten Ausgangsdaten und endet mit einem dokumentierten Sollzustand, damit die erarbeiteten Vorgehensweisen im eigenen Repository reproduzierbar bleiben.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Business Analysts, Prozessmanager, Facharchitekten, Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung, interne Beratung und Modellierungsverantwortliche.

Voraussetzungen: Grundverständnis betrieblicher Abläufe; BPMN-Vorkenntnisse sind hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich.