Seminar Bizzdesign HOPEX – IT Business Management und Kostensteuerung

Das zweitägige Seminar verbindet IT-Services, Anwendungen, Organisationen, Kosten, Budgets, Verrechnung, Leistungsmengen und Geschäftswert zu einer steuerbaren Managementsicht. Der Schwerpunkt liegt auf transparenten Zuordnungen, plausiblen Berechnungen und entscheidungsfähigen Szenarien.

Inhaltsübersicht

• Steuerungsmodell und Kostenobjekte definieren
• Kosten und Budgets erfassen
• Umlage und Verrechnung modellieren
• TCO und Wertbeitrag analysieren
• Szenarien und Maßnahmen bewerten
• Dashboard und Finanzreview etablieren

Lernziele

• IT-Leistungs- und Kostenobjekte mit Anwendungen, Services und Organisationen konsistent verbinden.
• Direkte und indirekte Kosten mit nachvollziehbaren Regeln zuordnen.
• TCO, Budgetabweichungen und Wertbeitrag analysieren.
• Kosten- und Transformationsszenarien als Entscheidungsgrundlage aufbereiten.

Schrittweise Seminarinhalte

Schritt 1: Steuerungsmodell und Kostenobjekte definieren

Die finanzielle Sicht wird mit klaren Entscheidungsfragen, Objektarten, Verantwortlichkeiten und Perioden vorbereitet.

1. Managementfragen zu Budget, TCO, Verrechnung und Wertbeitrag formulieren.
2. Anwendungen, Services, Technologien, Projekte und Organisationen als Kostenobjekte abgrenzen.
3. Finanz-, Service- und Architekturverantwortung zuordnen.
4. Perioden, Währungen, Datenstichtage und Qualitätsregeln festlegen.

Prüfpunkt: Jede Kennzahl besitzt eine eindeutige Berechnungsbasis, Periode und verantwortliche Datenquelle.

Schritt 2: Kosten und Budgets erfassen

Plan-, Ist- und Forecast-Werte werden mit konsistenter Struktur und nachvollziehbarer Herkunft erfasst.

1. Kostenarten und direkte Kosten den richtigen Objekten zuordnen.
2. Budgets und Forecasts nach Periode und Verantwortungsbereich erfassen.
3. Verträge, Lizenzen, Betrieb, Personal und externe Leistungen abbilden.
4. Dubletten, fehlende Perioden und unplausible Werte durch Kontrollen erkennen.

Prüfpunkt: Plan-, Ist- und Forecast-Werte sind vollständig und lassen sich auf ihre Quelle zurückführen.

Schritt 3: Umlage und Verrechnung modellieren

Gemeinkosten werden über verständliche Treiber verteilt und gegen Verzerrungen geprüft.

1. Kostenpools und zulässige Empfänger festlegen.
2. Treiber wie Nutzer, Transaktionen, Kapazität oder feste Schlüssel definieren.
3. Umlagerechnung mit Beispieldaten durchführen.
4. Über- und Unterverteilung sowie ungeklärte Restbeträge analysieren.

Prüfpunkt: Die Verteilung ist rechnerisch geschlossen und fachlich mit den gewählten Treibern begründet.

Schritt 4: TCO und Wertbeitrag analysieren

Kosten werden mit Nutzung, Geschäftsfähigkeiten, Servicequalität und strategischer Relevanz verbunden.

1. Gesamtkosten je Anwendung oder Service aus direkten und umgelegten Anteilen berechnen.
2. Kosten pro Nutzer, Transaktion oder Geschäftseinheit ableiten.
3. Geschäftswert, Kritikalität und technische Fitness ergänzen.
4. Teure oder wenig wertstiftende Objekte als Analysecluster identifizieren.

Prüfpunkt: Die TCO-Sicht trennt hohe Kosten mit hohem Wert von begründungsbedürftigen Kostenpositionen.

Schritt 5: Szenarien und Maßnahmen bewerten

Veränderungsoptionen werden hinsichtlich Kostenwirkung, Nutzen, Risiko und Abhängigkeiten verglichen.

1. Baseline und mindestens zwei Modernisierungs- oder Konsolidierungsszenarien definieren.
2. Einmalige und laufende Kosten sowie Einsparungen über Zeit berücksichtigen.
3. Abhängigkeiten, Übergangskosten und Unsicherheiten dokumentieren.
4. Maßnahmen nach finanzieller Wirkung und strategischer Umsetzbarkeit priorisieren.

Prüfpunkt: Das bevorzugte Szenario besitzt nachvollziehbare Annahmen und eine belastbare Kostenwirkung.

Schritt 6: Dashboard und Finanzreview etablieren

Kennzahlen und Szenarien werden in einen wiederkehrenden Review mit konkretem Entscheidungsbedarf überführt.

1. Kennzahlen für Budget, Forecast, TCO, Stückkosten und Maßnahmenwirkung auswählen.
2. Arbeitsansichten für Datenpflege und Managementsichten für Entscheidungen erstellen.
3. Datenstichtag, Abweichungsschwellen und Eskalationsweg festlegen.
4. Ein Kostenreview mit Entscheidung und dokumentierter Folgemaßnahme simulieren.

Prüfpunkt: Das Dashboard erklärt Abweichung, Ursache, Verantwortlichkeit und erforderliche Entscheidung.

Praxisfall und Arbeitsweise

Für ein Anwendungs- und Serviceportfolio werden Budget-, Ist- und Vertragskosten erfasst, Gemeinkosten verteilt und TCO berechnet. Zwei Modernisierungsszenarien werden verglichen und in einer Managementsicht mit konkreter Entscheidungsvorlage aufbereitet.

Kurze Fachimpulse wechseln mit Demonstrationen, strukturierten Konfigurationsschritten, Modellierungsaufgaben und kontrollierten Prüfungen. Jede Übung beginnt mit definierten Ausgangsdaten und endet mit einem dokumentierten Sollzustand, damit die erarbeiteten Vorgehensweisen im eigenen Repository reproduzierbar bleiben.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: IT-Controlling, IT-Finanzmanagement, Service- und Applikationsverantwortliche, Portfolio Management, Enterprise Architecture und CIO-nahe Steuerungsrollen.

Voraussetzungen: Grundkenntnisse zu IT-Services, Anwendungen, Kostenstellen, Budgets und betrieblicher Kostenrechnung; Beispieldaten sind hilfreich.