Seminar nscale – eGov Fachadministration

Fachadministration verbindet Verwaltungsorganisation und Plattformbetrieb. Das Seminar schafft klare Zuständigkeiten für Stammdaten, Rollen, Vorlagen und wiederkehrende Kontrollaufgaben, ohne technische Administration und Customizing zu vermischen.

Typische Änderungs- und Supportfälle werden in einem geregelten Verfahren bearbeitet. Jede Änderung wird vorbereitet, getestet, dokumentiert und erst danach für den produktiven Einsatz freigegeben.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• fachadministrative Aufgaben und technische Zuständigkeiten klar abgrenzen
• Organisation, Rollen, Vertretungen und fachliche Vorgaben sicher pflegen
• Aktenplan, Vorlagen, Fristen und Auswertungen kontrolliert verwalten
• Störungen strukturiert aufnehmen, eingrenzen und korrekt weiterleiten

Zielgruppe

Fachadministration, Registratur, Organisation, zentrale Key-User, eAkte-Verantwortliche und First-Level-Support.

Voraussetzungen

Praktische Erfahrung mit der nscale-eGov-Bedienung und Kenntnis der eigenen Verwaltungsorganisation, Aktenplanlogik und Zuständigkeiten.

Seminarinhalte

1. Aufgabenmodell, Rollenabgrenzung und Änderungsverfahren

1. Schritt 1: Organisatorische Vorgabe, Aktenplanbezug und Zuständigkeit für Aufgabenmodell, Rollenabgrenzung und Änderungsverfahren bestimmen.
2. Schritt 2: Akte, Vorgang, Dokument oder fachadministrative Einstellung schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Rollen, Fristen, Verfügungen, Historie und Nachvollziehbarkeit mit einem Prüffall kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen Verwaltungs- oder Berechtigungsfehler abgrenzen, korrigieren und dokumentieren.

2. Organisationseinheiten, Benutzer, Rollen, Vertretungen und Zuständigkeiten

1. Schritt 1: Organisatorische Vorgabe, Aktenplanbezug und Zuständigkeit für Organisationseinheiten, Benutzer, Rollen, Vertretungen und Zuständigkeiten bestimmen.
2. Schritt 2: Akte, Vorgang, Dokument oder fachadministrative Einstellung schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Rollen, Fristen, Verfügungen, Historie und Nachvollziehbarkeit mit einem Prüffall kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen Verwaltungs- oder Berechtigungsfehler abgrenzen, korrigieren und dokumentieren.

3. Aktenplan, Vorgabewerte, Metadatenqualität und Pflegefreigaben

1. Schritt 1: Organisatorische Vorgabe, Aktenplanbezug und Zuständigkeit für Aktenplan, Vorgabewerte, Metadatenqualität und Pflegefreigaben bestimmen.
2. Schritt 2: Akte, Vorgang, Dokument oder fachadministrative Einstellung schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Rollen, Fristen, Verfügungen, Historie und Nachvollziehbarkeit mit einem Prüffall kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen Verwaltungs- oder Berechtigungsfehler abgrenzen, korrigieren und dokumentieren.

4. Vorlagen, Textbausteine, Fristen, Wiedervorlagen und Kalender

1. Schritt 1: Organisatorische Vorgabe, Aktenplanbezug und Zuständigkeit für Vorlagen, Textbausteine, Fristen, Wiedervorlagen und Kalender bestimmen.
2. Schritt 2: Akte, Vorgang, Dokument oder fachadministrative Einstellung schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Rollen, Fristen, Verfügungen, Historie und Nachvollziehbarkeit mit einem Prüffall kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen Verwaltungs- oder Berechtigungsfehler abgrenzen, korrigieren und dokumentieren.

5. Kontrolllisten, Auswertungen, Berechtigungs- und Qualitätsprüfungen

1. Schritt 1: Organisatorische Vorgabe, Aktenplanbezug und Zuständigkeit für Kontrolllisten, Auswertungen, Berechtigungs- und Qualitätsprüfungen bestimmen.
2. Schritt 2: Akte, Vorgang, Dokument oder fachadministrative Einstellung schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Rollen, Fristen, Verfügungen, Historie und Nachvollziehbarkeit mit einem Prüffall kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen Verwaltungs- oder Berechtigungsfehler abgrenzen, korrigieren und dokumentieren.

6. Supportaufnahme, Reproduktion, Dokumentation und Eskalation

1. Schritt 1: Organisatorische Vorgabe, Aktenplanbezug und Zuständigkeit für Supportaufnahme, Reproduktion, Dokumentation und Eskalation bestimmen.
2. Schritt 2: Akte, Vorgang, Dokument oder fachadministrative Einstellung schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Rollen, Fristen, Verfügungen, Historie und Nachvollziehbarkeit mit einem Prüffall kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen Verwaltungs- oder Berechtigungsfehler abgrenzen, korrigieren und dokumentieren.

Praxisübungen

• Eine organisatorische Änderung mit Benutzer-, Rollen- und Vertretungsanpassung vorbereiten und testen.
• Einen Aktenplaneintrag samt Vorgabewerten, Frist und Vorlage kontrolliert pflegen.
• Einen fehlerhaften Verwaltungsfall reproduzieren, Belege sichern und als qualifiziertes Supportticket dokumentieren.

Methodik

Kurze fachliche und technische Einordnungen wechseln mit Demonstrationen, geführten Übungen und selbstständig ausgeführten Prüffällen. Jeder Themenblock wird mit einem dokumentierten Soll-Ergebnis abgeschlossen. Fehlerfälle werden nicht übersprungen, sondern kontrolliert reproduziert, eingegrenzt und nach der Korrektur erneut getestet.