Seminar nscale – eGov Grundlagen und Bedienung

Elektronische Aktenführung verlangt eine einheitliche Arbeitsweise. Das Seminar verbindet die grundlegende Bedienung mit den fachlichen Regeln für Akten, Vorgänge, Dokumente, Zuständigkeiten und nachvollziehbare Bearbeitung.

Ein vollständiger Verwaltungsfall wird von der Eingangsbearbeitung bis zum Abschluss schrittweise durchgeführt. Neben dem Normalfall werden unvollständige Metadaten, Vertretung, Wiedervorlage und eine fehlerhafte Ablage behandelt.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• die Oberfläche, Navigation und persönliche Arbeitsbereiche sicher nutzen
• Akten, Vorgänge und Dokumente regelgerecht anlegen und bearbeiten
• Verfügungen, Fristen, Wiedervorlagen und Zuständigkeiten anwenden
• Suchen, Vertretung und Abschluss eines Verwaltungsfalls nachvollziehbar durchführen

Zielgruppe

Neue Anwender, Sachbearbeitung, Registratur, Assistenz, Teamleitung und Projektmitarbeitende in öffentlichen Einrichtungen.

Voraussetzungen

Allgemeine PC- und Browserkenntnisse sowie Kenntnis der eigenen Verwaltungsaufgaben. nscale-Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Seminarinhalte

1. Anmeldung, Oberfläche, Navigation und persönliche Arbeitsbereiche

1. Schritt 1: Organisatorische Vorgabe, Aktenplanbezug und Zuständigkeit für Anmeldung, Oberfläche, Navigation und persönliche Arbeitsbereiche bestimmen.
2. Schritt 2: Akte, Vorgang, Dokument oder fachadministrative Einstellung schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Rollen, Fristen, Verfügungen, Historie und Nachvollziehbarkeit mit einem Prüffall kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen Verwaltungs- oder Berechtigungsfehler abgrenzen, korrigieren und dokumentieren.

2. Aktenplan, Aktenanlage, Vorgänge und Dokumentzuordnung

1. Schritt 1: Organisatorische Vorgabe, Aktenplanbezug und Zuständigkeit für Aktenplan, Aktenanlage, Vorgänge und Dokumentzuordnung bestimmen.
2. Schritt 2: Akte, Vorgang, Dokument oder fachadministrative Einstellung schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Rollen, Fristen, Verfügungen, Historie und Nachvollziehbarkeit mit einem Prüffall kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen Verwaltungs- oder Berechtigungsfehler abgrenzen, korrigieren und dokumentieren.

3. Metadaten, Register, Versionen, Notizen und Anhänge

1. Schritt 1: Organisatorische Vorgabe, Aktenplanbezug und Zuständigkeit für Metadaten, Register, Versionen, Notizen und Anhänge bestimmen.
2. Schritt 2: Akte, Vorgang, Dokument oder fachadministrative Einstellung schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Rollen, Fristen, Verfügungen, Historie und Nachvollziehbarkeit mit einem Prüffall kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen Verwaltungs- oder Berechtigungsfehler abgrenzen, korrigieren und dokumentieren.

4. Verfügungen, Zuständigkeiten, Fristen und Wiedervorlagen

1. Schritt 1: Organisatorische Vorgabe, Aktenplanbezug und Zuständigkeit für Verfügungen, Zuständigkeiten, Fristen und Wiedervorlagen bestimmen.
2. Schritt 2: Akte, Vorgang, Dokument oder fachadministrative Einstellung schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Rollen, Fristen, Verfügungen, Historie und Nachvollziehbarkeit mit einem Prüffall kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen Verwaltungs- oder Berechtigungsfehler abgrenzen, korrigieren und dokumentieren.

5. Suchen, Filter, Trefferlisten, Favoriten und Vertretung

1. Schritt 1: Organisatorische Vorgabe, Aktenplanbezug und Zuständigkeit für Suchen, Filter, Trefferlisten, Favoriten und Vertretung bestimmen.
2. Schritt 2: Akte, Vorgang, Dokument oder fachadministrative Einstellung schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Rollen, Fristen, Verfügungen, Historie und Nachvollziehbarkeit mit einem Prüffall kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen Verwaltungs- oder Berechtigungsfehler abgrenzen, korrigieren und dokumentieren.

6. Abschluss, Übergabe, Nachvollziehbarkeit und vollständiger Verwaltungsfall

1. Schritt 1: Organisatorische Vorgabe, Aktenplanbezug und Zuständigkeit für Abschluss, Übergabe, Nachvollziehbarkeit und vollständiger Verwaltungsfall bestimmen.
2. Schritt 2: Akte, Vorgang, Dokument oder fachadministrative Einstellung schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Rollen, Fristen, Verfügungen, Historie und Nachvollziehbarkeit mit einem Prüffall kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen Verwaltungs- oder Berechtigungsfehler abgrenzen, korrigieren und dokumentieren.

Praxisübungen

• Einen eingehenden Vorgang prüfen, einer Akte zuordnen und mit vollständigen Metadaten erfassen.
• Eine Verfügung mit Zuständigkeit, Frist und Wiedervorlage bearbeiten und im Vertretungsfall fortführen.
• Einen Verwaltungsfall suchen, auf Vollständigkeit kontrollieren und regelgerecht abschließen.

Methodik

Kurze fachliche und technische Einordnungen wechseln mit Demonstrationen, geführten Übungen und selbstständig ausgeführten Prüffällen. Jeder Themenblock wird mit einem dokumentierten Soll-Ergebnis abgeschlossen. Fehlerfälle werden nicht übersprungen, sondern kontrolliert reproduziert, eingegrenzt und nach der Korrektur erneut getestet.