Seminar nscale – Office-Integration und xTernal Connector

Die Office-Integration verbindet vertraute Anwendungen mit kontrollierter Dokumentenablage. Damit Versionen, Metadaten und Berechtigungen erhalten bleiben, müssen Öffnen, Bearbeiten, Speichern und externe Übergabe in einer festen Reihenfolge erfolgen.

Das Seminar behandelt typische Arbeitswege aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und E-Mail. Parallelbearbeitung, unterbrochene Verbindung, fehlende Rechte und falsch zugeordnete Metadaten werden als Praxisfälle einbezogen.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Dokumente aus Office-Anwendungen regelgerecht öffnen und speichern
• Neuablage, Metadaten, Check-out, Check-in und Versionen sicher anwenden
• E-Mails und Anhänge vollständig und nachvollziehbar ablegen
• xTernal-Bearbeitung, Konflikte und typische Supportfälle beherrschen

Zielgruppe

Anwender, Assistenz, Sachbearbeitung, Key-User, Fachadministration und First-Level-Support.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse der nscale-Bedienung und sicherer Umgang mit den eingesetzten Office- und E-Mail-Anwendungen.

Seminarinhalte

1. Integrationsprinzip, Anmeldung, Kontext und Berechtigungen

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für Integrationsprinzip, Anmeldung, Kontext und Berechtigungen prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

2. Öffnen, Bearbeiten, Speichern, Neuablage und Metadaten

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für Öffnen, Bearbeiten, Speichern, Neuablage und Metadaten prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

3. Check-out, Check-in, Versionen und parallele Bearbeitung

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für Check-out, Check-in, Versionen und parallele Bearbeitung prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

4. Vorlagen, Dateiformate, Verknüpfungen und lokale Zwischenstände

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für Vorlagen, Dateiformate, Verknüpfungen und lokale Zwischenstände prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

5. E-Mail-Ablage, Anhänge, Betreffdaten und vollständige Aktenzuordnung

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für E-Mail-Ablage, Anhänge, Betreffdaten und vollständige Aktenzuordnung prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

6. xTernal Connector, externe Bearbeitung, Konflikte und Supportdaten

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für xTernal Connector, externe Bearbeitung, Konflikte und Supportdaten prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

Praxisübungen

• Ein vorhandenes Dokument öffnen, bearbeiten, als neue Version speichern und den Versionsverlauf kontrollieren.
• Eine E-Mail mit Anhängen und vollständigen Metadaten einer Akte zuordnen.
• Einen Check-out-Konflikt und eine unterbrochene externe Bearbeitung reproduzieren und sauber auflösen.

Methodik

Kurze fachliche und technische Einordnungen wechseln mit Demonstrationen, geführten Übungen und selbstständig ausgeführten Prüffällen. Jeder Themenblock wird mit einem dokumentierten Soll-Ergebnis abgeschlossen. Fehlerfälle werden nicht übersprungen, sondern kontrolliert reproduziert, eingegrenzt und nach der Korrektur erneut getestet.