Seminar nscale – smart Contract Management

Vertragsmanagement ist mehr als Dokumentablage: Laufzeiten, Pflichten, Verantwortlichkeiten und Änderungen müssen gemeinsam überwacht werden. Das Seminar führt durch den vollständigen Lebenszyklus einer elektronischen Vertragsakte.

Neben einem Standardvertrag werden fehlende Angaben, Friständerung, Nachtrag, Verantwortungswechsel und Kündigung behandelt. Die Übungen zeigen, welche Angaben für Recherche, Erinnerung und belastbare Auswertung unverzichtbar sind.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Verträge mit vollständigen Metadaten und Verantwortlichkeiten anlegen
• Fristen, Verpflichtungen, Aufgaben, Prüfungen und Freigaben steuern
• Nachträge, Versionen, Änderungen und Beendigung nachvollziehbar bearbeiten
• Vertragsbestände recherchieren, kontrollieren und auswerten

Zielgruppe

Vertragsmanagement, Einkauf, Vertrieb, Rechtsabteilung, Assistenz, Fachverantwortliche, Key-User und Controlling.

Voraussetzungen

Kenntnis der eigenen Vertragsarten, Freigaben und Zuständigkeiten. Grundkenntnisse der nscale-Bedienung sind hilfreich.

Seminarinhalte

1. Vertragsarten, Aktenstruktur, Partner, Zuständigkeiten und Metadaten

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für Vertragsarten, Aktenstruktur, Partner, Zuständigkeiten und Metadaten prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

2. Dokumente, Versionen, Anlagen, Verknüpfungen und Vollständigkeit

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für Dokumente, Versionen, Anlagen, Verknüpfungen und Vollständigkeit prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

3. Beginn, Laufzeit, Verlängerung, Kündigungs- und Erinnerungsfristen

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für Beginn, Laufzeit, Verlängerung, Kündigungs- und Erinnerungsfristen prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

4. Verpflichtungen, Aufgaben, Prüfungen, Freigaben und Eskalation

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für Verpflichtungen, Aufgaben, Prüfungen, Freigaben und Eskalation prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

5. Nachträge, Änderungen, Verantwortungswechsel und Beendigung

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für Nachträge, Änderungen, Verantwortungswechsel und Beendigung prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

6. Recherche, Fristenübersicht, Bestandskontrolle und Auswertung

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für Recherche, Fristenübersicht, Bestandskontrolle und Auswertung prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

Praxisübungen

• Einen Vertrag mit Partner, Zuständigkeit, Laufzeit, Kündigungsfrist und vollständigen Dokumenten anlegen.
• Einen Nachtrag mit geänderter Frist und neuer Verpflichtung nachvollziehbar einarbeiten.
• Eine Fristenübersicht erzeugen, einen überfälligen Vorgang bearbeiten und die Vertragsakte regelgerecht beenden.

Methodik

Kurze fachliche und technische Einordnungen wechseln mit Demonstrationen, geführten Übungen und selbstständig ausgeführten Prüffällen. Jeder Themenblock wird mit einem dokumentierten Soll-Ergebnis abgeschlossen. Fehlerfälle werden nicht übersprungen, sondern kontrolliert reproduziert, eingegrenzt und nach der Korrektur erneut getestet.