Seminar Stackfield Intensivseminar – Anwender und Kollaboration

Dieses viertägige Intensivseminar bündelt alle anwendernahen Themen des Portfolios. Es reicht von persönlicher Arbeitsorganisation und Aufgaben über Kommunikation, Termine und Dateien bis zu Office-Dokumenten, Wissen, Whiteboards, externen Personen und KI-gestützter Textarbeit.

Inhaltsübersicht

1. Plattformlogik, Organisationen und Räume
2. Navigation, Suche und persönlicher Arbeitsbereich
3. Persönliche Produktivität mit Desktop- und Mobile-App
4. Aufgaben vollständig und eindeutig erfassen
5. Statusmodell, benutzerdefinierte Felder und Aufgabenansichten
6. Raumkommunikation, Kommentare und Erwähnungen
7. Diskussionen, Umfragen und Entscheidungsdokumentation
8. Direkte Nachrichten, Audio, Video und Bildschirmübertragung
9. Kalender, Termine und Belegungsplanung
10. Besprechungen von der Agenda bis zur Nachverfolgung
11. Dateien, Ordner, Versionen und visuelles Feedback
12. Office-Dokumente erstellen und gemeinsam bearbeiten
13. Seiten für Wissen, Richtlinien und Projektdokumentation
14. Whiteboards für Prozesse, Ideen und Roadmaps
15. Zusammenarbeit mit Externen und getrennte Informationsräume
16. KI-Funktionen für Texte, Aufgaben und Diskussionen
17. Datenschutz, Freigaben und Qualitätskontrolle beim KI-Einsatz
18. Praxisübungen und Voraussetzungen

Zielgruppe und Lernziele

Zielgruppe: Anwender, Key User, Teamkoordination, Projektmitarbeitende und Multiplikatoren.

• Eine vollständige persönliche und teambezogene Arbeitsroutine beherrschen.
• Kommunikation, Aufgaben, Dateien, Termine und Wissen ohne Medienbruch verbinden.
• Externe Zusammenarbeit und Dateifreigaben sicher gestalten.
• KI-Funktionen kontrolliert und qualitätsgesichert einsetzen.

Seminarinhalte

Kapitel 1: Plattformlogik, Organisationen und Räume

Die grundlegende Struktur von Stackfield wird aus Sicht von Anwendern, Projektverantwortlichen und Administratoren eingeordnet. Im Mittelpunkt steht die klare Trennung zwischen persönlichem Nutzerkonto, Organisation, Team, Raumgruppe, Raum und aktiviertem Modul.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Nutzerkonto und Organisation
• Raumtypen und Raumgruppen
• Aktivierbare Module und Informationsorte

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Das persönliche Nutzerkonto von der Mitgliedschaft in einer oder mehreren Organisationen abgrenzen.
2. Organisationen, Teams und Raumgruppen als Ebenen der Zusammenarbeit gegenüberstellen.
3. Normale Räume, globale Räume und Projekträume anhand typischer Einsatzfälle unterscheiden.
4. Kommunikation, Aufgaben, Dateien, Seiten, Whiteboards, Kalender und Zeitplan den passenden Modulen zuordnen.
5. Für einen Beispielprozess eine schlanke Raum- und Modulstruktur festlegen und Überfrachtung vermeiden.

Kapitel 2: Navigation, Suche und persönlicher Arbeitsbereich

Eine belastbare persönliche Arbeitsroutine entsteht durch die Kombination aus Seitenleiste, globaler Suche, Modulsuche, Favoriten, Filtern und der Wochenübersicht. Die Funktionen werden nicht isoliert, sondern als zusammenhängender Arbeitsablauf eingesetzt.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Seitenleiste und Schnellzugriff
• Globale Suche und Modulsuche
• Meine Woche, Favoriten und Benachrichtigungen

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Die wichtigsten Bereiche über Seitenleiste und Schnellzugriff öffnen und sinnvoll anordnen.
2. Mit der globalen Suche Räume, Personen, Aufgaben und Inhalte auffinden sowie neue Einträge anlegen.
3. Innerhalb einzelner Module gezielt nach Titeln, Beschreibungen und strukturierten Feldern suchen.
4. Favoriten für häufig benötigte Räume, Berichte und Einträge einrichten.
5. Meine Woche und Benachrichtigungseinstellungen zu einer persönlichen Tages- und Wochenroutine verbinden.

Kapitel 3: Persönliche Produktivität mit Desktop- und Mobile-App

Browser, Desktop-Anwendung und mobile Anwendung werden so kombiniert, dass ortsunabhängiges Arbeiten ohne Informationsbruch möglich bleibt. Dazu gehören Statusmeldungen, Erinnerungen, Benachrichtigungen und ein kontrollierter Umgang mit Unterbrechungen.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Einsatzbereiche der Clients
• Status, Erinnerungen und Benachrichtigungen
• Arbeitsroutine für Büro und unterwegs

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Browser, Desktop-App und Mobile-App nach Nutzungssituation und Funktionsbedarf einordnen.
2. Desktop-Benachrichtigungen und mobile Hinweise auf wirklich notwendige Ereignisse begrenzen.
3. Verfügbarkeit, Abwesenheitsnotiz und persönliche Statusmeldung nachvollziehbar pflegen.
4. Wichtige Aufgaben und Termine über Erinnerungen und Meine Woche absichern.
5. Eine persönliche Routine für Arbeitsbeginn, Tagessteuerung, mobile Rückmeldung und Tagesabschluss definieren.

Kapitel 4: Aufgaben vollständig und eindeutig erfassen

Aufgaben werden als verbindliche Arbeitseinheiten aufgebaut. Titel, Beschreibung, Verantwortlichkeit, Fälligkeit, Unteraufgaben, Abonnenten, Anhänge und Kommentare werden so eingesetzt, dass Rückfragen und Doppelarbeit sinken.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Aufgabenkarte und Pflichtinformationen
• Verantwortlichkeiten und Termine
• Unteraufgaben, Anhänge und Kommentare

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Eine Aufgabe mit eindeutigem Ergebnistitel statt einer unklaren Tätigkeitsbeschreibung anlegen.
2. Beschreibung, Zuweisung, Abonnenten und Fälligkeit entsprechend der Verantwortungsstruktur ergänzen.
3. Größere Arbeitspakete in prüfbare Unteraufgaben mit eigenen Zuständigkeiten zerlegen.
4. Dateien, Seiten, Termine und andere Einträge kontextbezogen verknüpfen.
5. Bearbeitungsstand und Entscheidungen über Statuswechsel und Kommentare nachvollziehbar dokumentieren.

Kapitel 5: Statusmodell, benutzerdefinierte Felder und Aufgabenansichten

Ein Aufgabenraum wird an reale Prozesse angepasst. Statusspalten, Pflichtfelder, Auswahllisten, Datumsfelder und weitere benutzerdefinierte Felder schaffen eine einheitliche Datenqualität; Kanban-, Listen-, Kalender- und Zeitplanansichten unterstützen unterschiedliche Steuerungsfragen.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Status und Kanban-Struktur
• Benutzerdefinierte Felder
• Listen, Filter und Gruppierungen

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Den tatsächlichen Bearbeitungsprozess aufnehmen und auf wenige eindeutige Status abbilden.
2. Statusspalten in einer logischen Reihenfolge anlegen und den Abschlussstatus erhalten.
3. Benutzerdefinierte Felder nach Informationsbedarf auswählen, benennen und bei Bedarf als Pflichtfeld definieren.
4. Listenansicht, Kanban-Board, Filter und Gruppierungen für operative und steuernde Rollen konfigurieren.
5. Die Struktur mit Beispieldaten prüfen und unnötige Felder oder parallele Ablagen entfernen.

Kapitel 6: Raumkommunikation, Kommentare und Erwähnungen

Kurze Abstimmungen, kontextbezogene Kommentare und gezielte Erwähnungen werden voneinander abgegrenzt. So bleibt Kommunikation auffindbar, ohne dass Aufgaben oder Entscheidungen in flüchtigen Nachrichten verschwinden.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Raumchat und Aktivitätsstrom
• Kommentare am Arbeitselement
• Erwähnungen, Fragen und Reaktionen

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Für eine Information entscheiden, ob sie in den Raumchat, einen Kommentar oder eine Diskussion gehört.
2. Nachrichten klar formatieren und auf bestehende Einträge statt auf lose Wiederholungen verweisen.
3. Rückfragen direkt an der Aufgabe, Datei, Seite oder dem Termin stellen.
4. Erwähnungen und Fragen gezielt verwenden, ohne unnötige Benachrichtigungen auszulösen.
5. Reaktionen für kurze Bestätigungen nutzen und entscheidungsrelevante Inhalte schriftlich festhalten.

Kapitel 7: Diskussionen, Umfragen und Entscheidungsdokumentation

Längere Themen werden threadbasiert bearbeitet. Umfragen unterstützen strukturierte Meinungsbilder; Entscheidungen werden mit Begründung, Verantwortlichkeit und Folgeschritten dokumentiert.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Geeignete Diskussionsthemen
• Umfragen und Beteiligung
• Beschluss und Folgeaufgaben

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Das Thema mit klarer Fragestellung, Hintergrund und gewünschtem Entscheidungstermin eröffnen.
2. Benötigte Personen einbeziehen und Informationsmaterial direkt am Thema verknüpfen.
3. Bei Auswahlfragen eine eindeutige Umfrage mit überschneidungsfreien Optionen erstellen.
4. Argumente bündeln, offene Punkte kennzeichnen und die Entscheidung ausdrücklich festhalten.
5. Aus dem Beschluss Aufgaben, Termine oder Seiten ableiten und Verantwortlichkeiten zuweisen.

Kapitel 8: Direkte Nachrichten, Audio, Video und Bildschirmübertragung

Synchrone Kommunikation wird zielgerichtet eingesetzt. Direkte Nachrichten, Gruppenchat, Sprachnachrichten, Audio- und Videoanrufe sowie Bildschirmübertragung werden mit der schriftlichen Projektdokumentation verbunden.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Direkte und gruppenbezogene Nachrichten
• Audio- und Videoanrufe
• Bildschirmübertragung und Nachbereitung

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Direkte Nachricht, Gruppenchat oder Raumkommunikation nach Teilnehmerkreis und Kontext auswählen.
2. Einen Audio- oder Videoanruf mit klarer Zielsetzung starten und technische Voraussetzungen prüfen.
3. Bildschirmübertragung für Demonstrationen, Fehleranalyse oder gemeinsame Abstimmungen einsetzen.
4. Sprachnachrichten nur für geeignete kurze Inhalte verwenden und wichtige Aussagen schriftlich sichern.
5. Beschlüsse und Aufgaben nach dem Gespräch im passenden Raum dokumentieren.

Kapitel 9: Kalender, Termine und Belegungsplanung

Termine, datierte Aufgaben und Ressourcen werden in einer gemeinsamen Zeitperspektive organisiert. Wiederholungen, Einladungen, Erinnerungen und Belegungsobjekte werden so konfiguriert, dass Überschneidungen und unklare Zuständigkeiten vermieden werden.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Kalenderansichten
• Termine, Wiederholungen und Teilnehmer
• Besprechungsräume und Ressourcen

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Kalenderansichten nach persönlichem, Raum- und Projektbezug unterscheiden.
2. Einen Termin mit Titel, Zeitraum, Agenda, Ort, Teilnehmern und Erinnerung vollständig anlegen.
3. Wiederkehrende Termine mit sinnvoller Serie und klaren Änderungsregeln konfigurieren.
4. Externe E-Mail-Teilnehmer kontrolliert einbinden und die interne Dokumentation sichern.
5. Besprechungsräume oder andere Ressourcen definieren, buchen und auf Konflikte prüfen.

Kapitel 10: Besprechungen von der Agenda bis zur Nachverfolgung

Termine, Agenda, Besprechungsunterlagen, Protokoll und Folgeaufgaben werden als durchgängiger Prozess aufgebaut. Dadurch bleibt nachvollziehbar, was vorbereitet, entschieden und anschließend umgesetzt wurde.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Vorbereitung und Agenda
• Durchführung und Protokoll
• Aufgaben und Nachverfolgung

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Einen Termin mit Ziel, Agenda, Teilnehmerkreis und vorbereitenden Unterlagen anlegen.
2. Agenda-Punkte nach Information, Beratung und Entscheidung unterscheiden.
3. Während der Besprechung Ergebnisse in einer Seite oder einem geeigneten Arbeitselement festhalten.
4. Beschlüsse mit Verantwortlichen, Fristen und gegebenenfalls Abnahme als Aufgaben erfassen.
5. Offene Punkte über Meine Woche, Berichte oder einen Folgetermin nachverfolgen.

Kapitel 11: Dateien, Ordner, Versionen und visuelles Feedback

Dateien werden zentral, nachvollziehbar und kontextbezogen verwaltet. Ordnerstruktur, Versionierung, Kommentare und Marker ersetzen unkontrollierte Dateikopien und verstreute Rückmeldungen.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Ablage und Ordnerstruktur
• Versionen und lokale Bearbeitung
• Kommentare, Marker und Suche

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Eine flache, verständliche Ordnerstruktur mit verbindlichen Benennungsregeln festlegen.
2. Dateien im passenden Raum oder direkt am zugehörigen Arbeitselement ablegen.
3. Neue Bearbeitungsstände als Version statt als neue Datei mit Namenszusätzen hochladen.
4. Kommentare und Marker für konkrete Rückmeldungen an Bildern oder Dokumentbereichen verwenden.
5. Dateien über Modul, Suche, Filter und Kontextverknüpfungen zuverlässig wiederfinden.

Kapitel 12: Office-Dokumente erstellen und gemeinsam bearbeiten

Textdokumente, Tabellen und Präsentationen werden direkt in Stackfield erstellt oder geöffnet. Gleichzeitige Bearbeitung, Öffnungsvarianten und Versionssicherheit werden in einen geregelten Dokumentenprozess eingebettet.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Dokumenterstellung
• Gemeinsame Live-Bearbeitung
• Öffnungsarten und Versionskontrolle

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Im passenden Modul ein neues Textdokument, eine Tabelle oder eine Präsentation anlegen.
2. Bestehende Office-Dateien hochladen und die Bearbeitungsoptionen prüfen.
3. Dokumente gemeinsam bearbeiten und parallele Änderungen koordinieren.
4. Öffnen im gleichen Fenster, im neuen Fenster oder lokale Bearbeitung nach Arbeitsfall auswählen.
5. Nach der Bearbeitung Version, Kommentare und Freigabestatus kontrollieren.

Kapitel 13: Seiten für Wissen, Richtlinien und Projektdokumentation

Seiten dienen als strukturierte, versionierte Wissensbausteine. Sie werden für Richtlinien, Anleitungen, Protokolle, Projektpläne und wiederverwendbare Textvorlagen eingesetzt.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Geeignete Seitentypen
• Struktur und Verknüpfungen
• Vorlagen und Pflege

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Den Zweck der Seite festlegen und einen eindeutigen Titel mit Verantwortlichkeit bestimmen.
2. Inhalte mit Überschriften, Absätzen, Listen und Tabellen lesbar strukturieren.
3. Aufgaben, Dateien, Termine und weitere Seiten kontextbezogen verknüpfen.
4. Für wiederkehrende Dokumenttypen eine Seitenvorlage erstellen.
5. Prüfdatum und Pflegeverantwortung festlegen, damit Wissen aktuell bleibt.

Kapitel 14: Whiteboards für Prozesse, Ideen und Roadmaps

Whiteboards visualisieren Zusammenhänge, die in linearem Text schwer erfassbar sind. Prozessbilder, Roadmaps, Mindmaps und Entscheidungsübersichten werden gemeinsam erstellt und mit weiteren Einträgen verbunden.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Visualisierungszweck
• Elemente und Struktur
• Vorlagen und gemeinsame Bearbeitung

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Die konkrete Fragestellung und die geeignete Visualisierungsform bestimmen.
2. Bereiche, Formen, Verbindungen und Beschriftungen in einer klaren Leserichtung anlegen.
3. Farben und Symbole sparsam und mit verbindlicher Bedeutung einsetzen.
4. Das Whiteboard gemeinsam bearbeiten und offene Punkte kenntlich machen.
5. Ergebnisse mit Aufgaben, Seiten oder Diskussionen verbinden und als Vorlage sichern.

Kapitel 15: Zusammenarbeit mit Externen und getrennte Informationsräume

Externe Personen werden mit minimal erforderlichen Rechten eingebunden. Raumzuschnitt, Rollen, Freigaben und Kommunikationswege verhindern, dass interne Informationen unbeabsichtigt offengelegt werden.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Rolle und Zugriffsumfang
• Getrennte Räume und Informationsgrenzen
• Einladung, Zusammenarbeit und Austritt

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Zweck, Dauer und erforderliche Inhalte der externen Zusammenarbeit festlegen.
2. Einen getrennten Raum mit nur den notwendigen Modulen und Informationen vorbereiten.
3. Externe Rolle oder individuelle Rechtegruppe nach dem Minimalprinzip konfigurieren.
4. Einladung, Verhaltensregeln, Ansprechpartner und Freigabeprozess dokumentieren.
5. Beim Ende der Zusammenarbeit Zugriff entziehen und offene Aufgaben sowie Datenübergabe prüfen.

Kapitel 16: KI-Funktionen für Texte, Aufgaben und Diskussionen

Die integrierten KI-Funktionen werden für Korrektur, Stilverbesserung, Kürzung, Erweiterung, Vereinfachung und Übersetzung eingesetzt. Der fachliche Inhalt bleibt prüfpflichtig.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Textoptimierung
• Aufgaben und Unteraufgaben
• Diskussionen und Übersetzungen

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Einen geeigneten Text ohne unnötige sensible Zusatzinformationen auswählen.
2. Rechtschreibung, Stil, Länge oder Verständlichkeit mit der passenden Funktion überarbeiten.
3. Aufgabentitel und Beschreibung auf Eindeutigkeit, Ergebnisorientierung und Vollständigkeit verbessern.
4. Diskussionstexte vereinfachen, kürzen oder für einen definierten Zweck ausbauen.
5. Übersetzungen fachlich prüfen und missverständliche Begriffe manuell korrigieren.

Kapitel 17: Datenschutz, Freigaben und Qualitätskontrolle beim KI-Einsatz

KI-Nutzung benötigt klare Regeln für geeignete Inhalte, menschliche Prüfung und Verantwortlichkeit. Hosting, Verarbeitung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und gemeinsames Kontingent werden in das Nutzungskonzept einbezogen.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Zulässige Anwendungsfälle
• Datenverarbeitung und Verschlüsselung
• Prüfung, Verantwortung und Kontingent

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Zulässige, eingeschränkte und unzulässige Anwendungsfälle nach Schutzbedarf festlegen.
2. Den Verarbeitungsweg und die Besonderheiten bei Ende-zu-Ende verschlüsselten Inhalten erläutern.
3. Verantwortliche Prüfung für fachliche Richtigkeit, Tonalität und Vertraulichkeit festschreiben.
4. Das gemeinsame KI-Kontingent beobachten und unnötige Wiederholungen vermeiden.
5. Fehlerfälle dokumentieren und die internen Nutzungsregeln regelmäßig überprüfen.

Praxisübungen

1. Einen vollständigen Vorgang vom Eingang bis zur Freigabe bearbeiten.
2. Eine Besprechung mit Unterlagen, Protokoll und Folgeaufgaben durchführen.
3. Eine gemeinsame Wissens- und Dokumentenstruktur mit externer Teilhabe aufbauen.

Voraussetzungen

Keine besonderen Vorkenntnisse; für alle Übungen werden geeignete Stackfield-Testkonten benötigt.