Seminar bitfarm-Archiv Administration – Archive, Benutzer, Rechte und DLM

Dieses Seminar vermittelt die vollständige administrative Grundqualifikation für eine wartbare bitfarm-Archiv-Umgebung. Im Mittelpunkt stehen nicht einzelne Mausklicks, sondern ein konsistentes Daten-, Rollen- und Berechtigungskonzept. Die Teilnehmer richten eine Beispielorganisation ein, prüfen die Auswirkungen ihrer Einstellungen aus Anwendersicht und dokumentieren die Konfiguration so, dass spätere Änderungen kontrolliert durchgeführt werden können.

Zielsetzung

Nach dem Seminar können die Teilnehmer Archivstrukturen planen und umsetzen, Benutzer und Gruppen verwalten, Zusatz- und Statusfelder modellieren, Zugriffe nach dem Prinzip der erforderlichen Berechtigung vergeben und Aufbewahrungs- beziehungsweise Löschregeln technisch vorbereiten. Sie verstehen außerdem, wie Historie, Administratorprotokoll, Wiedervorlagenkontrolle, Grid-Felder und Fundstellenmarkierung in das Betriebskonzept einzuordnen sind.

Zielgruppe

Angesprochen sind Administratoren, Systembetreuer, DMS-Verantwortliche und technische Key User, die bitfarm-Archiv einrichten, erweitern oder dauerhaft betreiben. Für reine Anwender ohne administrative Aufgaben ist das Anwender- oder Power-User-Seminar geeigneter.

Lernziele

• Lagerorte und Archive fachlich sinnvoll strukturieren und eindeutig benennen.
• Benutzer, Gruppen und Rollen nachvollziehbar anlegen, ändern, sperren und zuordnen.
• Zusatzfelder, Statusfelder, Pflichtfelder, Auswahlwerte und Suchmethoden passend zum Dokumenttyp definieren.
• Archiv-, Feld- und Funktionsrechte konsistent vergeben und mit Testkonten verifizieren.
• Historie, Administratorprotokoll und laufende Wiedervorlagen für Kontrolle und Fehlersuche nutzen.
• Document Lifecycle Management, Löschfristen und Grid-Felder kontrolliert konfigurieren.

Seminarinhalte

Administrationsmodell und Änderungsverfahren

Die Teilnehmer arbeiten mit Bearbeitungs- und Speicherlogik, Administrationsbereichen und einer klaren Reihenfolge für Änderungen. Behandelt werden Test, Freigabe, Dokumentation, Rückfallplanung und die Trennung zwischen fachlicher Anforderung und technischer Umsetzung.

Archivbaum und Datenstrukturen

Lagerorte und Archive werden aus Geschäftsprozessen und Dokumentarten abgeleitet. Dazu kommen Standardtitel, Import- und Suchvorlagen, Zusatzfelder verschiedener Datentypen, Statusfelder, Auswahllisten, Pflichtangaben, Verknüpfungen und geeignete Suchmethoden. Besondere Aufmerksamkeit gilt stabilen Namen, überschaubaren Strukturen und der Vermeidung unnötiger Metadaten.

Benutzer, Gruppen und Berechtigungen

Die Teilnehmer bauen ein Rollenmodell auf und setzen es mit Benutzern, Gruppen sowie Archiv-, Feld- und Funktionsrechten um. Typische Fehler wie widersprüchliche Gruppenmitgliedschaften, zu weit gefasste Rechte, fehlende Testkonten oder unklare Verantwortlichkeiten werden systematisch geprüft.

Historie, Wiedervorlagen und administrative Kontrolle

Laufende und abgeschlossene Wiedervorlagen, Benutzeraktionen, Dokumenthistorien und administrative Änderungen werden ausgewertet. Daraus entstehen Kontrollroutinen für Support, Nachvollziehbarkeit und geordnete Pflege.

Dokumentenlebenszyklus und Grid-Felder

Das Seminar behandelt die technische Abbildung von Lebensdauern und Löschfristen, die sichere schrittweise Aktivierung sowie die Kontrolle der Verarbeitung. Grid-Felder werden für tabellarische Daten, Aufteilungen und einfache Berechnungen konfiguriert. Die Teilnehmer prüfen Feldtypen, Spaltenregeln, Darstellung und Suchbarkeit.

Praxisübungen

In einer durchgängigen Fallstudie entsteht eine Archivstruktur für Einkauf, Vertrieb und Personal. Die Teilnehmer legen Rollen, Gruppen, Zusatzfelder, Statuswerte und Berechtigungen an, erzeugen die benötigten Vorlagen, testen mit verschiedenen Benutzerkonten und konfigurieren eine dokumentierte DLM-Regel. Fehler werden bewusst eingebaut und anschließend über Historie und Rechteprüfung gefunden.

Voraussetzungen

Erforderlich sind sichere Windows-Kenntnisse, praktische Anwenderkenntnisse in bitfarm-Archiv und ein administrativer Zugang zu einer Schulungs- oder Testumgebung. Änderungen an Produktivsystemen sind nicht Bestandteil der Übungen.

Hinweise zu Edition und Verantwortung

Die Grundprinzipien gelten für GPL- und Enterprise-Edition. Enterprise-spezifische Funktionen werden eingeordnet, soweit sie in der bereitgestellten Umgebung verfügbar sind. Die technische Konfiguration von Aufbewahrung und Löschung muss mit dem fachlichen, datenschutzrechtlichen und steuerlichen Regelwerk der Organisation abgestimmt werden.