Seminar bitfarm-Archiv Dokumentenerfassung – Scan, OCR und E-Rechnungen

Die Qualität eines DMS beginnt beim Eingang. Falsch gescannte, unvollständig verschlagwortete oder ungeprüft importierte Dokumente bleiben auch mit einer guten Suchfunktion problematisch. Dieses Seminar vermittelt einen kontrollierten Erfassungsprozess für Papier, Dateien, E-Mails, Druckdaten und elektronische Rechnungen. Technische Einstellungen werden stets mit Qualitätsprüfung und Verantwortlichkeit verbunden.

Zielsetzung

Die Teilnehmer können geeignete Erfassungswege auswählen, Scanprofile auf Dokumentarten abstimmen, OCR-Ergebnisse beurteilen, Metadaten erfassen oder automatisiert zuordnen und einen nachvollziehbaren Prüfprozess etablieren. Für E-Rechnungen lernen sie die Unterschiede zwischen lesbarer Darstellung, Originaldatei, XML-Inhalt und Zuordnung strukturierter Werte zu Zusatzfeldern.

Zielgruppe

Das Seminar richtet sich an Key User, Scanstellen, Posteingang, Buchhaltung, DMS-Administratoren und Prozessverantwortliche. Es ist besonders relevant, wenn viele Dokumente, wiederkehrende Belege oder E-Rechnungen verarbeitet werden.

Lernziele

• Papier- und Digitaldokumente über geeignete Importwege erfassen.
• Scanprofile für Auflösung, Farbe, Seitentrennung, Dateigröße und Lesbarkeit optimieren.
• OCR, Volltext und Fundstellen hinsichtlich Qualität und Suchbarkeit prüfen.
• Metadaten, Zusatzfelder, Statuswerte und Dokumenttitel konsistent befüllen.
• E-Rechnungen als Original, menschenlesbare Vorschau und strukturierte XML-Daten unterscheiden.
• Qualitätssicherung, Fehlerbehandlung und Nachbearbeitung als festen Prozess organisieren.

Seminarinhalte

Erfassungswege und Importorganisation

Verglichen werden Scanner, Importer, Drag-and-drop, Kontextmenü, Office- und E-Mail-Anbindung, Archivdrucker sowie überwachte Ordner. Die Teilnehmer entscheiden anhand von Menge, Dokumenttyp, Metadatenquelle, Automatisierungsgrad und Fehlerfolgen, welcher Weg geeignet ist.

Scanprofile und Bildqualität

Behandelt werden Auflösung, Schwarzweiß oder Farbe, Ausrichtung, Leerseiten, Seitensortierung, Zusammenführen, Trennen und Dateigröße. Die Teilnehmer erstellen Profile für Rechnungen, Korrespondenz und mehrseitige Akten und prüfen, wie Scanqualität die OCR und spätere Lesbarkeit beeinflusst.

OCR, Volltext und automatische Verschlagwortung

Die OCR-Verarbeitung wird von der Texterkennung bis zur Suche verfolgt. Spracheinstellungen, gemischte PDFs, schlecht ausgerichtete Vorlagen, Zahlen-Buchstaben-Verwechslungen und wiederkehrende Layouts werden behandelt. Die Teilnehmer prüfen Volltext, Fundstellen und Feldwerte und definieren Kriterien für manuelle Nacharbeit.

E-Rechnungen und XML-Daten

XRechnung, ZUGFeRD und weitere XML-basierte Rechnungsformate werden aus Anwender- und Administrationssicht betrachtet. Das Seminar zeigt die lesbare Vorschau, den Zugriff auf die unveränderte Originaldatei, die Prüfung des XML-Inhalts und die Zuordnung gefundener Werte zu Zusatzfeldern. Ein vorhandenes Mapping wird getestet und gegen abweichende Rechnungsvarianten abgesichert.

Qualitätssicherung im Posteingang

Aus Eingangskontrolle, Pflichtangaben, Dublettenprüfung, Fehlerkorb, Korrektur, Freigabe und Stichprobe entsteht ein verbindlicher Prozess. Kennzahlen wie Fehlerrate, Nachbearbeitungsquote und OCR-Trefferqualität werden als Verbesserungsinstrument eingeordnet.

Praxisübungen

Die Teilnehmer importieren Papier- und Digitaldokumente, korrigieren Seitenfolgen, vergleichen Scanprofile, prüfen Volltext, füllen Metadaten aus einem markierten Dokumentbereich und verarbeiten mehrere E-Rechnungsvarianten. Abschließend wird ein Erfassungsstandard für eine Beispielabteilung dokumentiert.

Voraussetzungen

Grundlegende Anwenderkenntnisse in bitfarm-Archiv sind erforderlich. Für Einstellungen an Profilen, Feldern oder XML-Zuordnungen wird ein administrativer Zugang zu einer Testumgebung benötigt.

Hinweise zu Edition und Hardware

Die verfügbaren Import- und Automatisierungsfunktionen hängen von Edition, installierten Komponenten, Scanner und vorhandenen Schnittstellen ab. Die Übungen werden deshalb vor dem Seminar auf die bereitgestellte Umgebung abgestimmt.