Seminar bitfarm-Archiv Intensivseminar Anwender, Key User und Prozesse

Dieses Intensivseminar ist der umfassende Lernweg für Anwender, Key User und Prozessverantwortliche. Es fasst Anwendergrundlagen, Power-User-Recherche, Dokumentenerfassung, OCR, E-Rechnung, Workflows, Compliance und zentrale Einführungsthemen zusammen. Die Teilnehmer bearbeiten einen durchgängigen Geschäftsvorgang und lernen, Bedienung, Datenqualität und Prozessverantwortung miteinander zu verbinden.

Zielsetzung

Die Teilnehmer sollen bitfarm-Archiv nicht nur bedienen, sondern als Arbeitsplattform verstehen. Sie recherchieren sicher, beurteilen Metadaten und Historie, bearbeiten Dokumente im zulässigen Rahmen, organisieren Aufgaben, kontrollieren Eingang und Qualität, unterstützen Fachkollegen und wirken an der Verbesserung von Archivstruktur, Suchlogik und Workflows mit.

Zielgruppe

Der Kurs richtet sich an Anwender mit erweitertem Aufgabenbereich, Key User, Fachbereichskoordinatoren, Scanstellen, Buchhaltung und Prozessverantwortliche. Er eignet sich für neue DMS-Teams ebenso wie für Bereiche, die ihre Arbeitsweise vereinheitlichen wollen.

Lernziele

• Oberfläche, Archivbaum, Suche, Trefferliste, Vorschau und Dokumenteigenschaften sicher beherrschen.
• Komplexe Suchaufgaben mit Volltext, Feldern, Status, Zeitangaben, Verknüpfungen und Lesezeichen lösen.
• Dokumente kontrolliert bearbeiten, kommentieren, verknüpfen, exportieren und auf Wiedervorlage geben.
• Papier-, Datei-, E-Mail- und E-Rechnungsingänge mit Qualitätskontrolle verarbeiten.
• Fachliche Workflows mit Rollen, Entscheidungen, Fristen, Alarmen, Ausnahmen und Rückmeldungen gestalten.
• Als Key User Anforderungen aufnehmen, Testfälle formulieren, Kollegen unterstützen und Verbesserungen dokumentieren.

Thematische Schwerpunkte

Sichere Bedienung und Arbeitsorganisation

Die Teilnehmer richten die Oberfläche ein, nutzen Archivbaum, Suchbereiche, Trefferlisten, Vorschau und Dokumenteigenschaften und unterscheiden Lesezeichen, Arbeitsplatz, Merkliste, Verknüpfung und Wiedervorlage. Berechtigungen, Bearbeitungsmodus, Originaldatei und revisionsorientierte Ablage werden sauber voneinander getrennt.

Recherche und Dokumentbearbeitung

Standard-, Volltext-, Feld-, Status-, negierte, kombinierte und aufbauende Suchen werden in realistischen Fällen eingesetzt. Treffer werden gruppiert, gefiltert, sortiert und als Report ausgewertet. Fundstellen, Historie, Kommentare, Annotationen, Stempel, lokale Speicherung, Versand und Metadatenexport werden zweckbezogen verwendet.

Erfassung, OCR und E-Rechnung

Papierbelege, Dateien, E-Mails und Druckdaten werden über passende Eingangskanäle verarbeitet. Die Teilnehmer prüfen Scanprofile, Seitenfolge, Bildqualität, OCR, Volltext, Titel und Zusatzfelder. Bei E-Rechnungen unterscheiden sie unverändertes Original, lesbare Darstellung und strukturierte XML-Werte und kontrollieren deren Zuordnung.

Wiedervorlagen und Workflows

Aufgaben werden erstellt, delegiert, überwacht und abgeschlossen. Rollen, Gruppen, Controller, Termine, Alarm, Rückmeldung und Eskalation werden in einen fachlichen Prozess überführt. Die Teilnehmer testen Normalfall, Rückfrage, Ablehnung, Vertretung und Fristüberschreitung.

Key-User- und Einführungsaufgaben

Key User sammeln Anforderungen, prüfen neue Felder und Suchmasken, erstellen Testfälle, begleiten Pilotgruppen, dokumentieren Fehler und unterscheiden Bedienproblem, Berechtigungsproblem, Datenqualitätsproblem und Systemstörung. Grundsätze für Archivplan, Rollen, Aufbewahrung und Änderungen werden vermittelt.

Enterprise-Funktionen aus Anwendersicht

Soweit verfügbar werden Web- und Mobilzugriff, Versionierung, Abonnements, Vertreter und weitere Enterprise-Funktionen in den Arbeitsablauf eingeordnet. Dabei stehen Nutzungsregeln, Berechtigungen und Support im Vordergrund.

Praxisprojekt

Ein kompletter Beschaffungs- und Rechnungsvorgang wird vom Eingang bis zum Abschluss bearbeitet. Die Teilnehmer erfassen Dokumente, prüfen OCR und XML-Daten, ergänzen Metadaten, verknüpfen Bestellung und Rechnung, starten Aufgaben, bearbeiten Abweichungen, dokumentieren Entscheidungen und recherchieren den Vorgang später anhand mehrerer Suchwege.

Voraussetzungen

Sichere Windows-Bedienung genügt als technische Grundlage. Kenntnisse der eigenen Dokumentarten, Freigaben und Verantwortlichkeiten erleichtern die Übertragung auf den Arbeitsalltag.

Einordnung gegenüber den Fachseminaren

Der Kurs deckt die anwender- und prozessorientierten Module in verdichteter Form ab. Für besonders tiefe Scan- und E-Rechnungsprozesse, komplexe Workflowgestaltung oder detaillierte Compliance-Konfiguration empfiehlt sich anschließend das jeweilige Fachseminar.