Seminar bitfarm-Archiv Einführung und DMS-Konzeption

Eine erfolgreiche DMS-Einführung beginnt nicht mit dem Anlegen möglichst vieler Archive und Felder. Sie beginnt mit klaren Zielen, abgegrenzten Dokumentarten, Verantwortlichkeiten und einem umsetzbaren Einführungsplan. Dieses Seminar schafft die fachliche Grundlage für eine neue bitfarm-Archiv-Installation, einen Pilotbereich oder die Bereinigung einer historisch gewachsenen Struktur.

Zielsetzung

Die Teilnehmer entwickeln ein belastbares Zielbild für bitfarm-Archiv. Sie übersetzen Geschäftsprozesse in Archivstruktur, Metadaten, Rollen, Erfassungswege, Suchanforderungen, Workflows und Aufbewahrungsregeln. Zusätzlich planen sie Pilot, Datenübernahme, Test, Abnahme, Schulung und Betrieb, sodass technische Konfiguration und organisatorische Einführung zusammenpassen.

Zielgruppe

Das Seminar richtet sich an Projektleiter, DMS-Verantwortliche, Fachbereichsleiter, Key User, Administratoren und Entscheider. Es ist als gemeinsamer Arbeitsrahmen für Fachseite und IT konzipiert.

Lernziele

• Projektziele, Nutzen, Umfang und Nicht-Ziele eindeutig formulieren.
• Dokumentarten, Vorgänge, Akten und Informationsbedarfe strukturiert erfassen.
• Einen verständlichen Archivplan mit angemessener Tiefe entwickeln.
• Metadaten, Volltext, Status, Verknüpfungen und Pflichtfelder ausgewogen einsetzen.
• Rollen, Berechtigungen, Aufbewahrung und Löschung frühzeitig in die Konzeption integrieren.
• Pilotierung, Datenübernahme, Test, Abnahme, Schulung und Betrieb realistisch planen.

Seminarinhalte

Zielbild und Anforderungsaufnahme

Die Teilnehmer unterscheiden gesetzte Ziele, messbaren Nutzen, operative Probleme und bloße Wunschlisten. Dokumentmengen, Eingangskanäle, Suchsituationen, Bearbeitungsschritte, Beteiligte, Systeme, Standorte und Schutzbedarf werden in einer kompakten Anforderungsmatrix erfasst.

Archiv-, Metadaten- und Suchkonzept

Aus Dokumentarten und Verantwortlichkeiten entsteht ein Archivbaum, der weder Dateisystemdenken kopiert noch unnötig tief wird. Metadaten werden nur dort eingesetzt, wo sie Suche, Workflow, Auswertung oder Aufbewahrung tatsächlich verbessern. Volltext, Schlagworte, Zusatzfelder, Status, Verknüpfungen und Dokumenttitel werden aufeinander abgestimmt.

Erfassung und Prozessgestaltung

Scan, E-Mail, Office, Druckdaten, überwachte Ordner, E-Rechnung und Schnittstellen werden den Dokumentarten zugeordnet. Für jeden Eingang werden Verantwortlichkeit, Qualitätskontrolle, Dublettenbehandlung, Fehlerweg und Freigabe definiert. Workflows werden zunächst fachlich als Rollen, Schritte, Entscheidungen, Fristen und Ausnahmen beschrieben.

Rollen, Sicherheit und Lebenszyklus

Das Seminar entwickelt ein Rollenmodell für Anwender, Key User, Administratoren, Prüfer und Support. Schutzbedarf, Berechtigungen, Historie, Aufbewahrung, Löschfristen und Ausnahmen werden bereits in der Planung berücksichtigt, statt nachträglich auf eine fertige Struktur gesetzt zu werden.

Edition, Architektur und Betrieb

GPL- und Enterprise-Edition werden anhand von Nutzerzahl, Skalierung, Web- und Mobilzugriff, Versionierung, Active Directory, Automatisierung, Standortanforderungen, Support und Erweiterbarkeit eingeordnet. Daraus folgen Anforderungen an Server, Speicher, Backup, Wartung und Zuständigkeiten.

Pilot, Migration und Einführung

Die Teilnehmer definieren einen begrenzten Pilotbereich, Testfälle, Abnahmekriterien, Datenbereinigung, Migrationsregeln, Schulungsgruppen und Kommunikationsmaßnahmen. Ein Stufenplan verhindert, dass technische Installation, Massendatenübernahme und Prozessänderung gleichzeitig unkontrolliert erfolgen.

Praxisübungen

Anhand der eigenen oder einer vorgegebenen Organisation erstellen die Teilnehmer Zielbild, Dokumentartenmatrix, Archivplan, Metadatenkatalog, Rollenübersicht, Prozessskizze und Pilotplan. Die Ergebnisse werden auf Widersprüche, Überkomplexität und fehlende Verantwortlichkeiten geprüft.

Voraussetzungen

Technische Produktkenntnisse sind nicht erforderlich. Die Teilnehmer sollten jedoch die wichtigsten Dokumentarten, Geschäftsprozesse, beteiligten Rollen und bestehenden Systeme ihrer Organisation kennen.

Hinweise zur weiteren Qualifizierung

Nach diesem Seminar folgen je nach Rolle Anwendergrundlagen, Server- und Clientinstallation, Administration, Dokumentenerfassung, Workflow, WFD, Integration oder Betrieb. Das erarbeitete Konzept dient dabei als roter Faden für die praktischen Konfigurationen.