Seminar bitfarm-Archiv Recherche und Dokumentbearbeitung für Power User

Dieses Seminar richtet sich an Anwender, die regelmäßig schwierige Suchfälle lösen, Trefferlisten auswerten oder Kollegen unterstützen. Es vertieft die Recherchelogik von bitfarm-Archiv und verbindet sie mit Metadaten, Verknüpfungen, Historie, Dokumentbearbeitung, grafischen Werkzeugen und Exportfunktionen.

Zielsetzung

Die Teilnehmer entwickeln eine systematische Suchstrategie: Fragestellung klären, geeignete Kriterien wählen, Treffer schrittweise eingrenzen, Ergebnisqualität prüfen und Suchwege für Wiederverwendung dokumentieren. Sie können außerdem Dokumente im Rahmen ihrer Rechte effizient bearbeiten und die Nachvollziehbarkeit über Historie und Kommentare sichern.

Zielgruppe

Angesprochen sind erfahrene Anwender, Key User, Rechercheverantwortliche, Supportmitarbeitende und Fachbereichskoordinatoren. Grundlegende Bedienung wird vorausgesetzt und nicht wiederholt.

Lernziele

• Volltext, Zusatzfelder, Status, Datum, Benutzer, Dokumenttyp und Verknüpfungen zielgerichtet kombinieren.
• Negierte, literale, kombinierte und aufbauende Suchen korrekt einsetzen.
• Trefferlisten filtern, gruppieren, sortieren, kalkulieren und als Report verwenden.
• Suchhistorie und Lesezeichen für wiederkehrende Aufgaben pflegen.
• Metadaten, Historie, Kommentare und Dokumenteigenschaften zur Bewertung von Treffern nutzen.
• Annotationen, Stempel, lokale Speicherung, Versand und Metadatenexport effizient verwenden.

Seminarinhalte

Suchstrategie und Suchlogik

Anhand typischer Fragestellungen werden breite und enge Suchansätze verglichen. Die Teilnehmer arbeiten mit Wortbestandteilen, exakten Begriffen, negierten Kriterien, Zeiträumen, Status, leeren oder gefüllten Feldern und kombinierten Bedingungen. Aufbauende Suchen reduzieren große Ergebnismengen schrittweise.

Trefferliste und Auswertung

Spalten, Gruppierleiste, Filter, Sortierung, Fußzeile und Report werden auf die Aufgabe abgestimmt. Die Teilnehmer erkennen Dubletten, fehlende Metadaten, ungewöhnliche Statuswerte und zusammengehörige Dokumente. Ergebnisse werden reproduzierbar beschrieben.

Dokumentkontext und Bearbeitung

Volltextfundstellen, Vorschau, Dokumenteigenschaften, Verknüpfungen, Historie und Kommentare liefern den fachlichen Kontext. Annotationen, Textmarker, Stempel und Notizen werden nach privater oder öffentlicher Sichtbarkeit eingesetzt. Originaldatei, lokale Kopie und Bearbeitung im DMS werden unterschieden.

Wiederverwendung und Unterstützung

Suchhistorie, Lesezeichen und dokumentierte Suchmuster helfen bei wiederkehrenden Aufgaben. Die Teilnehmer lernen, einen Suchfall so aufzunehmen, dass sie Bedienfehler, fehlende Berechtigung, unzureichende Metadaten und echte Datenlücken voneinander trennen können.

Praxisübungen

Mehrere Recherchefälle mit unvollständigen Angaben werden gelöst: Rechnung zu einem Vorgang, Dokumente ohne erwarteten Status, alle Unterlagen eines Projekts und Änderungen durch bestimmte Benutzer. Anschließend werden Trefferlisten ausgewertet, Metadaten exportiert und ein wiederverwendbares Lesezeichen angelegt.

Voraussetzungen

Sichere Anwendergrundlagen und praktische Erfahrung mit den eigenen Dokumentbeständen sind erforderlich. Die Schulungsumgebung sollte unterschiedliche Archive, Felder, Status und Verknüpfungen enthalten.

Hinweise zu Berechtigungen

Suchergebnisse und Bearbeitungsfunktionen hängen von den vergebenen Rechten ab. Das Seminar zeigt deshalb auch, wie fehlende Treffer sachlich geprüft werden, ohne aus einem leeren Ergebnis vorschnell auf fehlende Dokumente zu schließen.